Lohnbuchhaltung: Ein praxisorientierter Leitfaden für Arbeitgeber
Die Lohnbuchhaltung ist wichtig, aber es schleichen sich gerne mal Fehler ein. Die Folge: Die Personalabteilung wird zur Verantwortung gezogen und erntet den Ärger der Kollegen und Kolleginnen oder gar der Geschäftsführung. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie als HR-Verantwortliche sicherstellen, dass die Lohnbuchhaltung korrekt abläuft und Sie nicht jeden Monat Zeit und Nerven kostet.
Key Facts:
Die Lohnbuchhaltung umfasst das Erfassen, Abrechnen und das Buchen von Löhnen.
Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Lohnbuchhaltung.
Die Lohnbuchhaltung ist kostenaufwendig und wird häufig an externe Stellen übertragen, auch digitalisierte Lösungen stehen zur Verfügung.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung umfasst das Erfassen, das Abrechnen und das Buchen von Löhnen. Es geht also um die Abwicklung von Löhnen in einem Unternehmen.
Das weitere Aufgabengebiet der Lohnbuchhaltung umfasst die folgenden Aspekte:
Lohnkonten und Lohnlisten führen
Die Lohnbuchhaltung führt verpflichtend für alle Mitarbeitende ein Lohnkonto. Die Angaben der einzelnen Lohnkonten wiederum werden in Lohnlisten für eine Lohnperiode gesammelt. Die Lohnlisten dienen der Zusammenstellung der Löhne.
Die individuellen Lohnkonten enthalten neben den Stammdaten des oder der Mitarbeitenden ausserdem:
Informationen zum Tag der Lohnauszahlung,
zum Zeitraum der Lohnzahlung und
zu den einzelnen Komponenten des Lohns.
Gut zu wissen: Das Lohnkonto liefert auch die Berechnungsbasis für die gesetzliche Unfallversicherung.
Personalstammdaten pflegen
Die Personalstammdaten aller Arbeitnehmenden werden als Lohnkontodatensatz angelegt und von der Lohnbuchhaltung gepflegt. Dazu zählen z. B. Name und Vorname, Geburtstag, Adressdaten. Die Sozialversicherungsnummer holen Sie direkt bei den betreffenden Mitarbeiter:innen ein.
Für alle Neueinsteigende im Unternehmen muss ein neues Lohnkonto eröffnet und die Daten den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Alle verpflichtenden Daten erhalten Sie über die zuständige Ausgleichskasse.
An- und Abmeldungen durchführen sowie gesetzliche Meldepflichten der Lohnbuchhaltung einhalten
Die Lohnbuchhaltung muss neue Arbeitnehmer:innen beim Einstieg anmelden und ausscheidende wieder abmelden. Diese An- und Abmeldungen sind - wie auch weitere Meldungen während der Dauer der Beschäftigung - gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen u. a. die Meldungen für die gesetzliche:
AHV: Alters- und Hinterlassenenversicherung,
IV: Eidg. Invalidenversicherung,
ALV: Arbeitslosenversicherung,
Krankenversicherung,
Unfallversicherung,
Familienzulagen,
Quellensteuer.
Zuständigkeit und Kosten
Jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt, ist automatisch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Diese muss monatlich erfolgen.
In grösseren Unternehmen wird dafür Personal beschäftigt, was zu zusätzlichen Kosten führt. Andere Unternehmen lagern diesen Prozess aus.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung – Aufgaben
Vorbereitende Lohnbuchhaltung bedeutet, dass Vorbereitungen für externe Stellen gemacht werden, wenn sich diese mit der Buchhaltung weiter befassen. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Vorbereitungen für Steuerberater:innen.
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung beinhaltet beispielsweise Meldungen bei Lohnanpassungen oder Adressänderungen der Mitarbeitenden.
