Legal Hub

Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.

Geltungsbereich

2.

Vertragsschluss, Testzeitraum

3.

Umfang von Software und Services

4.

Verfügbarkeit

5.

Pflichten des Kunden

6.

Einräumung von Rechten

7.

Laufzeit und Kündigung

8.

Zahlungsbedingungen

9.

Gewährleistung, Mängelhaftung

10.

Haftungsbeschränkung

11.

Datenschutz und Vertraulichkeit

12.

Änderungsvorbehalte

13.

Schlussbestimmungen

1. Geltungsbereich

1.1 Personio SE & Co. KG ("Personio") bietet eine webbasierte HR-Software-as-a-Service (SaaS) ("Software") für kleine und mittelständische Unternehmen und damit verbundene Services ("Services").

1.2 Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen (“AGB”) regeln das Software-Abonnement und die Erbringung von Services für Kunden. Software und Services können zusätzlichen Angebotsunterlagen (oder Ähnlichem) unterliegen, die von Personio zur Verfügung gestellt werden (zusammen "Vertrag"). Services können spezifischen zusätzlichen Bedingungen unterliegen, die für das Vertragsverhältnis des/der Kunden/Kundin gelten und Teil des Vertrags sind.

1.3 Abweichende AGB des/der Kunden/Kundin finden auf den Vertrag keine Anwendung, es sei denn, Personio stimmt ihrer Anwendung ausdrücklich in Textform zu.

2. Vertragsschluss, Testzeitraum

2.1 Die Nutzung der Software erfordert die Einrichtung eines Accounts ("Account"). Mit der Einrichtung eines Accounts gibt der/die Kunde/Kundin ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages über die kostenlose Nutzung der Software zu Testzwecken ab. Personio kann dieses Angebot nach eigenem Ermessen durch Zusendung einer Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse mit den Zugangsdaten für das eingerichtete Konto annehmen.Mit der Aktivierung des Kontos gewährt Personio dem/der Kunden/Kundin ein kostenloses Recht zur Nutzung der Software für einen Zeitraum von 14 Tagen zu Testzwecken ("Testzeitraum"). Der/die Kunde/Kundin ist nur zu einem Testzeitraum berechtigt. Personio kann den Testzeitraum nach eigenem Ermessen verlängern. Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Konto des/der Kunden/Kundin gesperrt.

2.2 Nach Ablauf des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.1 kann der/die Kunde/Kundin mit Personio einen kostenpflichtigen Vertrag über die Nutzung der Software abschließen. Der/die Kunde/Kundin kann zwischen den Softwareplänen mit optionalen zusätzlichen Apps für eine festgelegte maximale Anzahl von Mitarbeitenden wählen.

2.3 Kostenpflichtige Verträge kann der/die Kunde/Kundin abschließen, indem er/sie (a) die Software und Services auswählt, die erforderlichen Vertragsinformationen in seinem/ihrem Account hinzufügt und dies von Personio bestätigt wird, oder (b) ein entsprechendes Angebot in Schrift- oder Textform von Personio anfordert und der/die Kunde/Kundin dieses annimmt.

3. Umfang von Software und Services

3.1 Personio stellt die Software und Services während der Laufzeit des Vertrages zur Verfügung. Der Funktionsumfang der Software und die Beschreibung der Services werden dem/der Kunden/Kundin auf der Personio-Website oder auf andere Weise (z.B. durch ein individuelles Angebot) zur Verfügung gestellt ("Servicebeschreibung").

3.2 Software-Komponenten mit unbeschränktem Nutzungsumfang (z.B. E-Signatur oder CV-Parsing) können einer angemessenen Nutzung unterliegen, die von Personio festgelegt und kommuniziert wird ("Fair Use Principle"). Der Grundsatz der fairen Nutzung wird von Personio angewandt, um die Verfügbarkeit der entsprechenden Funktionalität für alle Nutzer zu gewährleisten. Eine unangemessene oder übermäßige Nutzung der betreffenden Funktionalität berechtigt Personio nach vorheriger Ankündigung, die Nutzung der betreffenden Funktionalität durch den/die Kunden/Kundin einzuschränken.

3.3 Die Software ermöglicht den Datenaustausch mit bestimmten Systemen von Drittanbietern ("Drittsysteme") über Schnittstellen ("Integrationen"). Auf der Personio-Website findet sich eine Übersicht und Beschreibung aller verfügbaren Integrationen ("Marketplace"), deren Verfügbarkeit für den/die Kunden/Kundin vom Softwareplan und zusätzlichen Apps (nachfolgend gilt für Kunden/Kundinnen, die bereits vor dem 08. August 2023 einen Vertrag abgeschlossen haben, statt Softwareplan und zusätzlichen Apps bis zu einer potentiellen Migration: Softwareversion und zusätzliche Add-ons/Module) abhängen kann. Personio behält sich das Recht vor, Änderungen an den Integrationen vorzunehmen, insbesondere in Fällen, in denen diese vom/von der Drittsystemanbieter/in geändert oder eingestellt werden. Alle Integrationen, die nicht als solche von Personio gekennzeichnet sind ("Personio-Integrationen"), sind Integrationen, die von und unter der alleinigen Verantwortung von Dritten bereitgestellt werden ("Partner-Integrationen"). Der Leistungsumfang und die für die Einrichtung erforderlichen Schritte ergeben sich aus dem Marketplace und im Falle von Partner-Integrationen vor allem aus der Beschreibung auf der Website des/der Drittsystemanbieters / Drittsystemanbieterin. Integrationen dürfen nur für den vorgesehenen Datenaustausch mit dem explizit benannten Drittsystem genutzt werden. Partner-Integrationen stellen keine Personio-Dienstleistungen dar. Leistungsumfang, Preise, Laufzeit und sonstige Nutzungsbedingungen für die Bereitstellung von Partner-Integrationen, einschließlich Support, richten sich nach den vertraglichen Regelungen zwischen dem/der Kunden/Kundin und dem/der Drittsystemanbieter/in. Personio übernimmt keine Haftung oder Gewährleistung für Partner-Integrationen. Um eine Integration nutzen zu können, muss der/die Kunde/Kundin berechtigt sein, das anzubindende Drittsystem zu nutzen. Im Rahmen des Vertragsverhältnisses zwischen Personio und dem/der Kunden/Kundin trägt der/die Kunde/Kundin die alleinige Verantwortung für den Betrieb des Drittsystems, einschließlich dessen Verfügbarkeit.

3.4 Der/die Kunde/Kundin kann zwischen den angebotenen Softwareplänen wechseln und die maximale Anzahl der Mitarbeitenden, die von einem Plan verwaltet werden können, ändern. Personio stellt etwaige zusätzliche Beträge unverzüglich oder wie zwischen den Parteien vereinbart in Rechnung. Upgrades werden ab dem Datum wirksam, an dem der/die Kunde/Kundin die Anpassung vornimmt oder bestätigt. Für Downgrades gelten die Kündigungsfristen gemäß den Ziffern 7.2 und 7.3 entsprechend. Ein Anspruch auf eine (anteilige) Rückerstattung besteht nicht.

3.5 Ohne Beschränkung anderer Rechte oder Rechtsmittel kann Personio den Zugang des/der Kunden/Kundin zu einem Teil der Software und der Services vorübergehend aussetzen (ohne Haftung), wenn (a) Personio nach billigem Ermessen feststellt, dass (i) eine Bedrohung oder ein Angriff auf die Software oder ein anderes Ereignis vorliegt, das ein Risiko für die Software, den/die Kunden/Kundin oder einen Dritten darstellen könnte; (ii) die Nutzung der Software durch den/die Kunden/Kundin die Software oder einen Dritten stört oder ein Sicherheitsrisiko für die Software oder einen Dritten darstellt; oder (iii) der/die Kunde/Kundin den Grundsatz der fairen Nutzung, wie in Abschnitt 3. 2; oder (b) Personio hat den/die Kunden/Kundin benachrichtigt, dass ein vom/von der Kunden/Kundin im Rahmen des Vertrags geschuldeter Betrag dreißig (30) oder mehr Tage überfällig ist, und der/die Kunde/Kundin hat es versäumt, innerhalb von fünf (5) Tagen nach Erhalt einer solchen Benachrichtigung die vollständige Zahlung zu leisten (zusammenfassend als "Aussetzungen" bezeichnet). Personio benachrichtigt den/die Kunden/Kundin im Voraus (soweit dies vernünftigerweise möglich ist) über jede Aussetzung und informiert ihn über die Fortsetzung der Software und Services nach einer Aussetzung.

4. Verfügbarkeit

4.1 Personio stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 99% im Jahresdurchschnitt zur Verfügung. Ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund sonstiger technischer Probleme, die nicht im Einflussbereich von Personio liegen (z.B. höhere Gewalt), nicht erreichbar ist. Ebenfalls ausgeschlossen sind geplante Wartungsarbeiten (z.B. Updates der Software), die außerhalb von Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 18:00 Uhr BST/CEST/CET ("Normale Geschäftszeiten") stattfinden.

4.2 Bei Fehlermeldungen, die außerhalb der Supportzeiten eingehen, beginnt die Störungsbehebung am folgenden Werktag. Verzögerungen der Störungsbehebung, die der/die Kunde/Kundin zu vertreten hat (z.B. durch Nichtverfügbarkeit eines Ansprechpartners auf Kundenseite oder verspätete Meldung der Störung), werden nicht auf die Störungsbehebungszeit angerechnet.

5. Pflichten des/der Kunden/Kundin

5.1 Die folgenden Pflichten sind Hauptpflichten des/der Kunden/Kundin und nicht nur als Nebenpflichten oder Obliegenheiten einzustufen.

5.2 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, während des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.2 die Funktionalitäten der Software zu prüfen und Personio vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages über die Nutzung der Software auf mögliche Mängel und sonstige Abweichungen von der Servicebeschreibung in Textform hinzuweisen. Der/die Kunde/Kundin kann sich nicht auf Mängel und sonstige Abweichungen von der Servicebeschreibung berufen, die bereits im Testzeitraum bekannt oder vorhanden waren, aber nicht vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages über die Nutzung der Software angezeigt wurden.

5.3 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, eine/n qualifizierte/n Ansprechpartner/in sowie eine/n Stellvertreter/in zu benennen, der/die berechtigt ist, alle notwendigen Entscheidungen, die zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlich sind, zu treffen oder unverzüglich herbeizuführen. Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, Personio jeden Wechsel des/der Ansprechpartners/Ansprechpartnerin (einschließlich Stellvertreter) unverzüglich mitzuteilen.

5.4 Der/die Kunde/Kundin ist für die in der Software verarbeiteten Inhalte und Daten allein verantwortlich. Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, die Software nur vertragsgemäß und im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und bei der Nutzung keine Rechte Dritter zu verletzen. Der/die Kunde/Kundin wird Personio unverzüglich in Textform informieren über: (i) die missbräuchliche Nutzung oder den Verdacht der missbräuchlichen Nutzung der Software und Services; (ii) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die Einhaltung des Datenschutzes oder der Datensicherheit, die im Rahmen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung eintritt; (iii) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die von Personio erbrachte Leistung, z.B. durch Verlust von Zugangsdaten oder Hackerangriff.

5.5 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, die folgenden technischen Voraussetzungen zu gewährleisten:

5.5.1 Die Anbindung an das Internet mit ausreichender Bandbreite und Latenzzeit liegt in der Verantwortung des/der Kunden/Kundin.

5.5.2 Für eine optimale Nutzung der Angebote und Funktionen der Software wird der/die Kunde/Kundin die neuesten Versionen der folgenden Browsertypen verwenden: Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox oder einen anderen von Personio mitgeteilten Browser. Funktionale Cookies werden für die Nutzbarkeit der Software benötigt. Werden diese vom/von der Kunden/Kundin nicht zugelassen, übernimmt Personio keine Haftung für hieraus resultierende Einschränkungen.

5.5.3 Der/die Kunde/Kundin ist dafür verantwortlich, IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Nutzung der Software in seiner/ihrer eigenen Organisation angemessenen Sicherheitsstandards unterliegt.

