So erstellen Sie ein Organigramm (mit einfacher Vorlage)

Ein Organigramm ("Organisation" + “Diagramm”) bildet die interne Struktur eines Unternehmens oder einer Organisation grafisch ab. Anhand eines übersichtlichen Schaubilds werden Hierarchien, Positionen, Abteilungen, Aufgaben und Führungsverantwortlichkeiten dargestellt und in Beziehung gesetzt.

Einfache visuelle Mittel wir Kästchen, Pfeile und Linien – manchmal ergänzt durch Fotos oder Kontaktinformationen der Mitarbeiter*innen – veranschaulichen die internen Verbindungen und Zusammenhänge im Unternehmen.

• Wer spielt welche Rolle im Unternehmen?

• Wer ist wessen Vorgesetzter oder Mitarbeiter*in?

• Wie sind die Abteilungen aufgebaut und strukturiert?

• Wie verlaufen die internen Kommunikationswege?

Einfach gesagt verschafft ein Organigramm Überblick und macht wichtige Spielregeln, Prozesse sowie die strategische Ausrichtung für Organisationen, Behörden, Vereine und Unternehmen sichtbar.

Alternativ werden Organigramme auch als Stellenplan, Organisationsplan oder Strukturplan bezeichnet.

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Die Aufgabe eines Organigramms ist es, die Organisationsstruktur übersichtlich und verständlich abzubilden. Die visuelle Darstellung des Unternehmens sollte in erster Linie dabei helfen, dass Führungskräfte, Mitarbeiter*innen und externe Stakeholder erkennen, wie das Unternehmen und die internen Abläufe funktionieren.

Praxisbeispiel: Das Organigramm beim Onboarding

Ein Organigramm hilft dabei, neuen Mitarbeiter*innen die Organisationsstruktur aufzuzeigen. Wer sind die Teamleads? Wie sind die einzelnen Abteilungen strukturiert und wie fügen sich diese innerhalb des gesamten Unternehmens zusammen? Ihre Neueinsteiger*innen wissen so, wer ihre Ansprechpartner sind – das stärkt Orientierung und Kommunikation in der Onboarding-Phase.

Organigramme automatisch erstellen lassen

Wer berichtet an wen? Lassen Sie sich die Mitarbeitenden, die in Personios digitaler Personalakte hinterlegt sind, einfach als Organigramm anzeigen – etwa für einzelne Teams oder Standorte.

Organigramme mit Personio erstellen

Diese Funktionen kann ein Organigramm erfüllen

• Transparenz über Verantwortungsbereiche im Unternehmen

• Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen und einzelnen Rollen

• Überblick über Führung und Weisungsbefugnisse

• Personalplanung: Welche Fähigkeiten werden im Unternehmen noch gebraucht?

• Ressourcenplanung: Umschichten von Aufgaben für maximale Effizienz

• Überblick bei Umstrukturierungen und Change Management

• Transparenz über Karrierepfade im Unternehmen

• Übersicht, wer welche Benutzerrechte und Zugänge bei Softwares bekommt

Bevor Sie Ihr Organigramm erstellen, sollten Sie einige Fragen klären.

• Was wollen Sie darstellen und wie umfangreich wollen Sie die Organisationsstruktur abbilden?

• Welche Informationen sind dafür nötig? (Name, Titel, Aufgabenbereiche, Fotos etc.)

• Welches Tool wollen Sie zur Erstellung nutzen? (Word, Excel, PowerPoint, Grafiksoftware etc.)

• Wie wollen Sie Strukturen, Hierarchien, Befehlsketten und Beziehungen symbolisieren? (doppelte Linien, gestrichelte Linien, Kreis- und Kastensymbole)

Lassen Sie sich Organigramme für Ihr Unternehmen per Klick anzeigen – basierend auf Faktoren wie Abteilung, Team oder Standort. Mehr zur Personalverwaltung mit Personio.

Machen Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word auf. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen“ und dort auf „SmartArt“. Jetzt öffnet sich eine Liste mit unterschiedlichen SmartArt-Optionen. Wählen Sie “Hierarchie” aus. Jetzt können Sie sich eine Vorlage für Ihr Organigramm aussuchen. Keine Sorge, alle Elemente lassen sich verändern (anklicken, bis weisse Punkte an den Ecken erscheinen und in Form ziehen oder die Farbe per Rechtsklick auf “Formatieren” verändern), verschieben und löschen.

Um ein Organigramm in Excel zu erstellen, öffnen Sie zuerst eine leere Arbeitsmappe in Microsoft Excel. In der Menüleiste finden Sie ähnlich wie bei Word den Reiter „Einfügen“. Direkt neben den Bildern und Formen zum Einfügen befindet sich recht klein das Symbol für “SmartArt”. Wenn Sie es auswählen, werden Ihnen erneut mehrere Optionen angezeigt. Klicken Sie auf „Hierarchie“ und wählen Sie eine Vorlage für Ihr Organigramm. Auch hier können Sie Form, Farbe und Position der Grafik ändern. Die Schriftart und -grösse Ihres Organigramms können Sie unter dem Menüpunkt “Start” anpassen.

Kostenlose Organigramm-Vorlagen

Laden Sie sich diese Vorlagen direkt herunter – ohne Eingabe Ihrer Kontaktdaten.

Excel Vorlage herunterladen

Organigramme sind horizontale oder vertikale Abbildungen, deren Gestaltung sich in erster Linie an der Unternehmensform ausrichtet. Sie lassen sich in drei übergeordnete Kategorien unterteilen: hierarchische Organigramme, Matrix-Organigramme und flache Organigramme.

Dieses Art von Organigramm wird am häufigsten verwendet. Die Struktur lässt sich von oben nach unten lesen. An der Spitze der Hierarchie befindet sich eine Person oder Gruppe (CEO, Vorstand etc.), nach unten hin sind mit abnehmender Autorität und Verantwortung weitere Personen und Abteilungen angeordnet – so entsteht eine Art Pyramidenform.

Das flache Organigramm (auch horizontales Organigramm) hat auch flache Hierarchien – es besteht normalerweise nur aus zwei Ebenen: den Führungskräften und den Mitarbeiter*innen. In Unternehmen mit dieser Struktur – oftmals jungen Unternehmen und Start-ups – haben Mitarbeiter*innen eine besonders grosse Verantwortung und sind meist direkt an wichtigen Entscheidungen beteiligt.

Dieses Organigramm eignet sich für Unternehmen, in denen Mitarbeiter*innen mehr als eine*n Vorgesetzte*n haben. In der Praxis kommt das selten vor. Ein Beispiel wäre ein Team von Projektmanager*innen, die an unterschiedlichen Projekten arbeiten, die jeweils von einem anderen Projektleiter gesteuert werden.