CleverShuttle
Mit cleverem HR auf die Überholspur
Industrie: New Mobility
Über das Unternehmen: Das Berliner Start-up CleverShuttle gestaltet die Mobilität von morgen. Mit seinen wasserstoff- und elektrobetriebenen Fahrzeugen will der umweltfreundliche Ridepooling-Fahrservice dafür sorgen, dass Städte wieder grüner werden. Das junge Unternehmen ist mit 1.300 Mitarbeitern an sechs Standorten aktiv.
Viktoria Bechthold
Human Resources Director
Die Herausforderung
Wasserstoffbetriebene Autos, E-Roller, smarte Fahrgemeinschaften: In der Automobilbranche herrscht Aufbruchstimmung. Auch das Start-up CleverShuttle mischt den Markt mit seinem umweltfreundlichen Ridepooling-Modell auf – so erfolgreich, dass sich 2019 die Zahl der Mitarbeiter auf 1.300 verdreifachte. Doch während CleverShuttle im Business aufs Gaspedal trat, merkte die HR-Abteilung, wie sie an ihre Grenzen stieß. „Zeitweise haben wir bis zu 120 neue Mitarbeiter pro Monat eingestellt. Die Verwaltung war mit unserem schmalen HR-Team von anfangs nur drei Mitarbeitern kaum zu stemmen”, erzählt Human Resources Director Viktoria Bechthold.
Auch die Koordination des Teams wurde durch das starke Wachstum immer komplexer. „Zu unseren inzwischen 1.000 Fahrern kommen 200 Mitarbeiter in der Hauptverwaltung und den Standorten, das gewachsene HR und Recruiting Team sowie jene HR Manager, die direkt an unseren sechs Standorten tätig sind“, erklärt Lara Schweinebart, Teamlead HR Administration. Damit Kommunikation und Personalverwaltung stringent und damit effizient ablaufen können, war dringend eine zentrale HR Plattform nötig. Personio war bei CleverShuttle zwar schon im Einsatz – doch das Potenzial der Software war längst nicht ausgeschöpft. Die Frage lautete also: Wie lässt sich Personio optimal nutzen, um das Wachstum von CleverShuttle zu beflügeln?
„Bei monatlich bis zu 120 neuen Mitarbeitern war die Verwaltung mit unserem kleinen HR Team kaum zu stemmen.“
Starkes Wachstum bei kleinem HR Team
Komplexe Personalaufstellung
Schwierige Abstimmung und fehlende Standardisierung
1.300
6
3
“Personio gab uns die Möglichkeit, die Funktionen im System mitzugestalten.”
Die Anforderungen
Um nachhaltig wachsen zu können, mussten saubere, einheitliche Prozesse für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit aufgezogen werden. Statt Excel-Dateien in verschiedenen Ablageordnern zu pflegen und zu archivieren, sollten die sechs Standorte über eine zentrale, voll-vernetzte Plattform miteinander arbeiten.
Zugleich wollten die Personalerinnen den Verwaltungsaufwand reduzieren. Die Grundlage dafür war ein sicheres Rollen- und Rechtemanagement und die Möglichkeit, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen. Doch weil die Personalstruktur von CleverShuttle viele Besonderheiten hat, war es damit nicht getan. „Wir wussten: Eine Einheitslösung funktioniert für uns nicht“, sagt Viktoria. „Personio war zum Glück sehr kooperativ und gab uns die Möglichkeit, die für uns wichtigen Funktionen mitzugestalten.“
Wie Personio CleverShuttle unterstützt
Inzwischen hat das HR Team auf die Überholspur gewechselt. Die Koordination der einzelnen Standorte ist deutlich einfacher geworden, Dokumente wie der gültige Führerschein der Fahrer werden in ein zentrales Mitarbeiterprofil hochgeladen und statt Verträge zur Prüfung durch drei Abteilungen zu schicken, reicht ein Klick. „Früher hat uns das On- und Offboarding viel Zeit gekostet. Mit den Vorlagen, die wir jetzt nutzen, sind wir viel effizienter“, sagt Viktoria.
Das erweiterte Reporting zahlt sich ebenfalls aus. „In jeder Stadt, in der wir aktiv sind, brauchen wir eine Genehmigung und müssen den Behörden anhand von Zahlen darlegen, dass wir die nötigen Auflagen einhalten. Da hilft es, wenn wir uns Personalauswertungen einfach und flexibel zusammenstellen können.“
Uferlose Verwaltung bremst das HR Team von CleverShuttle längst nicht mehr aus. „Weil die meisten administrativen Personalprozesse mittlerweile automatisiert laufen, bleibt uns sogar Zeit für unsere Herzensprojekte“, erklärt Lara. Um Mitarbeiter zu fördern und zu entwickeln, bieten die Personaler und Personalerinnen Schulungsprogramme und Coaching. „Aber auch Employer Branding ist ein Thema, das wir aktiv angehen wollen.“
Effizientes On- und Offboarding
Flexibles Reporting
Hohe Zeitersparnis
CleverShuttle's Favorit
Worauf die Personalerinnen im Alltag auf keinen Fall mehr verzichten wollen? Die Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen: „Wir schätzen besonders die Vorlagen-Funktion für Mails, Verträge, Onboarding-Aufgaben und die Möglichkeit zum Massen-Upload. Wir bearbeiten pro Monat allein 50 Änderungsverträge und sparen mit diesen digitalen Alltagshelfern am meisten Zeit.“
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