5.5.4 Die Verwendung von Gemeinschaftskonten, sog. Shared Accounts (z.B. hr@kunde.de), ist untersagt. Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass seine/ihre Nutzer der Software ihre Zugangsdaten nicht weitergeben.

5.5.5 Der/die Kunde/Kundin hat für die Sicherheit der genutzten Internetverbindung zu sorgen, insbesondere für die Nutzung firmeneigener statt öffentlicher Virtual Private Networks (VPN) sowie für die Nutzung von VPN-Verbindungen in öffentlichen Netzen.

5.6 Der/die Kunde/Kundin ist für die fachliche Einrichtung und Administration des Accounts verantwortlich. Dies gilt unabhängig davon, ob Personio den/die Kunden/Kundin bei der Einrichtung des Accounts in irgendeiner Form unterstützt. Dies umfasst: (i) die fachliche Einrichtung des Accounts, insbesondere die Migration von Daten, Konfiguration von Prozessen und Produkten; (ii) die fachliche Einrichtung von Integrationen im Account und im Drittsystem, wie z. B. die Festlegung, ob bestimmte Datenfelder übernommen werden sollen oder wie kundenspezifische Werte aus Mehrfachauswahlfeldern zuzuordnen sind; (iii) die Überprüfung der korrekten Funktionsweise der Integration anhand von Testfällen (z. B. hinsichtlich der Textlänge von Freitextfeldern) vor dem Produktiveinsatz; (iv) die technische Anbindung von Schnittstellen auf Kundenseite gemäß der Spezifikation der ein- und ausgehenden Daten, einschließlich der Eingabe von API-Schlüsseln und der Freischaltung von Schnittstellen im Drittsystem; (v) die Administration des Accounts, insbesondere das Anlegen von Benutzern und Rollen sowie die Vergabe von Zugängen.

6. Einräumung von Rechten

6.1 Personio räumt dem/der Kunden/Kundin ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich begrenztes Nutzungsrecht an der abonnierten Software für die vereinbarte Laufzeit ein. Für Nutzungsrechte an Drittsystemen und Partnerintegrationen gelten die Bestimmungen des/der jeweiligen Anbieters/Anbieterin.

6.2 Der/die Kunde/Kundin verpflichtet sich, die Software nur vertragsgemäß zu nutzen und sie nicht Dritten zur Nutzung zu überlassen. Soweit der Softwareplan dies vorsieht, erstreckt sich das Nutzungsrecht des/der Kunden/Kundin auch auf die mit dem/der Kunden/Kundin verbundenen Unternehmen im Sinne von § 271 HGB, §§ 15 ff. AktG oder auf verbundene Unternehmen / Holdinggesellschaften / Tochtergesellschaften im Rahmen der jeweils geltenden gesellschaftsrechtlichen Bestimmungen.

6.3 Um die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern, kann Personio nicht-personenbezogene oder anonymisierte Daten verarbeiten. Zu diesem Zweck kann Personio die in der Software gespeicherten Daten anonymisieren. Der/die Kunde/Kundin erklärt sich damit einverstanden, dass Personio alle Rechte an solchen nicht-personenbezogenen oder anonymen Daten hält und diese in beliebiger Weise für Entwicklungs-, Diagnose-, Korrektur-, Sicherheits- sowie Marketing- oder andere Zwecke verwenden kann.

7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Der/die Kunde/Kundin kann zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Vertragslaufzeit wählen. Für Services gilt die Laufzeit der Software, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

7.2 Im Falle von Verträgen mit monatlicher Vertragslaufzeit gilt eine Mindestlaufzeit von einem Monat. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils einen Monat, bis eine der Parteien den Vertrag spätestens 15 Tage vor dem Verlängerungsdatum kündigt.

7.3 Bei Verträgen mit einer jährlichen Vertragslaufzeit gilt eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um ein Jahr, bis eine der Parteien den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten vor dem Verlängerungsdatum kündigt.

7.4 Das Recht beider Parteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, bleibt hiervon unberührt.

7.5 Die Kündigung muss in Textform erfolgen.

8. Zahlungsbedingungen 

8.1 Der/die Kunde/Kundin erklärt sich damit einverstanden, die Gebühren für die Software und alle anwendbaren Services gemäß dem jeweiligen Angebot oder der Rechnung zu zahlen, und ermächtigt Personio, Lastschriften von dem vom/von der Kunden/Kundin angegebenen Bankkonto oder der Kreditkarte für diese Gebühren durchzuführen, wenn sie fällig werden (im Voraus für die jeweilige Laufzeit). Dem/der Kunden/Kundin werden elektronische Rechnungen zugesandt.

8.2 Alle Beträge und Gebühren verstehen sich zuzüglich Steuern, Zöllen, Abgaben und anderen staatlichen Gebühren (zusammen "Steuern"). Der/die Kunde/Kundin ist für die Zahlung aller Steuern und aller damit verbundenen Zinsen und/oder Strafen verantwortlich, die sich aus den hierunter geleisteten Zahlungen ergeben, mit Ausnahme von Steuern, die auf dem Nettoeinkommen von Personio basieren.

8.3 Bei Verträgen mit einer monatlichen Vertragslaufzeit beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Datum des Vertragsbeginns oder wie von den Parteien in Textform anders vereinbart und endet mit dem Ablauf eines Monats.

8.4 Bei Verträgen mit jährlicher Vertragslaufzeit beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Datum des Vertragsbeginns oder wie zwischen den Parteien in Textform anders vereinbart und endet mit Ablauf eines Jahres. Die Zahlung ist zwei Wochen nach dem Rechnungsdatum fällig.

9. Gewährleistung, Mängelhaftung

9.1 Die Ziffern 9.2, 9.4, 9.6 und 9.7 gelten nur im Falle der entgeltlichen Überlassung von Software/Services durch Personio. Soweit Personio Software/Services unentgeltlich zur Verfügung stellt, ist die Haftung von Personio für Schäden auf Arglist beschränkt.

9.2 Personio wird die Software frei von Sach- und Rechtsmängeln (z.B. Verletzung von Schutzrechten Dritter) überlassen und die Software während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten.

9.3 Etwaige Mängel oder Störungen der Systemverfügbarkeit sind vom/von der Kunden/Kundin unter Angabe der Umstände ihres Auftretens unverzüglich nach Bekanntwerden zu melden. Bei auftretenden Software-Störungen wird der/die Kunde/Kundin Personio in angemessenem Umfang bei der Fehlersuche und -beseitigung unterstützen.

9.4 Personio wird den Mangel innerhalb eines angemessenen Zeitraums beheben. Bei Meldungen und Störungen der Systemverfügbarkeit, die zu einem Totalausfall der Software führen und die innerhalb der (von Personio veröffentlichten) Supportzeiten eingehen, wird Personio sich bemühen, eine Reaktionszeit von vier Stunden ab Beginn der Störung zu gewähren. Bei geringfügigen Fehlern, die nicht zu einem Totalausfall der Software führen und die während des laufenden Betriebs auftreten, wird sich Personio bemühen, spätestens einen Werktag nach Eingang der Fehlermeldung zu reagieren.

9.5 Personio ist berechtigt, vorübergehende Umgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die eigentliche Ursache später durch Anpassungen der Software zu beseitigen, soweit dies dem/der Kunden/Kundin zumutbar ist.

9.6 Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel gemäß § 536a I Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

9.7 Mängelansprüche verjähren innerhalb von 12 Monaten. Dies gilt nicht, soweit es sich um Schadensersatzansprüche handelt, für die Personio nach dem Gesetz zwingend haftet (siehe Ziffer 10.1).

10. Haftungsbeschränkung

10.1 Bei entgeltlicher oder unentgeltlicher Leistungserbringung haftet Personio gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen, grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung beruhen. Darüber hinaus haftet Personio nach den gesetzlichen Bestimmungen gegenüber Kunden/Kundinnen mit einem kostenpflichtigen Vertrag über die Nutzung der Software für Schäden, die von der Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften umfasst werden, wie z. B. bei der Übernahme von Garantien, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder nach dem Produkthaftungsgesetz bei entgeltlichen Leistungen. Garantien von Personio werden nur in schriftlicher Form abgegeben und sind im Zweifel nur dann als solche zu verstehen, wenn sie als "Garantie" bezeichnet werden.

10.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Personio bei entgeltlichen Leistungen nur für Schäden, die Personio verursacht hat und die auf solchen wesentlichen Pflichtverletzungen beruhen, die die Erreichung des Vertragszwecks gefährden oder auf der Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der/die Kunde/Kundin vertrauen darf (sog. Verletzung von Kardinalpflichten). In diesen Fällen ist die Haftung von Personio auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für die leicht fahrlässige Verletzung von Pflichten, die keine Kardinalpflichten sind (vgl. Ziffer 10.2 Satz 1), ist ausgeschlossen, es sei denn, Personio haftet nach dem Gesetz (vgl. Ziffer 10.1 Satz 2).

10.3 Im Falle der unentgeltlichen Leistungserbringung (z.B. im Rahmen des Testzeitraums) haftet Personio nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie Arglist beruhen. Diese Haftungsbeschränkung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für die Personio uneingeschränkt haftet.

10.4 Die Haftungsbeschränkungen der Ziffern 10.1 bis 10.3 gelten auch für Ansprüche gegen leitende Angestellte, Arbeitnehmende, sonstige Erfüllungsgehilfen/Erfüllungsgehilfinnen oder Unterauftragnehmer/innen von Personio.

11. Datenschutz und Vertraulichkeit 

11.1 Personio handelt als Auftragsverarbeiter für die in der Software gespeicherten und verarbeiteten Kundendaten und der/die Kunde/Kundin ist der/die für diese Daten Verantwortliche. Für Kunden/Kundinnen, die bereits vor dem 08. August 2023 einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben, bleibt der in ihrem Account gespeicherte Auftragsverarbeitungsvertrag gültig (falls zutreffend). Für alle anderen Kunden/Kundinnen wird das Addendum zur Datenverarbeitung auf der Personio-Website (www.personio.de/agb/) ("Addendum zur Datenverarbeitung") hiermit vereinbart und aufgenommen und bildet einen integralen Bestandteil des Vertrags. Im Falle eines Konflikts hat der Auftragsverarbeitungsvertrag bzw. das Addendum zur Datenverarbeitung Vorrang vor diesen AGB.

11.2 "Vertrauliche Informationen" sind alle Informationen, unabhängig davon, ob sie in schriftlicher oder mündlicher Form vorliegen, die (i) ihrer Natur nach vertraulich oder geheimhaltungsbedürftig sind oder (ii) die die Partei, der die Informationen übermittelt werden, aufgrund der besonderen Umstände als vertraulich und geheimhaltungsbedürftig erkennen muss. Zu den vertraulichen Informationen gehören insbesondere Produktbeschreibungen und -spezifikationen sowie Preise. Die Parteien verpflichten sich zu Folgendem:

11.2.1 Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht ohne ausdrückliche Zustimmung (mindestens in Textform) an Dritte weiterzugeben.

11.2.2 Die vertraulichen Informationen nur für vertraglich vereinbarte Zwecke zu verwenden.

11.2.3 Mindestens die gleichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, die sie in Bezug auf ihre eigenen vertraulichen Informationen ergreifen. Diese Vorkehrungen müssen zumindest angemessen sein, um eine Offenlegung gegenüber unbefugten Dritten zu verhindern. Darüber hinaus sind beide Parteien verpflichtet, die unbefugte Offenlegung oder Nutzung vertraulicher Informationen durch ihre Kunden/Kundinnen, Mitarbeitende, Unterauftragnehmer/innen oder gesetzlichen Vertreter/innen zu verhindern.

