Partnerwechsel: Ein Date mit starken Daten

audibene beschloss, den Anbieter zu wechseln. Flexibel, einfach zu bedienen und vor allem international einsetzbar sollte das neue Tool sein. Da audibene “aus dem Wohnzimmer heraus auf 1.300 Mitarbeiter gewachsen” ist, spielte außerdem die Skalierbarkeit eine entscheidende Rolle: Die Software sollte mit dem Unternehmen mitwachsen. Um die passende Lösung zu finden, sprach das Team von audibene mit fast allen bekannten Tool-Anbietern. In einem systematischen Auswahlprozess sah sich audibene zunächst die Features des Softwares live an, danach wurde die Zukunftsfähigkeit der dahinter stehenden Firmen evaluiert, zuletzt der preisliche Fit und die Skalierbarkeit der Tools.

“Wir waren auf der Suche nach einem Partner, mit dem wir wachsen können, daher haben wir einen genauen Blick darauf geworfen, wie die Unternehmen selbst aufgestellt sind”, erklärt Valentin. Das Team stellte sich Fragen wie: Wie innovativ und zukunftsfähig ist das Unternehmen? Gibt es eine Roadmap mit sinnvollen Features? Wie sieht es personell im Unternehmen aus? “Wir wollten auf den besten Player im Markt setzen”, so der VP People & Recruitment. Nach der letzten Instanz des Auswahlprozesses – Reference Calls mit mit bestehenden Kunden der Softwares – entschied sich das People Team von audibene für Personio. “Den Ausschlag haben vor allem die partnerschaftlichen Gespräche und die Zukunftsfähigkeit des Tools gegeben”, führt Valentin aus.

Doch zunächst mussten die restlichen Mitarbeiter von Personio überzeugt werden – immerhin sollten auch sie ihre HR Software endlich gerne nutzen. “Wir haben genau erklärt, was wir verbessern wollen und wo die Vorteile der neuen Lösung liegen”, erzählt Valentin. Danach ging es an die Integration des Systems in die bestehende technische Landschaft. Hier mussten sich die Tech Teams Zeit einplanen. Valentin und das People Team kümmerten sich gleichzeitig um die Einführung und das Orchestrieren der Software. “Alles in allem war die Implementierung aber eine schnelle Geschichte”, sagt der  VP People & Recruitment.

Tabellen? Überflüssige Ordner für Mitarbeiterdaten? All das hat audibene endlich abgeschafft. “Personio ist jetzt unsere Single-Source-of-Truth für alle Personaldaten”, erzählt Valentin. Das People Team nutzt die neue Software gerne und ist selbstständig in der Lage, das System zu verwalten und anzupassen. Zugleich ziehen andere Systeme von audibene sich automatisch via API ihre Daten aus Personio. “So können wir unser Wachstum mit nur zwei HR-Verantwortlichen auf knapp 600 Mitarbeiter in Deutschland stemmen.” Inzwischen muss jeder Arbeitsschritt nur noch einmal ausgeführt werden – es herrscht das One-Touch-Prinzip. Weil alle Daten an einem Ort sind, entstehen 80% weniger Fehler. Hinzu kommt, dass in Personio sämtliche Prozesse eng miteinander verzahnt sind. Auch so entfallen manuelle Arbeitsschritte.Besonders freut sich Valentin über eine einheitliche Datengrundlage. Um das Maximum aus ihren Analysen herauszuholen, hat das Team Personio zusätzlich an ihr internes Data Warehouse angebunden.

“Personio wächst und entwickelt sich ständig weiter”, sagt Valentin. “Dadurch können wir an neuen Features und Vorteilen teilhaben.” Weil die Lösung so einfach zu verwalten ist, kann das People Team von audibene fast alles, was es in der täglichen Arbeit braucht, selbst verwalten, einstellen oder ändern. “Letztlich können wir ohne viel Aufwand weiter skalieren, viele neue Kollegen an Bord bringen und sie dann mit guten Prozessen bei uns unterstützen.”