Globale Prozesse für ein wachsendes, international aktives Unternehmen

Als einer von Personios allerersten Kunden hatte EQS Group schon seit 2015 mit einer Basisversion der HR-Software gearbeitet. Doch um Prozesse im Unternehmen zu vereinheitlichen und das volle Potenzial in den Teams zu nutzen, waren übergreifende Unterstützung in allen Personalbereichen wichtig. „Vom Bewerbermanagement bei Personio waren wir schon überzeugt. Daher stand außer Frage, dass wir weiter mit der Lösung arbeiten wollen”, erklärt Laura. Sie nahm sich daraufhin des Themas an und leitete die Implementierung federführend – 2018 in Deutschland, 2019 auch an den internationalen Standorten.

„Bei der Implementierung in Deutschland haben wir noch etwas Unterstützung durch Personio gebraucht”, sagt Laura. Besonders gut ist ihr dabei die Betreuung durch ihren Key Account Manager Antonio in Erinnerung geblieben, mit dem sie in stetigem Austausch stand. Doch nach der Einführung von Personio in Deutschland stieg die Lernkurve des HR-Teams schnell: „Die internationale Implementierung haben wir so gut wie eigenständig erledigt.”

Inzwischen ist Personio das zentrale Tool, in dem alle Personalprozesse der EQS Group zusammenlaufen – vom Recruiting über Abwesenheiten bis zum On- und Offboarding. Sich einen Überblick über die Mitarbeiter an allen Standorten zu verschaffen, ist jetzt ganz einfach. „Die Mitarbeiterdaten, die vorher in diversen Ordnern verstreut waren, können wir endlich zentral abrufen”, sagt Laura.

Auch die internen Prozesse konnte EQS Group so aufsetzen, dass sie zu einem global aktiven mittelständischen Unternehmen passen. „Die ständige Weiterentwicklung der Funktionen in Personio und vor allem deren Flexibilität ist uns wichtig, denn nicht an allen Standorten laufen unsere Prozesse gleich ab. Mit Personio können wir zum Beispiel lokale Unterschiede beim On- und Offboarding einfach in der Software anpassen”, erzählt die HR-Managerin.

Hinzu kommt die Zeitersparnis – denn Prozesse dauern nur noch so lang wie unbedingt nötig: „Weil Prozesse wie die Erfassung von Urlaubstagen inzwischen so schnell gehen, können wir uns strategisch wichtigeren Themen widmen”, erklärt Laura. Aktuell erweitert sie mit ihren Teamkollegen zum Beispiel das Weiterbildungsangebot und überarbeitet den Prozess für die Personalbeurteilungen.

Das Bewerbermanagement – eine der ersten Funktionen, die EQS genutzt hat – steht nach wie vor hoch im Kurs. Denn wenn man monatlich mehrere Stellen besetzt und dabei auch die internationalen Standorte unterstützt, müssen Abläufe reibungslos über die Bühne gehen.

Dass das Bewerbermanagement zentral abgebildet wird, nimmt dem HR-Team viel Arbeit ab: „Mit den hiring-verantwortlichen Teamleads müssen wir keine Lebensläufe hin und her schicken und zum Glück gibt es keinen E-Mail-Posteingang mehr, wo man sich täglich durch 300 Bewerber-Mails forsten muss.” Auch die Notizen-Funktion wird bei EQS Group intensiv genutzt: Hier können Kollegen, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, ihre Eindrücke festhalten und sich zu einzelnen Bewerbern austauschen. Das Hiring bei EQS Group sitzt – und so steht dem Wachstum auch in Zukunft nichts im Wege.