11.2.4 Sich gegenseitig in Textform über jeden Missbrauch vertraulicher Informationen zu informieren.

11.3 Vertrauliche Informationen sind keine Informationen, die:

11.3.1 Der anderen Partei vor der Übermittlung und ohne bestehende Vertraulichkeitsvereinbarung bekannt waren,

11.3.2 Von einem/einer Dritten übermittelt werden, der/die nicht einer ähnlichen Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegt, 

11.3.3 Sonst öffentlich bekannt sind,

11.3.4 Unabhängig und ohne Nutzung vertraulicher Informationen entwickelt wurden,

11.3.5 In Textform zur Veröffentlichung freigegeben wurden, oder

11.3.6 Aufgrund einer rechtskräftigen gerichtlichen oder behördlichen Anordnung übermittelt werden müssen, sofern der/die von der Übermittlung Betroffene rechtzeitig informiert wird, um Rechtsschutzmaßnahmen ergreifen zu können.

11.4 Keine der Parteien darf sich vertrauliche Informationen durch Reverse Engineering verschaffen. Unter "Reverse Engineering" sind in diesem Zusammenhang alle Handlungen zu verstehen, einschließlich des Beobachtens, Testens, Untersuchens und Wiederzusammensetzens, mit dem Ziel, vertrauliche Informationen zu erlangen.

11.5 Die in Ziffern 11.2 bis 11.4 enthaltenen Beschränkungen gelten bis zu dem Zeitpunkt, an dem die betreffenden vertraulichen Informationen nicht mehr vertraulich sind, oder bis zu einem Zeitraum von fünf Jahren nach Beendigung des Vertrags, je nachdem, was früher eintritt.

12. Änderungsvorbehalte 

12.1 Personio hat das Recht, diese AGB jederzeit zu ändern oder Regelungen für die Nutzung neu eingeführter zusätzlicher Services oder Funktionen der Software oder Services zu ändern. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB werden dem/der Kunden/Kundin per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse spätestens vier Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten der Änderungen bekannt gegeben. Die Zustimmung des/der Kunden/Kundin zur Änderung der AGB gilt als erteilt, wenn der/die Kunde/Kundin der Änderung nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen, beginnend mit dem auf die Ankündigung der Änderung folgenden Tag, in Textform widerspricht. Die Ankündigung muss auf die Änderung, die Widerspruchsmöglichkeit, die Widerspruchsfrist, das Textformerfordernis und das Ergebnis des Widerspruchs hinweisen.

12.2 Personio behält sich das Recht vor, die Software und/oder Services zu ändern, um abweichende Funktionalitäten anzubieten, es sei denn, die Änderungen oder Abweichungen sind für den/die Kunden/Kundin nicht zumutbar. Gehen mit der Bereitstellung einer geänderten Version der Software oder einer Änderung der Funktionalität der Software wesentliche Änderungen der von der Software unterstützten Arbeitsabläufe des/der Kunden/Kundin und/oder Einschränkungen in der Verwendbarkeit der bisher erzeugten Daten einher, wird Personio dies dem/der Kunden/Kundin spätestens vier Wochen vor dem Zeitpunkt des Inkrafttretens einer solchen Änderung in Textform ankündigen. Widerspricht der/die Kunde/Kundin der Änderung nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, so wird die Änderung Vertragsbestandteil. In der Änderungsmitteilung ist auf die Änderung, die Möglichkeit des Widerspruchs, die Widerspruchsfrist, das Textformerfordernis und das Ergebnis des Widerspruchs hinzuweisen.

12.3 Personio behält sich darüber hinaus das Recht vor, die Software und/oder die Services zu ändern, um abweichende Funktionalitäten anzubieten, (i) soweit dies erforderlich ist, um die von Personio angebotenen Services mit dem für diese Services geltenden (Fall-)Recht in Einklang zu bringen, insbesondere wenn sich die Rechtslage ändert; (ii) soweit Personio einer an Personio gerichteten gerichtlichen oder behördlichen Entscheidung nachkommt; (iii) soweit dies zur Beseitigung von Sicherheitslücken der Software erforderlich ist; (iv) aufgrund wesentlicher Änderungen der Leistungen oder Vertragsbedingungen von Drittanbietern / Drittanbieterinnen oder Unterauftragnehmern / Unterauftragnehmerinnen oder (v) soweit dies für den/die Kunden/Kundin überwiegend von Vorteil ist. Personio behält sich insbesondere das Recht vor, die Bereitstellung zusätzlicher Funktionalitäten oder Integrationen einzuschränken oder einzustellen, wenn die technischen Partner/innen für diese zusätzlichen Funktionalitäten oder die Anbieter/innen der Partner-Integrationen ihre Leistungen oder Vertragsbedingungen wesentlich ändern oder einschränken und Personio eine weitere Bereitstellung deshalb nicht mehr zuzumuten ist, z.B. weil der Mehraufwand durch Personio unverhältnismäßig groß ist. Bei einem jährlichen Vertragszeitraum erhält der/die Kunde/Kundin eine angemessene anteilige Rückerstattung der im Voraus gezahlten Gebühren, sofern die zusätzliche Funktionalität oder Integration gesondert in Rechnung gestellt wurde. 

12.4 Personio ist berechtigt, seine Listenpreise zum Ausgleich von Personalkosten- oder sonstigen Kostensteigerungen jährlich in angemessener Höhe anzupassen. Personio wird diese Preisanpassungen und den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisanpassung dem/der Kunden/Kundin in Textform mitteilen. Die Preisanpassungen gelten nicht für Zeiträume, für die der/die Kunde/Kundin bereits bezahlt hat. Beträgt die Preiserhöhung mehr als 5 % des bisherigen Preises, kann der/die Kunde/Kundin dieser Listenpreiserhöhung innerhalb einer Frist von zwei Wochen ab Mitteilung widersprechen. Eine Änderung des Preises aufgrund einer Änderung des Leistungsumfangs oder der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeitenden gilt nicht als Preisanpassung im Sinne dieser Ziffer 12.4.

12.5 Widerspricht der/die Kunde/Kundin einer Änderung im Sinne dieser Ziffer 12 gemäß den jeweiligen Mitteilungspflichten, so wird die vorgeschlagene Änderung nicht wirksam und der Vertrag wird zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. In diesem Fall behält sich Personio das Recht vor, den Vertrag außerordentlich mit einer Frist von einem Monat zu kündigen. 

12.6 Mit Ausnahme der in den Ziffern 12.1 bis 12.4 genannten Änderungen müssen die Parteien jede Änderung des Vertrags in Textform vereinbaren.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Soweit nichts anderes vereinbart ist, bedürfen Mitteilungen und Erklärungen nach diesem Vertrag der Schriftform, die auch die Textform (z.B. E-Mail) umfasst. Änderungen des Vertrages bedürfen der Schrift- oder Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

13.2 Sollte eine Bestimmung des Vertrags ungültig, illegal oder nicht durchsetzbar sein, bleiben die anderen Bestimmungen des Vertrags durchsetzbar und die ungültige oder nicht durchsetzbare Bestimmung gilt als so geändert, dass sie im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang gültig und durchsetzbar ist.

13.3 Auf den Vertrag zwischen den Parteien findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und/oder im Zusammenhang mit dem Vertrag zwischen Personio und dem/der Kunden/Kundin ist, soweit gesetzlich zulässig, München.


Version 08-2023

Addendum zur Datenverarbeitung

1.

Allgemeine Regelungen

2.

Vertraulichkeit

3.

Pflichten des Verantwortlichen

4.

Weisungen

5.

Pflichten des Auftragsverarbeiter

6.

Technische und organisatorische Maßnahmen

7.

Unterauftragsverhältnisse

8.

Betroffenenrechte

9.

Informations- und Mitteilungspflichten

10.

Herausgabe und Löschung von Daten

11.

Haftung

12.

Schlussbestimmungen

1. Allgemeine Regelungen

1.1 Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen

1.1.1 Dieses Addendum regelt die Rechte und Pflichten des/der Kunden/Kundin („Verantwortlicher”) und Personio („Auftragsverarbeiter") im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag („Addendum“). Dieses Addendum ist so konzipiert, dass es den Bestimmungen der geltenden EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) gerecht wird. Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Bestimmungen dieses Addendum und des Vertrags haben die Bestimmungen dieses Addendums Vorrang.

1.1.2 Sofern in diesem Addendum nicht anders definiert, gelten die Definitionen des Vertrags bzw. der DSGVO.

1.1.3 Der Verantwortliche stimmt den Bedingungen dieses Addendum im eigenen Namen und im Namen aller verbundenen Unternehmen zu, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Addendum beteiligt sein können.

1.2 Gegenstand der Verarbeitung, Kategorien der Daten und Betroffenen

1.2.1 Details bezüglich der möglichen Datenverarbeitung ergeben sich aus den Ziffern 1.2.2 und 1.2.3. Der für die Verarbeitung Verantwortliche erkennt an, dass der Umfang der Datenverarbeitung im Ermessen des Verantwortlichen liegt und je nach Nutzung der Software und der Services variieren kann.

1.2.2 Folgende Datenarten/ -kategorien sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

  • Personalstammdaten (insb. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer)

  • Vertragsstammdaten (insb. Angaben zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, sonstige Dokumente, Arbeitsverträge und Bescheinigungen, die zwischen Auftraggeber und seinen Mitarbeitenden geschlossen oder ausgestellt wurden)

  • Abrechnungs- und Leistungsdaten (insb. Bankverbindung, Abwesenheiten, Urlaubspläne, Krankmeldungen, Arbeitszeiten, Mitarbeitenden Evaluationen)

  • Daten zur Gehaltsabrechnung

  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten

1.2.3 Die Kategorien, der durch die Verarbeitung betroffenen Personen können in Bezug auf den Verantwortlichen (oder ein verbundenes Unternehmen des Verantwortlichen) regelmäßig umfassen:

  • Mitarbeitende - Freiberufler/innen, Angestellte oder Freiwillige

  • Ehemalige Mitarbeitende - Freiberufler/innen, Angestellte oder Freiwillige

  • Zukünftige Mitarbeitende, Freiwillige oder Bewerber/innen

1.2.4 Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Staat mit angemessenem Datenschutzniveau nach Art. 45 DSGVO, welches durch die Europäische Kommission festgestellt wird, statt.

1.2.5 Der Auftragsverarbeiter darf eine internationale Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nur in Übereinstimmung mit der DSGVO durchführen und muss in dem nach der DSGVO erforderlichen Umfang angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen.

1.2.6 Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten für die Dauer der Bereitstellung der betreffenden Software oder Services, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

2. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter sorgt für die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. (b), 29 und 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass alle Personen, die er zur Verarbeitung personenbezogener Daten heranzieht, einer (vertraglichen oder gesetzlichen) Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

3. Pflichten des Verantwortlichen

3.1 Der Verantwortliche ist für die Einhaltung der DSGVO in Bezug auf die Nutzung der Software und Services (soweit zutreffend) verantwortlich.

3.2 Der Verantwortliche hat den Auftragsverarbeiter unverzüglich zu informieren, wenn er im Hinblick auf die Verarbeitung bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.

3.3 Der Verantwortliche nennt dem Auftragsverarbeiter bei Bedarf den/die Ansprechpartner/in für im Rahmen dieses Addendum anfallende Datenschutzfragen.

4. Weisungen

4.1 Der Auftragsverarbeiter darf die personenbezogenen Daten nur im Rahmen von Weisungen des Verantwortlichen verarbeiten (vorausgesetzt, diese Weisungen fallen in den Anwendungsbereich der Software/Services) oder soweit es zur Einhaltung der DSGVO erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen die DSGVO verstoßen könnte. Der Auftragsverarbeiter ist nicht verpflichtet, eine solche gegen die DSGVO verstoßende Anweisung zu befolgen, es sei denn, die Angelegenheit wurde von den Parteien einvernehmlich geklärt.

4.2 Der Verantwortliche benennt die ausschließlich weisungsbefugten Personen innerhalb der Software. Falls keine weisungsbefugte Person benannt wird, sind nur natürliche Personen, die zur gesetzlichen Vertretung des Verantwortlichen befugt sind, zur Erteilung von Weisungen berechtigt. Der Auftragsverarbeiter kann die Ausführung von Weisungen so lange aussetzen, bis der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter die Befugnis zur gesetzlichen Vertretung des Verantwortlichen nachgewiesen hat.

