Absage auf Bewerbung: 5 Muster und effektive Tipps

Ok, verpflichtend sind Absagen nicht. Geht es rein ums Arbeitsrecht, müssen Sie Absagen weder schreiben noch begründen. Juristen empfehlen mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sogar, Absagen nicht genau zu erläutern.

Dennoch ist es wichtig, Absagen zu schreiben. Erstens haben die Bewerber Zeit und Mühe investiert – es ist also eine Frage der Höflichkeit. Zweitens leben wir in einer transparenten Welt, in der ein unseriöser Umgang mit Bewerbern sich sehr schnell herumspricht – Gift für Ihr Employer Branding!

Trotzdem scheinen sich HR-Verantwortliche gerne zu drücken: Laut einer Studie von Meta HR und Stellenanzeigen.de haben über 25 Prozent der teilnehmenden Jobsuchenden schon einmal erlebt, dass sie auf ihre Bewerbung keine Absage erhalten haben.

Eine Befragung unter den Lesern von Karrierebibel.de kam zu folgendem Ergebnis: Die Punkte „Nach der Bewerbung nie wieder etwas hören" und „Nach dem Gespräch keine Rückmeldung erhalten“ landeten auf Platz zwei und drei der grössten Nerv-Faktoren im Bewerbungsverfahren. Überboten wurde das mangelnde Feedback lediglich davon, dass „keiner ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist“. Kein Wunder also, wenn insgesamt 62 Prozent sehr bis völlig frustriert waren, wenn ein Arbeitgeber nach einer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr geantwortet hat.

Mit der Verlagerung der Jobsuche ins Internet, haben sich auch die Erwartungen von Talenten geändert: Wer eine Mail mit seinem Lebenslauf und Zeugnissen abschickt oder ein Formular auf einer Online-Karriereseite ausfüllt, rechnet mit einer schnellen Antwort. Im Schnitt dauert es zwei Tage, bis eine Eingangsbestätigung eintrifft. Zu lange in Zeiten der Digitalisierung.

Das erste Feedback, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte unverzüglich erfolgen. Darin darf niemals die endgültige Absage erteilt werden. In so einem Fall könnte der Kandidat denken, dass nicht ein Mensch, sondern ein Algorithmus seine Angaben ausgewertet hat. Stattdessen sollte in dem Text stehen, dass die Unterlagen geprüft werden und wann man sich wieder bei ihm melden werde.

Absagen planen und automatisch versenden

Zeigen Sie Wertschätzung durch zügiges Feedback: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für Absagen, legen Sie ein Versanddatum fest und garantieren Sie einen reibungslosen Prozess.

Absagen automatisiert versenden

Der nächste Kontakt sollte innerhalb von maximal 10 Tagen erfolgen. Der Bewerber sollte nach Ablauf dieses Zeitraums entweder eine Mail mit einer Absage oder die Einladung zum (telefonischen) Vorstellungsgespräch bekommen. Wer sich in dieser Zeitspanne nicht entscheiden kann, verschickt einen Zwischenbescheid. Andernfalls muss ein Personaler mit telefonischen Rückfragen rechnen. Lediglich großen Unternehmen mit komplexen Strukturen sehen Talente es nach, wenn sie sich mehr Zeit lassen.

Je nach Position und Unternehmensgrösse wird auch Ihr Absageschreiben unterschiedlich ausfallen. Hier finden Sie einige Beispiele zur Orientierung.

Betreff: Ihre Bewerbung für eine Stelle als (Jobtitel)

Hallo (Vorname),

vielen Dank, dass Sie bei uns als (Jobtitel) arbeiten möchten und damit zeigen, dass Sie an (Firmenname) und unsere Geschäftsidee glauben. Ihre Unterlagen zu lesen, war sehr spannend. Sie haben uns einen lebhaften Eindruck vermittelt, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie haben.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass sich Ihr Profil nicht ganz mit unseren Erwartungen gedeckt hat und wir Ihnen diesmal keinen Job anbieten können.

Wir würden Sie aber gerne in unseren Talent Pool aufnehmen und uns wieder bei Ihnen melden. wenn wir in Zukunft eine Stelle schaffen sollten, auf die Ihr Profil besser passt. Melden Sie sich bitte kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind.

