ic! berlin

HR Arbeit mit Durchblick

ic! berlin ersetzte ein veraltetes US HR Tool durch Personio, um gesetzeskonsforme Zeiterfassung sowie klare Abwesenheits und Vertretungsprozesse zu etablieren, die Einführung in nur drei Wochen umzusetzen und HR Arbeit für 180 Mitarbeitende deutlich übersichtlicher und effizienter zu machen.

180

Mitarbeiter

3

HR Mitarbeiter

100

Prozent bessere Vertretungsregelung

KUNDENGESCHICHTE

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Ic! berlin are eyewear designers. The B2B company produces premium glasses for worldwide distribution and employs 180 people around the globe.

Industrie: Fashion Retail

Die Herausforderung

Dinge anders machen, um die Ecke denken, das ist die Philosophie des ic! Berlin-Teams. Klar, dass sich auch HR Managerin Alexandra Neubert diesem Mindset verschrieben hat. Als Alexandra das HR Team 2018 ergänzte, wurden die 71 Vertriebsmitarbeiter dort mit einer US-amerikanischen Software verwaltet. Doch die HR Managerin war enttäuscht. „Leider wurde die Lösung nicht weiterentwickelt, es gab keine Updates und selten neue Funktionen“, erzählt Alexandra. Und auch die Regelung für die Urlaubsvertretung war nicht optimal.

„Um den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen, musste man sich erst bei allen Kollegen durchfragen.“

Warum also nicht weiterdenken? Warum die Dinge nicht anders machen? Als die Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2020 in Deutschland konkret wurde, begann Alexandra, sich aktiv nach einer neuen Software umzusehen. „Denn unser US-amerikanisches Tool hatte natürlich keine Lösung für die deutsche Gesetzesgrundlage anzubieten.“

Keine Weiterentwicklung der bestehenden Software
Keine gesetzeskonforme Zeiterfassung möglich
Mangelnde Prozesse für Dinge wie Urlaubsvertretung

„Um den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen, musste man sich erst bei allen Kollegen durchfragen.“

Alexandra Neubert|HR Managerin

Die Entscheidung

Das HR Team von ic! Berlin wollte eine Software, die sich weiterentwickelt, bei wichtigen operativen Aufgaben unterstützt und in Zukunft für alle 180 Mitarbeiter eingesetzt werden kann. „Die neue Lösung sollte ein besseres On- und Offboarding, sinnvolle Genehmigungsprozesse und eine gute Planung von Abwesenheiten ermöglichen“, erinnert sich Alexandra. Nach eingehender Recherche standen schließlich zwei Anbieter in der engeren Auswahl. „Diese haben wir dann mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern getestet“, erklärt die HR Managerin. „Danach waren wir zu 100% sicher, dass Personio unsere alte Software übertreffen kann. Alle Testpersonen hatten für Personio gestimmt.“

"Nach dem Testen waren wir zu 100% sicher, dass Personio unsere alte Software übertreffen kann."

Alexandra Neubert|HR Managerin

Die Implementierung

Sich in eine neue Software einarbeiten zu müssen sorgte zwar nicht sofort bei jedem Mitarbeiter für Freudentaumel – doch die Argumente des HR Teams saßen. „Die Implementierung habe ich dann quasi alleine umgesetzt, gemeinsam mit Julika, der Key Account Managerin von Personio. Der Support war top und in nur drei Wochen konnten wir Personio nutzen“, erinnert Alexandra sich. „Die Einführung ging sogar schneller über die Bühne als es im Plan vorgesehen war.“

Das Ergebnis

Inzwischen kann Alexandra sich auf das Wesentliche in ihrer HR-Arbeit konzentrieren und den Mitarbeitern von ic! berlin den Rücken für kreative Ideen freihalten. „Durch die einfache Benutzeroberfläche von Personio finde ich schneller, was ich suche, alles ist übersichtlicher“, erzählt sie. Endlich haben sich Excellisten, Tabellen und umständliche Absprachen via E-Mail erledigt. Morgens ist Personio das erste Programm, das Alexandra öffnet. Ein Blick aufs Dashboard zeigt ihr, welche Aufgaben sie zu erledigen hat, wer abwesend ist, welcher Kollege Geburtstag hat. Auch bei den Kommunikationswegen spart sich Alexandra jede Menge Zeit, denn Kollegen und Mitarbeiter hinterlegen bei Personio einfach ihre Urlaubsvertretung.

Übersichtliche HR-Arbeit
Kurze Kommunikationswege
Fokus auf das Wesentliche

Was schätzt du an Personio am meisten ?

Neben der praktischen Kalenderfunktion schätzt Alexandra auch die Webinare zu den Produktupdates bei Personio. „Die sind sehr gut aufgebaut und nah am Kunden.“ So bleibt das HR-Team über neue Entwicklungen und Funktionen bei Personio immer auf dem Laufenden und kann aus Personio das Maximum für sich und die Mitarbeiter herausholen.