5. Pflichten des Auftragsverarbeiter

5.1 Allgemeine Pflichten des Auftragsverarbeiter

5.1.1 Der Auftragsverarbeiter benennt eine/n Datenschutzbeauftragte/n. Die (von Zeit zu Zeit aktualisierten) Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten werden auf der Website des Auftragsverarbeiters veröffentlicht.

5.1.2 Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen in angemessener Weise bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und der vorherigen Anhörung der Aufsichtsbehörde, jeweils ausschließlich in Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Verantwortlichen, wobei die Art der Verarbeitung und die dem Auftragsverarbeiter zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt werden. Der Auftragsverarbeiter kann dem Verantwortlichen die Unterstützung in Rechnung stellen, soweit es für den Auftragsverarbeiter wirtschaftlich nicht vertretbar ist, diese Unterstützung kostenlos zu leisten (unter Berücksichtigung des Umfangs, der Komplexität und des Zeitrahmens). Der Auftragsverarbeiter teilt dem für die Verarbeitung Verantwortlichen im Voraus die geschätzten Gebühren mit.

5.1.3 Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde informieren, soweit sie sich auf dieses Addendum beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten aus dieser Auftragsverarbeitung beim Auftragsverarbeiter ermittelt, es sei denn, der Auftragsverarbeiter ist gesetzlich oder behördlich verpflichtet, eine Mitteilung zu unterlassen.

5.2 Überprüfungen

5.2.1 Der Verantwortliche ist berechtigt, die Einhaltung der Pflichten aus diesem Addendum, der technischen und organisatorischen Maßnahmen („TOM“) sowie der datenschutzrechtlichen Vorschriften nach Vereinbarung - unter Berücksichtigung eines mind. 14-tägigen Vorlaufs - mit dem Auftragsverarbeiter zu deren üblichen Geschäftszeiten selbst zu überprüfen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer/innen überprüfen zu lassen. Dazu kann der Verantwortliche u.a. die maßgeblichen Gebäude und Einrichtungen des Auftragsverarbeiters besichtigen, Auskünfte einholen oder Einsicht in die eigenen Daten unter Rücksichtnahme auf die berechtigten Interessen des Auftragsverarbeiters nehmen. Für Überprüfungen, die aufgrund eines Sicherheitsvorfalles bzw. eines mehr als unwesentlichen Verstoßes gegen die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder Festlegungen dieses Addendums erforderlich werden („anlassbezogene Vor-Ort-Prüfung“), ist die Anmeldefrist aus Satz 1 auf einen angemessenen Zeitraum verkürzt. Weiterhin unterliegen anlassbezogene Vor-Ort-Prüfungen nicht den Einschränkungen der Ziffern 5.2.3.-5.2.4. dieses Addendums.

5.2.2 Der Auftragsverarbeiter darf die Zustimmung zur Prüfung davon abhängig machen, dass sich der/die Prüfende einer angemessenen Verschwiegenheitserklärung unterwirft. Sollte der/die durch den Verantwortlichen beauftragte Prüfer/in in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter stehen oder liegt ein anderer begründeter Fall vor, hat der Auftragsverarbeiter gegen diese/n ein Einspruchsrecht.

5.2.3 Im Rahmen dieser Ziffer ist der Auftragsverarbeiter lediglich zur Duldung und Mitwirkung bei einer anlasslosen Vor-Ort-Prüfung pro Kalenderjahr verpflichtet. Der Aufwand einer anlasslosen Vor-Ort-Prüfung ist für den Auftragsverarbeiter grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.

5.2.4 Wenn und solange der Auftragsverarbeiter den Nachweis über die Erfüllung seiner Pflichten, insbesondere die Umsetzung der TOM sowie ihrer Wirksamkeit, durch geeignete Nachweise erbringt, behält er sich das Recht vor die anlasslose Vor-Ort-Prüfung dieses Abschnitts abzulehnen. Geeignete Nachweise können insbesondere genehmigte Verhaltensregeln im Sinne von Art. 40 DSGVO oder ein genehmigtes Zertifizierungsverfahren im Sinne von Art. 42 DSGVO sein. Beide Parteien einigen sich darauf, dass auch die Vorlage von Testaten oder Berichten unabhängiger Instanzen, ein schlüssiges Datensicherheitskonzept oder eine geeignete Zertifizierung durch ein IT-Sicherheits- und Datenschutzaudit als geeignete Nachweise anerkannt werden.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

6.1 Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, des Kontexts und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen hat der Auftragsverarbeiter TOM implementiert und pflegt diese, um ein angemessenes Sicherheitsniveau der personenbezogenen Daten des Verantwortlichen zu gewährleisten. Die aktuelle Version der TOM kann innerhalb der Software abgerufen werden (derzeit in „Einstellungen” > „Support” > „Paket & Rechnung” > „Datenschutzinformationen”).

6.2 Die TOM unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Der Auftragsverarbeiter kann die Sicherheitsmaßnahmen von Zeit zu Zeit aktualisieren oder ändern, vorausgesetzt, dass solche Aktualisierungen und Änderungen die Gesamtsicherheit der Software und der Dienste nicht beeinträchtigen oder mindern.

7. Unterauftragsverhältnisse

7.1 Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieses Addendums sind nur solche Leistungen, die einen direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Hauptleistung, wie in Ziffer 1.2.1. beschrieben,  aufweisen. Auf die aktuellen Unterauftragsnehmer/innen des Auftragsverarbeiters kann über die Software zugegriffen werden (derzeit in  „Einstellungen” > „Support” > „Paket & Rechnung” > „Datenschutzinformationen”). Nebenleistungen, wie beispielsweise Transport, Wartung und Reinigung, die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen, Benutzerservice oder Kundenbeziehungsmanagement sowie sonstige Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen, sind nicht erfasst. Die Pflicht des Auftragsverarbeiters, auch in diesen Fällen für die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit gemäß einschlägiger Rechtsvorschriften zu sorgen, bleibt unberührt.

7.2 Die Beauftragung von Unterauftragnehmern / Unterauftragnehmerinnen bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten ist grundsätzlich nur mit einer Genehmigung vom Verantwortlichen gestattet. Für die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses innerhalb von Personio aufgezählten Unterauftragnehmer/innen gilt diese Genehmigung als erteilt.

7.3 Der Auftragsverarbeiter kann Unterauftragnehmer/innen herausnehmen oder neue hinzufügen. Der Auftragsverarbeiter informiert den für die Verarbeitung Verantwortlichen in Textform durch aktive Benachrichtigung (E-Mail), wenn er beabsichtigt, eine/n Unterauftragnehmer/in herauszunehmen oder eine/n neue/n zu beauftragen. Erhebt der für die Verarbeitung Verantwortliche innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Mitteilung keinen begründeten Einspruch aus Datenschutzgründen in Textform ( einschließlich E-Mail), so gilt dies als Zustimmung zu der Änderung. Können die Parteien im Falle eines Widerspruchs keine Einigung erzielen, so kann der Auftragsverarbeiter die Vereinbarung mit sofortiger Wirkung kündigen.

7.4 Erteilt der Auftragsverarbeiter Aufträge an Unterauftragnehmer/innen, so obliegt es dem Auftragsverarbeiter, ihre datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Addendum auf die Unterauftragnehmer/innen zu übertragen und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit diesen abzuschließen. Der Auftragsverarbeiter bleibt für jede Handlung oder Unterlassung seiner Unterauftragnehmer/innen verantwortlich.

8. Betroffenenrechte

8.1 Richtet sich ein/e Betroffene/r an den Auftragsverarbeiter mit einer Forderung aus Kapitel III der DSGVO im Hinblick auf die Rechte der betroffenen Personen, dann wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Verantwortlichen verweisen, sofern eine Zuordnung an den Verantwortlichen nach Angabe der betroffenen Personen möglich ist.

8.2 Der Verantwortliche erkennt an, dass die Software eine umfassende Selbstverwaltung seiner personenbezogenen Daten ermöglicht, um ihn bei der Erfüllung seiner Pflichten nach der DSGVO (einschließlich seiner Pflichten zur Beantwortung von Anfragen der betroffenen Personen) zu unterstützen. Soweit der Verantwortliche nicht in der Lage ist, eine Anfrage eigenständig zu bearbeiten, leistet der Auftragsverarbeiter angemessene Unterstützung.

8.3 Der Auftragnehmer haftet nicht, sofern das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird und dies einzig von diesem verschuldet ist.

9. Informations- und Mitteilungspflichten

Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen unverzüglich, sobald er von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfährt, die die personenbezogenen Daten des Verantwortlichen betrifft. Die Benachrichtigung erfolgt im Einklang mit Artikel 33 der DSGVO.

10. Herausgabe und Löschung von Daten

10.1 Mit Beendigung der Auftragsverarbeitung hat der Auftragsverarbeiter die übermittelten personenbezogenen Daten gemäß den nachfolgenden Ziffern herauszugeben. In der Regel ist die Auftragsverarbeitung mit Vertragsende des Vertrages beendet.

10.2 Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die eingebrachten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende aufzubewahren. Der Verantwortliche ist berechtigt, jederzeit bis zum Ablauf dieser Frist in Textform die Herausgabe der personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format oder die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen oder, sofern möglich, die Daten direkt aus der Software herunterzuladen. Der Verantwortliche ist allein für den rechtzeitigen Export seiner Daten verantwortlich.

10.3 Erteilt der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter eine verbindliche Löschungsweisung in Textform, so ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, auch vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäß Ziffer 10.2, die Datenlöschung durchzuführen. Hiervon ausgenommen sind lediglich die Daten, hinsichtlich derer der Auftragsverarbeiter gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist.

10.4 Sollte der Verantwortliche bis zum Ablauf der Frist gemäß Ziffer 10.2 weder die herauszugebenden Daten angefordert noch die Löschung dieser verlangt haben, ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, diese Daten zu löschen.

11. Haftung

11.1 Beide Parteien haften gemäß Art. 82 DSGVO für Schäden, die durch einen Verstoß gegen dieses Addendum oder die DSGVO verursacht werden.

11.2 Sind gemäß Art. 82 Abs. 4 DSGVO beide Parteien für Ansprüche Betroffener oder Dritter verantwortlich, so haftet der Verantwortliche allein für den Schaden, es sei denn, dass ein Teil des Gesamtschadens dem Auftragsverarbeiter zuzurechnen ist. Der Verantwortliche trägt die Beweislast dafür, dass der Schaden nicht auf Umstände zurückzuführen ist, die er zu vertreten hat.

11.3 Etwaige Haftungsbeschränkungen in diesem Addendum gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit oder bei Schäden aus der Verletzung von Leben oder Körper.

11.4 Im Übrigen richtet sich die Haftung nach dem Vertrag.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrags hinaus vertraulich zu behandeln. Dies gilt insbesondere auch für den Inhalt dieses Addendums sowie für alle im Rahmen des Datenschutzaudits zur Verfügung gestellten Unterlagen, Nachweise etc. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltung unterliegt, so ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei vertraulich zu behandeln.

12.2 Änderungen und Ergänzungen dieses Addendums und aller seiner Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragsverarbeiters - erfolgen gemäß der DSGVO in Textform (einschließlich E-Mail), die auch in elektronischer Form erfolgen kann, und erfordern einen ausdrücklichen Hinweis darauf, dass diese Bedingungen geändert oder ergänzt wurden. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Die Parteien vereinbaren, dass Anpassungen dieses Addendums in einem elektronischen Format gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO erfolgen können.

12.3 Änderungen und Ergänzungen dieses Addendums und aller seiner Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragsverarbeiters - erfolgen gemäß der DSGVO in Textform (einschließlich E-Mail), die auch in elektronischer Form erfolgen kann, und erfordern einen ausdrücklichen Hinweis darauf, dass diese Bedingungen geändert oder ergänzt wurden. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Die Parteien vereinbaren, dass Anpassungen dieses Addendums in einem elektronischen Format gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO erfolgen können.