Bei Ihren Fähigkeiten wird es bestimmt nicht lange dauern, bis Sie einen Job finden, in dem Sie zeigen können, was in Ihnen steckt. Wir wünschen Ihnen alles Gute!

Viele Grüsse

(Vor- und Nachname)

Betreff: Danke für das freundliche Gespräch

Liebe (Vorname Nachname),

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch mit uns genommen haben. Es hat uns sehr gefreut, Sie näher kennenzulernen.

Sie haben auf uns einen sehr positiven Eindruck gemacht, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass ein/e andere/r Kandidat:in besser auf das Stellenprofil gepasst hat und wir uns deswegen für sie/ihn entschieden haben.

Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg für Ihren weiteren Karriereweg.

Best Grüsse

(Vorname Nachname)

Komplettes Bewerbermanagement in einem Tool

Bewerberdokumente übersichtlich speichern, Zu- und Absagen verschicken und zentral Feedback von Kolleg:innen einholen: Wenn Sie Ihr Bewerbermanagement von einem Tool aus steuern, gewinnen Sie Zeit beim Recruiting und sind der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Mehr zum Bewerbermanagement

Überlegen Sie sich zuerst, in wessen Namen der Absagetext formuliert wird. Als Faustregel bietet sich an: Wer den Vorgang bearbeitet, sagt auch ab und bleibt bei Rückfragen Ansprechpartner. Deshalb und aus Gründen der Höflichkeit sollte stets ein Verfasser des Textes namentlich erkennbar sein.

Was die Länge von Bewerbungsabsagen angeht, gilt: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Insgesamt sollte der Text ausgedruckt auf einen Briefbogen passen.

Die Mindestlänge ergibt sich aus den Bausteinen, die in einem Absageschreiben üblich sind. Was den Empfänger am meisten interessiert, bereitet Unternehmen die grössten Bauchschmerzen: die Begründung für die Jobabsage.

In der Regel werden Sie Absageschreiben per E-Mail verschickt. Dabei sollten Sie schon in der Betreffzeile klar machen, um welche Stelle es sich handelt. Denn nicht nur Sie bekommen viele Bewerbungen, auch der Kandidat auf Stellensuche hat womöglich mehrere Pferde im Rennen. Er freut sich daher, wenn er die E-Mail gleich zuordnen kann.

Nach der Begrüssung sollten Sie sich zunächst für die Zeit und Mühe, die der Bewerber aufgebracht hat, bedanken. Je nachdem wie weit die Person im Prozess gekommen ist, fällt das Dankeschön etwas größer aus.

Jetzt geht es an die Begründung: Formulieren Sie den Inhalt positiv und loben Sie den Kandidaten, wenn er gewisse Aspekte besonders gut abgedeckt hat. Den Grund, warum Sie sich für einen Konkurrenten entschieden haben, sollten Sie ebenfalls positiv formulieren.

Eine Abschluss- und Grussformel sollte dem Bewerber – ähnlich wie in einem Arbeitszeugnis – auf seinem weiteren Weg Mut machen. Der Jobsuchende hat gerade einen Korb bekommen. Vielleicht nicht den ersten. Unabhängig von seiner tatsächlichen Eignung hat er einen aufmunternden Satz verdient. Wie gut dieser gelingt, hängt oftmals von Nuancen ab.

Weil Absageschreiben Teil der Bewerberkommunikation sind, haben Jobware und Kienbaum Communications in der Vergangenheit sogar einen Wettbewerb über die besten Bewerbungsabsagen ins Leben gerufen. Doch in der Praxis beherrschen oft hölzerne Formulierungen einen Absagetext. Das muss nicht sein. Auch ein Absageschreiben darf natürlich, individuell und kreativ verfasst sein – solange es den Bewerber ernst nimmt. Nehmen Sie beispielsweise Bezug auf das Anschreiben oder den Lebenslauf des Bewerbers. Damit zeigen Sie, dass Sie sich wirklich ausführlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben.

