Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch: Definition, Vorteile, Muster

Der Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch ist ein standardisiertes Dokument, das von HR in jedem Bewerbungsgespräch eingesetzt werden sollte. Der Bewertungsbogen folgt einem klaren Aufbau und dient allen Interviewenden als Leitfaden für eine objektive Beurteilung der Kandidat:innen. Ziel des Dokuments: die eigentliche Bewertung im Bewerbungsgespräch erleichtern und vergleichbarer machen.

Mit einem Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche versetzt sich HR in die Lage, die Einschätzung von Bewerber:innen anhand eines Systems nach Noten oder Punkten möglichst objektiv zu gestalten. Dennoch sollten im Bewertungsbogen immer auch die persönlichen Gedanken und Eindrücke des Interviewenden zur interviewten Person aufgenommen werden. Nur damit wird das Bild, das sich HR-Mitarbeitende und Fachabteilung von den Bewerber:innen machen, wirklich abgerundet.

Insbesondere, wenn HR und Fachabteilung zahlreiche Kandidat:innen für eine Stelle unter die Lupe nehmen oder sich die Gespräche aufgrund von Terminengpässen über einen längeren Zeitraum hinziehen, ist der Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch eine wichtige Gedächtnisstütze. Und wenn dann nach den Erstgesprächen die Auswahl für eine zweite oder gar dritte Runde getroffen wird, kann der Bewertungsbogen mit seinen vorab festgelegten Bewertungskriterien eine wertvolle Entscheidungshilfe sein.

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Diese Evaluationsbögen helfen Ihnen, Kandidat:innen fair zu bewerten und herauszufinden, ob sie die perfekte Ergänzung für Ihr Unternehmen sind.

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Der Bewertungsbogen hilft HR außerdem, die im Recruiting geforderte Neutralität im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatzes (AGG) umzusetzen. Dokumentieren Sie deshalb Ihre Vorstellungsgespräche mithilfe eines Bewertungsbogens. Die folgenden „Eigenschaften“ dürfen nicht für die Bewertung von Bewerber:innen und damit auch für die Entscheidung über die Stellenvergabe herangezogen werden. Denn sonst liegt ein Grund für Diskriminierung vor.

• Alter

• Behinderung oder chronische Krankheiten

• Ethnie

• Geschlecht und Geschlechtsidentität

• Religion/Weltanschauung

• Sexuelle Identität

So etablieren Sie einen effizienten Bewerbungsprozess

Ein Bewertungsbogen im Vorstellungsgespräch bringt HR mehrere Vorteile. So können Sie alle Bewerber:innen anhand des standardisierten Bogens besser miteinander vergleichen. Dies ist vor allem dann ein Vorteil, wenn HR für eine Stelle zahlreiche Bewerbungen erhalten hat.

Anhand des Bewertungsbogens, der in allen Bewerbungsgesprächen eingesetzt wird, lassen sich außerdem die individuellen, subjektiven Einschätzungen der Interviewenden zumindest ein Stück weit objektivieren.

Weiterhin dient der Bewertungsbogen im Verlauf eines sich über einen längeren Zeitraum hinziehenden Recruiting-Prozesses der sauberen Dokumentation des Gesprächs. Anhand dieser Dokumentation können Gespräche rekonstruiert werden. Und dann auch Gründe für die Ablehnung einzelner Bewerber:innen nachvollzogen werden. In Sachen AGG sind Sie als HR also auf der sicheren Seite.

Damit ein Bewertungsbogen im Vorstellungsgespräch seinen Nutzen voll entfalten kann, müssen Sie als HR dafür sorgen, dass in allen Bewerbungsgesprächen Ihres Unternehmens der gleiche Bewertungsbogen eingesetzt wird.

Lassen Sie in Ihrem Muster für den Bewertungsbogen unbedingt immer Raum für individuelle Bemerkungen zu den einzelnen Kandidat:innen während des Bewerbungsgesprächs. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Führungskräfte und Personaler:innen eine gezielte Einführung in die Nutzung des Bewertungsbogens erhalten. In diesem Rahmen sollten Sie die einzelnen Bewertungskriterien und die zugeordneten Begrifflichkeiten erläutern.

Laden Sie hier unser kostenloses Muster für einen Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche herunter. Dieses Muster bietet Ihnen einen allgemeinen Einstieg in die Thematik Bewertung, den Sie natürlich an Ihre eigene Branche bzw. für Ihren eigenen Zweck ergänzen oder anpassen sollten.

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Talente effektiv rekrutieren

Geben Sie Ihrem Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche eine Struktur, in dem Sie passende Kriterien definieren, die für Ihr Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Wenn Sie jede Kandidatin und jeden Kandidaten auf Basis der gleichen Kriterien bewerten und beurteilen, erhalten Sie zum Abschluss jeder Phase des Recruiting-Prozesses eine detaillierte Übersicht.