12.4 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Das UN-Übereinkommen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) ist nicht anwendbar. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit diesem Addendum ist, soweit zulässig, München.

12.5 Dieses Addendum ersetzt alle vorherigen oder gleichzeitigen Zusicherungen, Absprachen, Vereinbarungen, Verträge oder Mitteilungen zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter, ob schriftlich oder mündlich, in Bezug auf den Gegenstand dieses Addendums, es sei denn die Parteien haben vor dem 08. August 2023 einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

12.6 Dieses Addendum ersetzt alle vorherigen oder gleichzeitigen Zusicherungen, Absprachen, Vereinbarungen, Verträge oder Mitteilungen zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter, ob schriftlich oder mündlich, in Bezug auf den Gegenstand dieses Addendums, es sei denn die Parteien haben vor dem 08. August 2023 einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.


Version 08-2023

Allgemeine Geschäftsbedingungen für unterstützende Dienstleistungen (Professional Services)

1.

Geltungsbereich / Vertragsschluss

2.

Leistungen

3.

Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

4.

Nutzungsrechte an den Leistungen von Personio

5.

Zahlungsbedingungen

6.

Haftungsbeschränkung

7.

Vertraulichkeit

8.

Datenschutz

9.

Dienstvertragliche Leistungen

10.

Werkvertragliche Leistungen

11.

Schlussbestimmungen

1. Geltungsbereich / Vertragsschluss

1.1 Die vorliegenden AGB gelten für die entgeltliche oder unentgeltliche Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen von Personio (nachfolgend “Personio”) gegenüber dem/der Kunden/Kundin (nachfolgend "Kunden/Kundin") im Zusammenhang mit der webbasierte HR-Software-as-a-Service (SaaS) Personios („Software“). Unterstützende Dienstleistungen sind z.B. Beratungs- und Schulungsleistungen, Unterstützung bei Konfigurations- und Einrichtungsleistungen, Aufteilung oder Zusammenführung von Kundenkonten in der Software (Account Split/Mergers) oder Datenmigrationsleistungen (“Leistungen”). Diese Leistungen erbringt Personio ausschließlich auf der Grundlage dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen (“AGB”) und den zwischen dem/der Kunden/Kundin und Personio hierzu getroffenen Einzelvereinbarungen (nachfolgend “Aufträge“). Für die Nutzung der Software selbst gelten Personios gesonderte AGB. 

1.2 Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des/der Kunden/Kundin werden – außer im Fall der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung – nicht Vertragsinhalt. Diese AGB gelten auch dann, wenn Personio in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des/der Kunden/Kundin die Lieferungen oder Leistungen vorbehaltlos ausführt.

1.3 Der Vertrag zwischen Personio und dem/der Kunden/Kundin kommt durch beiderseitige Unterschrift oder anderweitige Vereinbarung eines Auftrags (z.B. per Email oder telefonisch) zustande.

2. Leistungen

2.1 Die von Personio zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den Aufträgen, etwaigen ergänzenden Leistungsbeschreibungen und hilfsweise diesen AGB. Weitere als die in dem Auftrag ausdrücklich beschriebenen Leistungen sind nicht geschuldet.

2.2 Terminzusagen und Kostenschätzungen sind, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde, als unverbindliche Termine und Schätzungen zu verstehen.

2.3 Leistungsbeschreibungen sind nur als Beschaffenheitsangaben anzusehen. Die Leistungsbeschreibungen enthalten im Zweifel nicht die Übernahme einer Garantie. Garantien durch Personio erfolgen nur in Schriftform und sind im Zweifel nur dann als solche auszulegen, wenn sie als "Garantie" bezeichnet werden.

2.4 Soweit Personio auf rechtliche Erfordernisse hinweist (z.B. steuerliche Aspekte, Einwilligungserfordernisse, Datenschutzanforderungen) oder rechtlich relevante Texte oder Inhalte bereitstellt (z.B. Rollen- und Berechtigungskonzepte) so handelt es sich lediglich um Vorschläge. Personio schuldet keine Rechtsberatung und kann insofern keine Gewähr für die Rechtskonformität der genannten Leistungen bieten, insbesondere in Bezug auf die Anforderungen des Steuerrechts, Arbeitsrechts oder Datenschutzrechts. Der/die Kunde/Kundin hat selbst oder durch rechtskundige Dritte die Rechtskonformität dieser Leistungen vorzugeben und zu prüfen.

3. Pflichten und Obliegenheiten des/der Kunden/Kundin

3.1 Personio ist für eine erfolgreiche und zeitgerechte Durchführung der von Personio geschuldeten Leistungen auf die Mitwirkung des/der Kunden/Kundin angewiesen. Personio verpflichtet sich daher, sämtliche für eine sachgerechte Leistungsdurchführung erforderlichen Informationen, Unterlagen und Inhalte rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen (z.B. zu importierende Daten). Der/die Kunde/Kundin ist zudem verpflichtet, auch unaufgefordert auf Umstände hinzuweisen, die für die Erbringung der Leistungen durch Personio von Bedeutung sein können und von denen der/die Kunde/Kundin erkennen kann, dass sie Personio unbekannt sind.

3.2 Bei Auftreten von Mängeln oder sonstigen Störungen ist der/die Kunde/Kundin verpflichtet, diese unverzüglich an Personio zu melden und die zur Fehlerbehebung erforderlichen ihm vorliegenden Informationen mitzuteilen.

3.3 Weitere Einzelheiten zu den Mitwirkungspflichten und Obliegenheiten des/der Kunden/Kundin können sich aus dem Auftrag ergeben.

4. Nutzungsrechte an den Leistungen von Personio

Soweit in diesen AGB oder dem Auftrag nicht anders vorgesehen, räumt Personio dem/der Kunden/Kundin hiermit an den vertragsgegenständlichen Leistungen des/der Kunden/Kundin (z.B. erstellte Unterlagen) das einfache (d.h. nicht-ausschließliche), nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Leistungen für die vertraglich vereinbarten Zwecke, im Zweifel für die eigenen Geschäftszwecke des/der Kunden/Kundin, zu nutzen.

5. Zahlungsbedingungen

5.1 Sämtliche Leistungen durch Personio für den/die Kunden/Kundin sind nach Zeitaufwand zu vergüten, sofern im Auftrag kein Festpreis vereinbart wurde. Es gelten die im Auftrag genannten bzw. dort in Bezug genommenen Stundensätze.

5.2 Sofern im Auftrag ein Festpreis vereinbart wurde, erbringt Personio die dort für den Festpreis vereinbarten Leistungen zu diesem Preis.

5.3 Soweit nicht anders vereinbart ist, wird ein vereinbarter Festpreis mit Auftragserteilung in Rechnung gestellt. Bei einer Vergütung nach Zeit stellt Personio die Arbeitszeiten regelmäßig, in der Regel am Ende eines jeden Kalendermonats, in Rechnung. Bei einer Vergütung nach Zeit ist der Rechnung ein Tätigkeitsbericht beizufügen, aus dem sich Datum oder Zeitraum, Dauer und Inhalt der Tätigkeit ergibt. Die Abrechnung erfolgt in 15 Minuten Zeiteinheiten. Personio darf Rechnungen in elektronischer Form stellen.

5.4 Reisen sind vorher mit dem/der Kunden/Kundin abzustimmen. An- und Abfahrten zum/zur Kunden/Kundin gelten ebenfalls zu 50% als Arbeitszeit (ab Personios nächstgelegenen Büro). Reisekosten sind von Personio zu belegen und vom/von der Kunden/Kundin zu erstatten.

5.5 Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweiligen gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.6 Rechnungen sind innerhalb von 14 Tage ohne Abzüge zu zahlen.

6. Haftungsbeschränkung

6.1 Personio haftet für Schäden, soweit diese a) vorsätzlich oder grob fahrlässig von Personio verursacht wurden, oder b) leicht fahrlässig von Personio verursacht wurden und auf wesentliche Pflichtverletzungen zurückzuführen sind, die die Erreichung des Zwecks des Vertrages gefährden, oder auf die Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der/die Kunde/Kundin vertrauen darf (Kardinalspflichten). Im Übrigen ist die Haftung von Personio unabhängig von deren Rechtsgrund ausgeschlossen, außer Personio haftet kraft Gesetzes zwingend, insbesondere wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit einer Person, Übernahme einer ausdrücklichen Garantie (siehe hierzu auch Ziffer 2.3), arglistigen Verschweigens eines Mangels oder nach dem Produkthaftungsgesetz.

6.2 Im Falle von Ziffer 6.1 Satz 1, Buchstabe b) (leicht fahrlässige Verletzung von Kardinalspflichten) haftet Personio nur begrenzt auf den für einen Vertrag dieser Art typischerweise vorhersehbaren Schaden.

6.3 Soweit Personio seine Leistungen unentgeltlich erbringt, ist die Haftung von Personio auf Vorsatz, Arglist und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, außer Personio haftet kraft Gesetzes zwingend.

6.4 Die Haftungsbeschränkungen der Ziffern 6.1 bis 6.3 gelten auch bei Ansprüchen gegen Mitarbeiter, gesetzliche Vertreter und Beauftragte von Personio.

7. Vertraulichkeit

7.1 "Vertrauliche Informationen" sind alle Informationen, unabhängig davon, ob sie in schriftlicher oder mündlicher Form vorliegen, die (i) ihrer Natur nach vertraulich oder geheimhaltungsbedürftig sind oder (ii) die die Partei, der die Informationen übermittelt werden, aufgrund der besonderen Umstände als vertraulich und geheimhaltungsbedürftig erkennen muss. Zu den vertraulichen Informationen gehören insbesondere Produktbeschreibungen und -spezifikationen sowie Preise. Die Parteien verpflichten sich zu Folgendem:

7.1.1 Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht ohne ausdrückliche Zustimmung ( mindestens in Textform ) an Dritte weiterzugeben.

7.1.2 Die vertrauliche Informationen nur für vertraglich vereinbarte Zwecke zu verwenden.

7.1.3 Mindestens die gleichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, die sie in Bezug auf ihre eigenen vertraulichen Informationen ergreifen. Diese Vorkehrungen müssen zumindest angemessen sein, um eine Offenlegung gegenüber unbefugten Dritten zu verhindern. Darüber hinaus sind beide Parteien verpflichtet, die unbefugte Offenlegung oder Nutzung vertraulicher Informationen durch ihre Kunden, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer oder gesetzlichen Vertreter zu verhindern.

7.1.4 Sich gegenseitig in Textform über jeden Missbrauch vertraulicher Informationen zu informieren.

7.2 Vertraulichen Informationen sind keine Informationen, die:

7.2.1 Der anderen Partei vor der Übermittlung und ohne bestehende Vertraulichkeitsvereinbarung bekannt waren,

7.2.2 Von einem Dritten übermittelt werden, der nicht einer ähnlichen Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegt,

7.2.3 Sonst öffentlich bekannt sind,

7.2.4 Unabhängig und ohne Nutzung vertraulicher Informationen entwickelt wurden,

7.2.5 In Textform zur Veröffentlichung freigegeben wurden, oder

7.2.6 Aufgrund einer rechtskräftigen gerichtlichen oder behördlichen Anordnung übermittelt werden müssen, sofern der von der Übermittlung Betroffene rechtzeitig informiert wird, um Rechtsschutzmaßnahmen ergreifen zu können.

7.3 Keine der Parteien darf sich vertrauliche Informationen durch Reverse Engineering verschaffen. Unter "Reverse Engineering" sind in diesem Zusammenhang alle Handlungen zu verstehen, einschließlich des Beobachtens, Testens, Untersuchens und Wiederzusammensetzens, mit dem Ziel, vertrauliche Informationen zu erlangen.

7.4 Die in Ziffern 7.1 bis 7.3 enthaltenen Beschränkungen gelten bis zu dem Zeitpunkt, an dem die betreffenden vertraulichen Informationen nicht mehr vertraulich sind, oder bis zu einem Zeitraum von fünf Jahren nach Beendigung des Vertrags, je nachdem, was früher eintritt.