Natürlich lassen sich Textbausteine vorbereiten und immer wieder neu zusammensetzen. Aber auch diese dürfen motivieren, statt den Empfänger in den Sekundenschlaf zu versetzen. Gut beraten ist, wer soschreibt, wie er am Telefon spricht und ohne bürokratische Begriffe auskommt. Vermeiden Sie Standardsätze wie „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „nach reiflichen Überlegungen haben wir uns entschlossen“.

Formulierung und Tonalität richten sich nach dem Betrieb, seiner Unternehmenskultur sowie nach der ausgeschriebenen Stelle. Ein Bewerber für einen Posten als Fachbereichsleiter in einem mittelständischen Traditionsbetrieb verträgt mehr Seriosität als ein Berufseinsteiger. Ein internationaler Grosskonzern darf sich gediegen bis distanziert geben. Ein Start-up, das seine Bewerber schon in der Stellenanzeige und im Jobinterview mit „Du“ angesprochen hat, darf das im Absagetext so beibehalten. Vor allem, wer Auszubildende sucht, sollte berücksichtigen, dass er es mit jungen, unerfahrenen Menschen zu tun hat, die noch leichter in ihrem Selbstwertgefühl zu erschüttern sind, als ein erfahrener Bewerber.

Aus Angst vor einer Klage auf Basis des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verzichten viele Betriebe heutzutage darauf, dem Bewerber ihre Auswahlkriterien mitzuteilen und flüchten sich in Allgemeinplätze. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Ohne Begründung für eine Bewerbungsabsage bleibt der Kandidat jedoch in der Ungewissheit.

Jede Abfuhr lässt sich einfacher verkraften, wenn die Gründe dargelegt werden. Ein Unternehmen, das seinen Bewerbern auf Augenhöhe begegnet, macht transparent, welche Qualifikationen oder Erfahrungen andere Mitbewerber ihm voraus hatten. Dies motiviert den Bewerber, sich weiterzuentwickeln und sich in ein paar Jahren evtl. noch einmal bei dem Unternehmen zu bewerben.

Sie können das Risiko einer Klage ggf. etwas senken, indem Sie telefonisch absagen, da ihre Begründung dann nirgends festgehalten ist. Hoffentlich fusst Ihre Begründung aber auf nachvollziehbaren, nicht diskriminierenden Argumenten, die Sie gar nicht in die Nähe einer Klage bringen. Eine telefonische Absage bei einem guten Kandidaten, der knapp gescheitert ist, bietet immer auch die Chance auf eine weitere Bewerbung auf eine passendere Stelle.

Sie wollen die Daten eines vielversprechenden Kandidaten behalten, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren? Dann holen Sie sich seine Einwilligung ein. Besonders bei Initiativbewerbungen gibt es oft Kandidaten, die gut ins Unternehmen passen würden. Da nicht immer eine Stelle frei ist, möchten Personaler diese Bewerber gerne später berücksichtigen.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Bewerberdaten aber nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Dann endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen. So lange darf ein Betrieb die Bewerbungsunterlagen behalten, um sich im Ernstfall zur Wehr setzen zu können. Wenn Sie die Daten länger speichern wollen, muss der Bewerber schriftlich zustimmen. Bei einem elektronischen Bewerbermanagement-System lässt sich diese Erlaubnis per Klick erteilen.

Den Bewerber mit Wertschätzung zu behandeln, liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens und wird immer wichtiger. Wer einen neuen Job sucht, tauscht sich in der Regel mit Freunden, Familie und (Ex-)Kollegen über seine Erfahrungen aus. Zudem bieten Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu längst auch Kategorien für den Bewerbungsprozess. Wer auf seine mühsam zusammengestellten Unterlagen keine Reaktion erhält oder in seinem Absageschreiben eine unpassende Formulierung liest, kann dies mit einer breiten Öffentlichkeit teilen.

Ein Betrieb, der Bewerber verprellt und sein Image beschädigt, verliert nicht nur potentielle Talente, sondern womöglich auch Kunden. Umgekehrt kann sich ein abgelehnter, aber zuvorkommend behandelter Bewerber in einem Markenbotschafter verwandeln – sogar bei einer Absage (mehr zur Candidate Experience).