Hier halten Sie fest, wie bzw. ob Bewerber:innen aufgrund ihrer Persönlichkeit auf die Stelle, in das Team oder zu Ihrem Unternehmen passen. Vermerken Sie hier auch, wie Ihr erster Eindruck war. Ist ein Cultural fit zu erwarten?

Notieren und bewerten Sie, wie sich die Kandidat:innen während des Gesprächs verhalten. Sind sie pünktlich, höflich, offen und kommunikativ oder sind sie zurückhaltend, fallen ins Wort oder reagieren gar patzig?

Eine Kernfrage für alle Unternehmen: Warum bewirbt sich die Person überhaupt? Was ist ihre Motivation? Notieren Sie hier, was die Menschen antreibt, wo ihre beruflichen oder auch persönlichen Ziele liegen.

Auch wenn Ihnen der Lebenslauf bereits einiges verrät. Bewerten Sie anhand von Fachfragen, über welchen Grad an Fachwissen die Kandidat:innen verfügen. Wenn nicht alle Kompetenzen mitgebracht werden, sollte das nicht per se ein Ausschlusskriterium sein. Fehlende oder nicht-ausreichende Qualifikationen können auch im Job erworben bzw. ausgebaut werden.

Halten Sie fest, welche beruflichen Erfahrungen die Bewerber:innen aus ihren früheren Jobs mitbringen. Hierzu gehören fachliche Fähigkeiten ebenso wie Führungserfahrung. Daraus können Sie ableiten, welche Aufgaben mit Sicherheit erfüllt werden können.

Notieren Sie, ob die Soft Skills auch zu den im Job verlangten Kriterien passen. Zeigt sich beispielsweise, dass die Kommunikationsfähigkeit eines Bewerbers nur schwach ausgeprägt ist, er sich aber auf eine Stelle im Customer Service bewirbt, halten Sie diesen Misfit im Bewerbungsbogen fest.

Halten Sie fest, ob sich Kandidat:innen gezielt auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet haben. So können Sie erkennen, ob nur der Job an sich eine Rolle spielt, das Unternehmen aber keine Bedeutung hat.

Unternehmen, die zahlreiche Bewerbungen erhalten, sollten diese gezielt auswerten. Ein Weg ist das Screenen der verlangten Hard Facts, um einen ersten Eindruck zu erhalten. Erfüllen Kandidat:innen wichtige Rahmenbedingungen nicht, können Sie diese vor der ersten Runde identifizieren und Absagen verschicken. Zu diesen Rahmenbedingungen zählen etwa Kategorien wie Gehaltsvorstellungen, zeitliche Verfügbarkeit, entsprechende Berufserfahrung oder fachliche Fähigkeiten. Existiert beispielsweise zwischen dem Gehaltswunsch von Kandidat:innen und der Stelleneingruppierung eine zu große Lücke, ist es unwahrscheinlich, dass Sie zusammenkommen.

Diese Vorab-Bewertung können HR-Mitarbeitende natürlich persönlich durchführen. Aber auch eine entsprechende HR-Software bietet sich für den ersten Check der Unterlagen an. Das sogenannte CV Parsing speichert und analysiert Bewerbungsdaten. Anhand von vordefinierten Kriterien nimmt die Software eine automatisierte Bewertung der Lebensläufe vor und vergibt dabei Punkte oder Noten. Im nächsten Schritt sollte das Ergebnis von HR geprüft werden. Die am besten bewerteten Bewerber:innen laden Sie als erste zum Vorstellungsgespräch ein.

CV Parsing leicht gemacht – mit einer ganzheitlichen HR-Software

HR-Tipp: Eine automatisierte Bewertung ist immer nur so gut, wie die Daten, mit denen die Software arbeitet. Will sagen: Gibt ein eigentlich perfekt passender Bewerber in seinem Lebenslauf nicht die passenden und relevanten Keywords ein, auf die die Software das Dokument scannt, fällt dieser Bewerber rasch durchs Raster.

Setzen Sie also die Filter in der Software sehr bewusst und nach reiflicher Überlegung ein, um keine eigentlich passenden Kandidat:innen auf diesem Weg zu verlieren. Ist die Abschlussnote wirklich derart wichtig? Muss die Position wirklich zu einem exakten Zeitpunkt besetzt werden? Je enger Sie hier filtern, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass grundsätzlich gute und passende Kandidatinnen nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Und erst dort haben Sie als HR die Chance, den ganzen Menschen mit all seinen Stärken kennenzulernen.

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