8. Datenschutz

Sofern Personio im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des/der Kunden/Kundin im Auftrag verarbeitet, handelt Personio als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO und der/die Kunde/Kundin als Verantwortliche/r nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dies ist insbesondere der Fall bei Datenmigrationen, Account-Splits/Mergers sowie sonstigen Leistungen, die einen Zugriff von Personio auf die Personaldaten des/der Kunden/Kundin in der Software erfordern. Zwischen dem/der Kunde/Kundin und Personio gilt hierfür der zwischen ihnen im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Software geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO entsprechend.

9. Dienstvertragliche Leistungen

9.1 Soweit nichts anderes vereinbart ist, erbringt Personio seine Leistungen als dienstvertragliche Leistungen, schuldet mithin keinen konkreten Erfolg.

9.2 Genereller Einsatzort für die Leistungserbringung sind die Geschäftsräume von Personio, außer die Leistungen erfordern zwingend eine Präsenz beim/ bei der Kunden/Kundin oder es wurde ein entsprechender Einsatzort vereinbart.

9.3 Von Personio eingesetzte Mitarbeiter unterliegen bei der Durchführung der ihnen übertragenen Tätigkeiten keinen Weisungen des/der Kunden/Kundin. Der/die eingesetzte Mitarbeitende ist in der Gestaltung seiner/ihrer Tätigkeit (Zeit, Dauer, Art und Ort der Arbeitsleistung) frei. Er/sie hat jedoch besondere betriebliche Belange und Anforderungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit zu berücksichtigen. Der/die eingesetzte Mitarbeitende ist ferner in Bezug auf den Arbeitsort oder die Arbeitszeit ungebunden. Projektspezifische Zeitvorgaben des/der Kunden/Kundin sind jedoch nach Abstimmung zu beachten (z.B. Besprechungstermine).

9.4 Kann Personio seine Leistungen wegen eines Annahmeverzugs des/der Kunden/Kundin oder eines sonstigen Grundes, der sich aus der Betriebssphäre des/der Kunden/Kundin ergibt, nicht erbringen, gelten die Bestimmungen des § 615 BGB.

10. Werkvertragliche Leistungen

10.1 Soweit die Parteien die Anwendbarkeit der werkvertraglichen Bestimmungen vereinbart haben, gelten die Bestimmungen dieser Ziffer 10.

10.2 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, alle Leistungen unverzüglich – soweit nicht anders vereinbart innerhalb von zwei Wochen – ab Bereitstellung zu untersuchen und erkennbare und/oder erkannte Mängel unverzüglich schriftlich unter genauer Beschreibung des Mangels zu rügen (Abnahme). Der Abnahme steht es gleich, wenn der/die Kunde/Kundin die Leistung binnen einer von Personio gesetzten angemessenen Frist nicht abnimmt, obwohl er/sie dazu verpflichtet ist. Gleiches gilt für den Fall, dass die Leistung vorbehaltlos bezahlt oder über einen Zeitraum von mehr als zwei Wochen genutzt wird.

10.3 Ein wesentlicher Mangel liegt vor, wenn die geschuldete Leistung nicht vertragsgemäß nutzbar ist, sodass der mit ihr nach dem Vertrag verfolgte Zweck nicht oder nur erheblich erschwert erreicht werden kann. Ein nur unwesentlicher Mangel berechtigt nicht zur Verweigerung der Abnahme.

10.4 Im Falle eines Mangels steht Personio die Wahl der Nacherfüllung zu. Die Nacherfüllung hat unabhängig von der Anzahl der Versuche innerhalb einer angemessenen Frist zu erfolgen. Das Recht zur Selbstvornahme steht dem/der Kunden/Kundin nicht zu.

10.5 Ansprüche des/der Kunden/Kundin wegen eines Mangels bei werkvertraglichen Leistungen verjähren in zwölf (12) Monaten ab dem gesetzlich festgelegten Beginn der Verjährung. Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Personenschäden, Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie gelten die gesetzlichen Bestimmungen zur Verjährung; bei einer Garantieübernahme gilt dies jedoch nur, sofern sich aus der jeweiligen Garantievereinbarung nicht etwas Anderes ergibt.

11. Schlussbestimmungen

11.1 § 312i Abs. 1 Nr.1, 2 und 3 BGB sowie § 312i Abs. 1 Satz 2 BGB, die bei Verträgen im elektronischen Geschäftsverkehr bestimmte Verpflichtungen des Unternehmers vorsehen, werden abbedungen.

11.2 Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich deutschem Recht unter Ausschluss des UN – Kaufrechts.

11.3 Ist der/die Kunde/Kundin Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so wird hiermit für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag München als Gerichtsstand vereinbart.

11.4 Gegen Forderungen von Personio kann der/die Kunde/Kundin nur mit solchen Gegenforderungen aufrechnen, die unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif sind.

11.5 Zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts ist der/die Kunde/Kundin nur insoweit befugt, als die Gegenforderung, auf die er das Zurückbehaltungsrecht stützt, unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif ist und auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

11.6 Außer im Anwendungsbereich des § 354 a HGB kann der/die Kunde/Kundin Ansprüche aus diesem Vertrag nur mit der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Personio an Dritte abtreten, die Personio nicht unbillig verweigern wird.

11.7 Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen hiervon nicht berührt. Für diesen Fall vereinbaren die Parteien, die unwirksame Bestimmung durch eine solche wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem ursprünglich Gewollten möglichst weitgehend entspricht. Gleiches gilt für Vertragslücken.


Version 08-2023

Besondere Geschäftsbedingungen für Personio Anzeigenpakete (Personio Posting Bundle)

1.

Vertragsgegenstand

2.

Definitionen

3.

Leistungen von Personio

4.

Nutzungsvoraussetzungen

5.

Schaltung von Stellenanzeigen

6.

Freistellungspflichten

7.

Vertragslaufzeit

8.

Vergütung

9.

Schlussbestimmungen

1. Vertragsgegenstand

Die vorliegenden besonderen Geschäftsbedingungen („bGB“) regeln die Rechte und Pflichten  von Personio und dem/der Kunden/Kundin für die Bereitstellung von Anzeigenpaketen. Diese bGB ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Personio. Im Falle von Widersprüchen gehen diese  bGB vor.  

2. Definitionen

In diesen bGB haben die nachfolgenden Begriffe diese Bedeutung:

2.1 „Stellenanzeige“ bedeutet eine einzelne Stellenanzeige auf einem Anzeigenportal (z.B.  Stellenanzeige bei LinkedIn mit 30-tägiger Laufzeit für eine bestimmte Position). 

2.2 „Anzeigenportal“ bedeutet ein Portal, das Stellenanzeigen veröffentlicht (z.B. Monster oder  indeed). 

2.3 „Anzeigen-Produkt“ bedeutet ein Anzeigen-Produkt eines bestimmten Anzeigenportals (z.B.  eine Stellenanzeige mit bestimmter Laufzeit oder Klickzahl). 

2.4 „Anzeigenpaket“ bedeutet ein vom/von der Kunden/Kundin gewähltes Anzeigen-Produkt eines Anzeigenportals mit Mengenangaben (z.B. „fünf 30-tägige Stellenanzeigen bei Stepstone“ oder „drei 60-tägige Stellenanzeige jeweils bei Stepstone“). Der/die Kunde/Kundin kann mehrere Anzeigenpakete kombinieren (z.B. fünf 30-tägige und eine 60-tägige Stellenanzeigen bei LinkedIn und eine 30-tägige Stellenanzeige bei Monster). 

2.5 „Abrechnungszeitraum“ meint die vom/von der Kunden/Kundin gewählte Laufzeit (z.B. 3 Monate oder 12 Monate) für das gebuchte Anzeigenpaket, innerhalb der die Stellenanzeigen grundsätzlich zu verbrauchen sind und die sich anschließend automatisch verlängert. 

2.6 „Vertragslaufzeit“ meint die gesamte Vertragslaufzeit für das Anzeigenpaket und entspricht dem sich jeweils automatisch verlängernden Abrechnungszeitraum. 

2.7 „Guthaben“ meint die Berechtigung, bestimmte Stellenanzeigen-Produkte zu schalten.   

3. Leistungen von Personio

3.1 Personio stellt dem/der Kunden/Kundin während der Vertragslaufzeit das Produkt „Personio Anzeigenpaket“ bereit. Der/die Kunde/Kundin stellt sich hierzu ein oder mehrere Anzeigenpakete zusammen und wählt einen Abrechnungszeitraum. Die Kombinationsmöglichkeiten und der Preis (je Turnus) für das Anzeigenpaket ergeben sich aus den von Personio bereitgestellten Informationen (einschließlich einem etwaigen Online-Konfigurator). Die Informationen selbst stellen kein verbindliches Angebot von Personio dar. Während der Vertragslaufzeit kann der/die Kunde/Kundin über seinen/ihren Personio Account Stellenanzeigen bei den Anzeigenportalen in dem Umfang des  jeweiligen Anzeigenpakets und des verbleibenden Guthabens schalten (siehe Ziffer 4). Der Entwurf oder die Gestaltung von Stellenanzeigen sowie fachlicher Support sind nicht Gegenstand der Leistung von Personio. 

3.2 Zu Beginn eines Abrechnungszeitraums erhält der/die Kunde/Kundin ein Guthaben von Stellenanzeigen gemäß dem Anzeigenpaket. Schaltet der/die Kunde/Kundin entsprechende Anzeigen, verringert sich das Guthaben. Wird das in einem Abrechnungszeitraum erstmals erlangte Guthaben nicht verbraucht, wird dieses Guthaben dem nächsten Abrechnungszeitraum gutgeschrieben („Übertrag“). Wird das übertragene Guthaben im folgenden Abrechnungszeitraum nicht verbraucht, verfällt das Guthaben ersatzlos, d.h. es ist keine weitere Übertragung und keine Rückerstattung möglich („Verfall“). Bei der Buchung von Stellenanzeigen wird altes Guthaben (d.h. im vorherigen Abrechnungszeitraum erlangtes) zuerst verbraucht. Sämtliches Guthaben verfällt bei Vertragsende (siehe Ziffer 7.2, 7.4 und 7.6). 

3.3 Einigen sich Personio und der/die Kunde/Kundin auf ein Auffüllen des Guthabens (auch  „Refill“ genannt) so gilt, sofern nichts Anderes vereinbart, Folgendes: Das Guthaben wird um die Anzahl der Stellenanzeigen-Produkte des Anzeigenpakets erhöht (z.B. 10 StepStone  Stellenanzeigen gebucht, 9 verbraucht, Refill erhöht Guthaben auf 11 Stellenanzeigen). Mit dem  Auffüllen beginnt der Abrechnungszeitraum von vorne, ohne dass ein Verfall von noch  bestehendem Guthaben erfolgt. Der aktuelle Abrechnungszeitraum verlängert sich mithin um den bereits abgelaufenen Zeitraum des Abrechnungszeitraums (z.B. Abrechnungszeitraum 12 Monate, Refill nach 10 Monaten, Abrechnungszeitraum läuft insgesamt 22 Monate, d.h. 12  weitere Monate ab dem Refill). 

3.4 Einigen sich die Parteien während der Vertragslaufzeit auf eine Erhöhung der Anzahl der Anzeigen-Produkte eines Anzeigenpakets (z.B. 10 statt 5 StepStone Stellenanzeigen) gilt: Mit dem Upgrade beginnt der Abrechnungszeitraum von vorne, ohne dass ein Verfall von Guthaben erfolgt. Der aktuelle Abrechnungszeitraum verlängert sich mithin um den bereits abgelaufenen Zeitraum des Abrechnungszeitraums. Eine Verringerung der Anzahl der Anzeigen-Produkte eines Anzeigenpakets (auch „Downgrade“ genannt) ist erst mit Ende des Abrechnungszeitraums wirksam; mit dem geänderten Anzeigenpaket beginnt bei einem Downgrade ein neuer Abrechnungszeitraum, es erfolgt ein Übertrag bzw. ggf. Verfall gemäß Ziffer 3.2.

4. Nutzungsvoraussetzungen

4.1 Voraussetzungen für die Nutzung von Anzeigenpaketen sind 

a) ein gültiger Vertrag zwischen Kunde/Kundin und Personio über die kostenpflichtige Nutzung von Personio, und 

b) eine vom/von der Kunden/Kundin gebuchte Recruiting Option. 

4.2 Liegen diese Voraussetzungen nicht (mehr) vor, kommt der Vertrag noch nicht zustande, bzw. endet automatisch (vgl. Ziffer 7). 

5. Schaltung von Stellenanzeigen

5.1 Das Schalten von Stellenanzeigen durch den/die Kunden/Kundin ist ausschließlich über den Personio Account mit den darin bereitgestellten technischen Funktionalitäten und Modalitäten der Anzeigenschaltung möglich. Die Stellenanzeige muss dazu auf der Karriereseite des/der Kunden/Kundin in Personio veröffentlicht sein und die Veröffentlichung erfolgt im Personio Standard Design. Personio schaltet die Stellenanzeigen gemäß den Vorgaben des/der Kunden/Kundin. Es kommt dabei kein Vertrag zwischen dem/der Kunden/Kundin und dem Anzeigenportal zustande, Personio agiert als „Zwischenhändler“ und nicht als rechtsgeschäftlicher Vertreter des Anzeigenportals oder des/der Kunden/Kundin. Der/die Kunde/Kundin schuldet die Vergütung für die Anzeigen Personio, nicht dem Anzeigenportal. 

5.2 Für die Schaltung von Stellenanzeigen gelten zwischen Personio und dem/der Kunden/Kundin entsprechend die Vertragsbedingungen (z.B. betreffend unzulässiger Inhalte) und Leistungsbeschreibung (z.B. Erscheinungsdauer und Umfeld) der Anzeigenportale zum Zeitpunkt der Schaltung der einzelnen Stellenanzeige. Diese sind abrufbar unter Personio Anzeigepaket: Leistungsbeschreibung. Der/die Kunde/Kundin wird sich mit diesen vorab vertraut machen und verpflichtet sich gegenüber Personio zur Einhaltung der Vertragsbedingungen.

6. Freistellungspflichten

6.1 Machen Dritte (einschließlich Betreiber/innen von Anzeigenportalen) gegenüber Personio Ansprüche bzw. Rechtsverletzungen geltend, die auf der Behauptung beruhen, dass der/die Kunde/Kundin gegen seine/ihre vertraglichen Pflichten aus den Vertragsbedingungen der Anzeigenportale verstoßen hat oder Stellenanzeigen in rechtswidriger Weise eingestellt hat (z.B. Verstoß gegen Wettbewerbs- oder Urheberrecht), so gilt Folgendes: Der/die Kunde/Kundin wird Personio von diesen Ansprüchen unverzüglich freistellen, Personio bei der Rechtsverteidigung angemessene Unterstützung bieten und Personio von den Kosten der Rechtsverteidigung freistellen.

6.2 Voraussetzung für die Freistellungspflicht nach Ziffer 6.1 ist, dass Personio den/die Kunden/Kundin über geltend gemachte Ansprüche unverzüglich schriftlich oder in Textform informiert, keine Anerkenntnisse oder gleich kommende Erklärungen abgibt und es dem/der Kunden/Kundin ermöglicht, auf Kosten des/der Kunden/Kundin - soweit möglich - alle  gerichtlichen und außergerichtlichen Verhandlungen über die Ansprüche zu führen.

7. Vertragslaufzeit

7.1 Der Vertrag kommt zustande durch Angebot und Annahme (z.B. Bestätigungs-E-Mail des/der Kunden/Kundin oder unterschriebenes Angebot). Der Vertrag beginnt, sofern nicht anders vereinbart, zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses unter der aufschiebenden Bedingung, dass die Nutzungsvoraussetzungen der Ziffer 4 vorliegen.

7.2 Die Vertragslaufzeit für ein Anzeigenpaket entspricht dem vom/von der Kunden/Kundin gewählten Abrechnungszeitraum für das Anzeigenpaket. Der Vertrag verlängert sich anschließend automatisch um den gleichen Zeitraum, sofern er nicht vom/von der Kunden/Kundin oder Personio mit einer Frist von einem Monat mit Wirkung zum Ende des Abrechnungszeitraum gekündigt wurde.

7.3 Die Kündigung bedarf der Textform.

7.4 Liegen die Nutzungsvoraussetzungen nach Ziffer 4 nicht mehr vor, d.h. die Recruiting-Option oder der Personio-Vertrag enden, so endet automatisch auch die  Vertragslaufzeit für das Anzeigenpaket. Es gilt dann Ziffer 7.6. 

7.5 Personio ist berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zu kündigen, wenn Personio das Produkt „Personio Anzeigenpakete“ insgesamt einstellt oder wesentlich ändert. Etwaige im Voraus bezahlte Gebühren für ungenutzte Stellenanzeigen werden in diesem Fall von Personio erstattet.

7.6 Mit Ende der Vertragslaufzeit verfällt das bis dahin nicht genutzte Guthaben ersatzlos. Die bis zum Vertragsende nicht geschalteten Stellenanzeigen können nicht mehr geschaltet werden und es erfolgt keine Erstattung. Dies gilt nicht im Falle einer  außerordentlichen Kündigung durch den/die Kunden/Kundin, wenn der Grund für die Kündigung eine schuldhafte Pflichtverletzung von Personio war. Sofern eine Stellenanzeige vor Vertragsende geschaltet wurde und die Dauer der Darstellung der Stellenanzeige auf dem Stellenportal über das Vertragsende hinaus reicht, bleibt die Anzeige bestehen und diese bGB gelten in Bezug auf diese Anzeige entsprechend fort, bis die Anzeige endet. 

8. Vergütung

8.1 Der/die Kunde/Kundin zahlt an Personio für das Anzeigenpaket je Abrechnungszeitraum die  vereinbarte Vergütung (Paket-Gebühr), zzgl. der jeweils gültigen Umsatzsteuer. Eine Erstattung der Paket-Gebühr für ungenutzte bzw. verfallene Stellenanzeigen ist ausgeschlossen, sofern nicht anderweitig in diesen bGB geregelt. 

8.2 Die Paket-Gebühr wird jeweils zu Beginn eines  Abrechnungszeitraum im Voraus fällig und von Personio über den Personio Account als PDF in Rechnung gestellt. Bei der Zahlart Überweisung beträgt die Zahlungsfrist 14 Tage. Im Falle der Zahlung per Bankeinzug wird Personio den/die Kunden/Kundin vor der Durchführung einer Lastschrift im SEPA-Lastschriftverfahren mit angemessenem zeitlichem Vorlauf darüber informieren, in der Regel zwei Tage vorher. Die Parteien sind sich jedoch einig, dass die Frist für die Vorabinformation der SEPA-Lastschrift auf einen Tag verkürzt wird.

9. Schlussbestimmungen

9.1 Ziffer 12 der AGB gelten auch in Bezug auf diese bGB. Eine Änderung der bGB kann insbesondere dann erfolgen, wenn sich die Vertragsbedingungen der Anzeigenportale wesentlich ändern. Personio kann zudem die Preise von Anzeigen-Paketen  anpassen, wenn und soweit sich die Einkaufspreise der Portale ändern. Personio wird den/die Kunden/Kundin die geänderten Preise vier Wochen vor Wirksamwerden zusammen mit dem Grund der Änderung ankündigen und dem/der Kunden/Kundin ein Widerspruchsrecht einräumen. Widerspricht der/die Kunde/Kundin nicht, gelten die neuen Preise als akzeptiert. Personio wird den/die Kunden/Kundin auf diese Wirkung des Schweigens in der Ankündigung hinweisen. Widerspricht der/die Kunde/Kundin, so endet die Vertragslaufzeit mit Wirkung zum Beginn der angekündigten geänderten Preise; etwaige im Voraus bezahlte Gebühren für ungenutzte Stellenanzeigen werden in diesem Fall von Personio erstattet.

9.2 Insbesondere die Ziffern 10 (Haftungsbeschränkung), 11 (Datenschutz und  Vertraulichkeit) und 13 (Schlussbestimmungen) der AGB gelten auch in Bezug auf diese bGB.


Version 08-2023

Zusätzliche Bedingungen für die Personio Payroll App

1.

Bereitstellung der Personio Payroll App

2.

Personio Payroll App

3.

Pflichten des Kunden

4.

Zahlungsbedingungen

5.

Änderungen

6.

Schlussbestimmungen

Geltungsbereich

Diese Bedingungen regeln Ihr Abonnement der Personio Payroll App und ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Personio ("AGB") und das Addendum zur Datenverarbeitung / Auftragsverbeitungsvertrag ("Personio Payroll Bedingungen").

Erläuterungen zu unseren Personio Payroll Bedingungen finden Sie am Anfang eines jeden Abschnitts.

1. Bereitstellung der Personio Payroll App


Erläuterung:

  • Gemeinsam erarbeiten wir eine strukturierte Qualifizierung und Umsetzung der Payroll-App unter den Kernpunkten dieses Abschnitts

  • Personio ist darauf angewiesen, dass Sie bei der Einrichtung der Personio Payroll App mitwirken und Informationen zur Verfügung stellen


1.1. Personio Plan: Der/die Kunde/Kundin erkennt an, dass ein aktives Abonnement eines Softwareplans (für Kunden/Kundinnen, die einen Vertrag vor dem 08. August 2023 abgeschlossen haben: Software-Version) erforderlich ist, um die Personio Payroll App zu nutzen. Wenn der/die Kunde/Kundin sein/ihr Personio-Plan-Abonnement kündigt, wird auch die Personio Payroll App entsprechend gekündigt.

1.2. Eignung: Der/die Kunde/Kundin füllt den Personio-Qualifikationsfragebogen aus, um seine spezifischen Anforderungen zu ermitteln und die Übereinstimmung mit der Personio Payroll App festzustellen. Der/die Kunde/Kundin stellt sicher, dass alle bereitgestellten Informationen korrekt und vollständig sind.

1.3. Implementierung: Die Parteien werden zusammenarbeiten, um einen Implementierungsplan zu erstellen, der auf der Standardmethodik und -dokumentation von Personio basiert ("Implementierungsplan"). Der Rahmen für die Implementierung der Personio Payroll App wird im Implementierungsplan detailliert beschrieben.

1.4. Leistungsumfang: Die Parteien werden zusammenarbeiten, um einen Gesamtleistungsumfang für die Bereitstellung der Personio Payroll App ("Leistungsumfang") zu erstellen. Der Leistungsumfang identifiziert alle anwendbaren Serviceelemente, die für den/die Kunden/Kundin in Frage kommen, und basiert auf Annahmen, die von den vom/von der Kunden/Kundin gelieferten Informationen abhängig sind. Der/die Kunde/Kundin erkennt an, dass der Leistungsumfang ggf. geändert werden muss, wenn sich herausstellt, dass eine Annahme nicht korrekt ist, wenn sich die Anforderungen des/der Kunden/Kundin ändern, wenn es zu Verzögerungen kommt oder wenn andere Faktoren eine Änderung des Leistungsumfangs erfordern.

1.5. Erste Live Nutzung: Personio wird den/die Kunden/Kundin informieren, wenn die Personio Payroll App in einer Live-Umgebung verfügbar ist. Der/die Kunde/Kundin stellt sicher, dass vor dem Datum der ersten Lohnabrechnung alle angeforderten Informationen übermittelt, alle Genehmigungsunterlagen ausgefüllt und alle vorherigen Lohnabrechnungsdienste oder -vereinbarungen beendet wurden.

1.6. Abhängigkeit: Der/die Kunde/Kundin erkennt an, dass die vollständige, genaue und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen für die Erstellung der Dokumentation gemäß diesem Abschnitt wesentlich ist und dass Personio sich bei der Bestimmung der Eignung der Personio Payroll App für den/die Kunden/Kundin auf die bereitgestellten Informationen verlässt. Personio ist berechtigt, sich vom Personio Payroll App Vertrag zu lösen oder den Implementierungsplan / Serviceumfang zu aktualisieren, um etwaige vom/von der Kunden/Kundin mitgeteilte Änderungen nach der Qualifizierung zu berücksichtigen.

2. Personio Payroll App


Erläuterung:

  • In diesem Abschnitt haben wir besonders wichtige Aspekte der Personio Payroll App aufgeführt.


2.1. Leistung: Personio stellt die Personio Payroll App in Übereinstimmung mit dem jeweils vereinbarten Leistungsumfang gemäß den Personio Payroll Bedingungen während der Laufzeit des Abonnements zur Verfügung. Der/die Kunde/Kundin nutzt die Personio Payroll App in Übereinstimmung mit diesen Personio Payroll Bedingungen und dem vereinbarten Leistungsumfang.

2.2. Professional Services: Der/die Kunde/Kundin kann Personio beauftragen, zusätzliche oder über den Leistungsumfang hinausgehende Tätigkeiten auszuführen. Solche zusätzlichen Services und die damit verbundenen Gebühren werden von Personio im Rahmen einer separaten Vereinbarung auf ihre Durchführbarkeit geprüft und dokumentiert. Hierfür gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für unterstützende Dienstleistungen (Professional Services) auf der Personio Webseite.

2.3. Support: Personio erbringt Supportleistungen in Übereinstimmung mit den AGB und dem ausgewählten Personio Payroll App Plan.

2.4. Verbundene Unternehmen: Ziffer 6.2 AGB gilt entsprechend für die Personio Payroll App je nach gewähltem Personio Payroll App Plan.

2.5. Unregelmäßigkeiten: Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, Personio unverzüglich zu benachrichtigen, sobald er/sie von einem Fehler, einer Unterlassung oder einer Unstimmigkeit in einer Information oder einem Datensatz Kenntnis erlangt, die bzw. der in Verbindung mit der Personio Payroll App bereitgestellt wurde. Falls Personio verpflichtet ist, einen Fehler zu korrigieren, können zusätzliche Gebühren anfallen. Soweit ein solcher Fehler auf einen technischen Fehler zurückzuführen ist, der durch die Software verursacht wurde, erfolgt eine solche Korrektur ohne zusätzliche Kosten.

2.6. Unterlagen: Die Erstellung von gesetzlich vorgeschriebenen Berichten und Formularen, die in der Regel von einem Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen geliefert werden, ist in der Personio Payroll App enthalten und Personio gibt einen Überblick darüber, welche Berichte und Unterlagen als Teil des Leistungsumfangs geliefert werden können. Für alle vom/von der Kunden/Kundin angeforderten Leistungen, die nicht zum Leistungsumfang gehören, können zusätzliche Gebühren anfallen.

2.7. Prüfung: Soweit der/die Kunde/Kundin verpflichtet ist, auf eine behördliche Prüfung in Bezug auf Aktivitäten im Zusammenhang mit der Personio Payroll App zu reagieren, leistet Personio, soweit möglich, angemessene Unterstützung bei der Beantwortung solcher Prüfungen oder Informationsanfragen. Falls der/die Kunde/Kundin verlangt, dass Personio in seinem/ihrem Namen direkt mit einem Prüfer zusammenarbeitet, handelt es sich um einen kostenpflichtigen Service.

2.8. Erstellung von Gehaltsabrechnungen: Personio stellt dem/der Kunden/Kundin nur elektronische Gehaltsabrechnungen zur Verfügung.

3. Pflichten des Kunden


Erläuterung:

  • Wir sind uns der Bedeutung der Zusammenarbeit bewusst und dieser Abschnitt beschreibt die Bereiche, die in Ihrer Verantwortung liegen, damit unsere Partnerschaft bei der Bereitstellung der Personio Payroll App erfolgreich sein kann.


3.1. Payroll Verantwortliche: Der/die Kunde/Kundin muss mindestens zwei Personio Payroll-Verantwortliche benennen, die für das Konto des/der Kunden/Kundin verantwortlich sind und wichtige Ansprechpartner für Personio sind.

3.2. Vertretungsrecht: Der/die Kunde/Kundin muss bei den entsprechenden Aufsichtsbehörden registriert sein und sicherstellen, dass entsprechende Vollmachten für die Vertretung und Einreichung von Lohnabrechnungen durch Personio vorhanden sind. Der/die Kunde/Kundin ist dafür verantwortlich, die Aufrechterhaltung aller Registrierungen und Vollmachten sicherzustellen.

3.3. Zusammenarbeit: Der/die Kunde/Kundin wird mit Personio zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass er/sie seine/ihre Verpflichtungen korrekt und rechtzeitig erfüllen kann. Personio haftet nicht für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund mangelnder Mitwirkung des/der Kunden/Kundin.

3.4. Richtigkeit: Der/die Kunde/Kundin trägt die Verantwortung für die Überprüfung der Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit aller über die Personio Payroll App (oder auf andere Weise) eingegebenen Informationen. Jeder Anspruch, der aufgrund von ungenauen, unvollständigen oder verspäteten Informationen entsteht, die vom/von der Kunden/Kundin bereitgestellt werden, liegt in der alleinigen Haftung des/der Kunden/Kundin.

3.5. Freigabe: Der/die Kunde/Kundin muss alle Abrechnungsdaten prüfen und genehmigen, um sicherzustellen, dass die spezifische Abrechnung korrekt ist, bevor der Abrechnungslauf genehmigt wird.

3.6. Dokumente: Der/die Kunde/Kundin stimmt zu, gegebenenfalls zusätzliche Dokumente zu erstellen und zu liefern, damit Personio die Personio Payroll App bereitstellen kann.

3.7. Benachrichtigung über Änderungen: Der/die Kunde/Kundin informiert Personio unverzüglich über alle geplanten oder möglichen Änderungen in seinem/ihrem Unternehmen, die für die Personio Payroll App oder den Leistungsumfang relevant sind oder sich darauf auswirken können. Alle daraus resultierenden Änderungen müssen in Übereinstimmung mit Abschnitt 5 (Änderungskontrolle) der Personio Payroll Bedingungen erfolgen.

4. Zahlungsbedingungen


Erläuterung:

  • Die Kosten werden gemäß den Bestimmungen dieses Abschnitts er- und berechnet.


4.1. Zahlungen: Der/die Kunde/Kundin zahlt alle Gebühren in Übereinstimmung mit den Bedingungen und Modalitäten, die im jeweiligen Angebot festgelegt sind oder wie von Personio in Bezug auf die Personio Payroll App mitgeteilt.

4.2. Abonnement-Gebühren: Der/die Kunde/Kundin zahlt eine monatliche Abonnementgebühr im Rahmen des jeweiligen Plans pro Mitarbeitendem/r und Monat ("PPEPM"). Personio stellt monatlich im Nachhinein Rechnungen auf der Grundlage der gesamten PPEPM für den Vormonat aus. Der Abrechnungszeitraum für die Abonnementgebühren beginnt ab dem Datum, an dem Personio dem/der Kunden/Kundin mitteilt, dass die Personio Payroll App in einer Live-Umgebung verfügbar ist. Die monatliche Abonnementgebühr muss entweder per Lastschrift (SEPA) oder per Kreditkarte bezahlt werden.

4.3. Einmalige Gebühren: Einmalige Gebühren sind im Voraus fällig und nach Erhalt einer Rechnung zu zahlen. Die Zahlungen sind zwei Wochen nach Rechnungsdatum fällig.

4.4. Korrekturen: Falls Personio feststellt, dass es dem/der Kunden/Kundin zuvor eine falsche Rechnung gestellt hat, stellt es eine korrigierte Rechnung aus.

5. Änderungen


Erläuterung:

  • Wir sind uns bewusst, dass sich die Umstände im Laufe der Zeit ändern können und sich unsere Beziehung weiterentwickeln wird. Dieser Abschnitt beschreibt, wie wir zusammenarbeiten werden, um spezifische Änderungen in Verbindung mit der Personio Payroll App zu verwalten.


5.1. Änderung des Plans: Personio kann dem/der Kunden/Kundin von Zeit zu Zeit abweichende Pläne für die Personio Payroll App zur Verfügung stellen, wie auf der Website von Personio beschrieben oder anderweitig mitgeteilt. Der/die Kunde/Kundin kann gemäß Abschnitt 3.4 der AGB entweder ein Upgrade oder ein Downgrade der Pläne vornehmen; in diesem Fall bestätigt Personio das entsprechende Verfahren für ein Upgrade oder Downgrade der Pläne.

5.2. Änderung des Leistungsumfangs: Falls eine Änderung des Leistungsumfangs aufgrund einer Kundenmitteilung erforderlich ist, werden die Parteien die Änderung und die mit dieser Änderung verbundenen Gebühren einvernehmlich vereinbaren. Jede derartige Änderung unterliegt einer Bewertung von Personio hinsichtlich Durchführbarkeit, Kapazität, Ressourcen und Zeitrahmen.

5.3. Erforderliche Änderung: Der/die Kunde/Kundin erkennt an, dass bestimmte Änderungen erforderlich sein können, damit Personio die Personio Payroll App weiterhin zur Verfügung stellen kann, falls regulatorische/gesetzliche Anforderungen bestehen oder der bestehende Plan und Serviceumfang für den/die Kunden/Kundin ungeeignet wird. Solche Änderungen werden dem/der Kunden/Kundin so weit wie möglich im Voraus in Textform mitgeteilt, jedoch nicht weniger als 30 Tage vor der Änderung.

5.4. Ablauf: Jede vereinbarte Änderung gemäß diesem Abschnitt dokumentiert die notwendige(n) Änderung(en) des Umfangs, der Leistung, des Zeitplans und der Gebühren in Textform, die den vorliegenden Personio Payroll Bedingungen unterliegen. Vorbehaltlich Abschnitt 5.5 wird eine Änderung erst dann wirksam, wenn sie von den Parteien gemäß diesem Abschnitt vereinbart wurde.

5.5. Keine Änderung: Falls eine Änderung nicht genehmigt oder vereinbart wird, wird die bestehende Vereinbarung, soweit möglich, ohne die Änderung fortgesetzt. Wenn die Personio Payroll App nicht ohne die entsprechende Änderung bereitgestellt werden kann, behält sich Personio das Recht vor, das Abonnement für die Personio Payroll App mit einer Frist von drei Monaten zu kündigen.

6. Schlussbestimmungen


Erläuterung:

  • Allgemeine Bestimmungen, die sich mit verschiedenen Punkten rund um die Personio Payroll App befassen.


6.1. Hinweise: Alle Informationen, die Personio in Verbindung mit der Personio Payroll App zur Verfügung stellt, dienen ausschließlich Informationszwecken und dürfen vom Kunden nicht als Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung ausgelegt werden. Der/die Kunde/Kundin trifft alle Entscheidungen auf der Grundlage einer professionellen und autorisierten Beratung.

6.2. Verantwortlichkeit: Personio ist keine Partei in einem Arbeitsverhältnis oder einer anderen Vereinbarung, die zwischen dem/der Kunden/Kundin und seinen/ihren Mitarbeitenden geschlossen wurde. Personio ist nicht für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen verantwortlich, die sich aus der Beziehung zwischen dem/der Kunden/Kundin und seinen/ihren Mitarbeitenden in Bezug auf die Entlohnung ergeben können.

6.3. Nach Beendigung des Vertrags: Personio ist nicht verpflichtet nach Wirksamkeit der Kündigung irgendwelche Aktivitäten in Bezug auf die Personio Payroll App durchzuführen. Der/die Kunde/Kundin ist dafür verantwortlich, alle Daten vor Wirksamkeit der Kündigung des Abonnements aus der Software herunterzuladen. Personio kann zusätzliche Services in Bezug auf die Aktivitäten nach der Kündigung anbieten.


Version 10-2023