Kostenstellen und Kostenarten
Welche Kosten entstehen, hängt davon ab, welchen Weg Sie bei der Lohnbuchhaltung gehen. Wenn Sie alle Lohndaten in Excel führen, entstehen Ihnen lediglich die Aufwandskosten durch die Mitarbeitenden. Dennoch ist diese kostengünstigste Methode auch die komplexeste und fehleranfälligste – denn wo Menschen Daten händisch eingeben, sitzt der Fehlerteufel mit an der Tastatur.
Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung an eine Steuerberatung, Buchhaltung oder einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern, entstehen Ihnen in der Regel Kosten, die auf der Anzahl der Mitarbeiter:innen beruhen.
Der Weg über eine Lohnsoftware als Teil einer unternehmensweiten HR-Software ist langfristig die beste Wahl. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich eine Lohnsoftware. Sie haben dadurch immer Zugriff auf die Lohndaten Ihrer Mitarbeiter:innen, beachten stets alle aktuellen rechtlichen Vorgaben und Gesetzesänderungen und können im Handumdrehen digitale Lohnabrechnungen erstellen und so häufige Fehler vermeiden.
Häufige Probleme und Fehler bei der Lohnbuchhaltung
Es dürfte deutlich geworden sein: Die beschriebenen Pflichten und Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind nicht nur vielfältig, sondern auch inhaltlich herausfordernd. Mitarbeiter:innen in der Lohnbuchhaltung sollten über belastbare Kenntnisse in Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verfügen. Auch der monatliche Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen.
Häufige Fehler, wenn die Lohnbuchhaltung manuell erfolgt, sind Fehler bei der Abrechnung von Lohnabzügen und bei der Anpassung von Stammdaten.
Fehler in den Lohnabrechnungen führen schnell zu Problemen – einerseits mit den eigenen Mitarbeiter:innen, die rasch das Vertrauen in das Unternehmen verlieren, und andererseits mit Ämtern, wie zum Beispiel der Ausgleichskasse. Dann werden nicht einkalkulierte Nachzahlungen fällig. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre Lohnbuchhaltung absolut exakt und fehlerfrei arbeiten kann.
Lohnbuchhaltungssoftware
Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Steuerberatungsbüro müssen alle lohnabrechnungsrelevanten Informationen zum Stichtag x in korrekter Form an den Dienstleister kommuniziert werden. Was trivial klingt, ist ziemlich aufwendig. Vor jeder monatlichen Abrechnungsrunde müssen Sie als Personaler viele unterschiedliche Daten erfassen.
Zwei Qualitätskriterien sind daher entscheidend: Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen.
Aber auch für Arbeitnehmer besteht mit einer Software die Sicherheit, dass korrekt abgerechnet wurde. Für beide Seiten hat eine Software klare Vorteile.
Lohnnebenkosten berechnen: So berechnen Sie die Lohnnebenkosten als Arbeitgeber.
Digitale Lohnbuchhaltung
Lösung: Buchhaltungsrelevante Informationen werden automatisch erfasst.
Mit der digitalen Lohnbuchhaltung können bestimmte Informationen samt Änderungen konstant erfasst und zusammengeführt werden. Die Daten liegen gebündelt und für alle, die sie betreffen, transparent einseh- und bearbeitbar ab – schliesslich sollen Mitarbeitende ihre Informationen direkt selbst ändern können.
In diesem zentralen System sind die Stammdaten aller Mitarbeitenden, deren Ab- und Anwesenheiten, Bonuszahlungen, Entwicklungen und einiges mehr hinterlegt bzw. dokumentiert.
Auf dieses System haben nicht nur Personalverantwortliche Zugriff, sondern auch die Mitarbeitenden selbst. Das befähigt Angestellte, ihre Personalinformationen eigenständig zu pflegen.
Zudem haben Sie auf System-Seite eine Ansprechperson, an die Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zur Lohnbuchhaltung haben – oder darüber hinaus. Denn Ihre Kontaktperson hat die ganzheitliche Perspektive – sprich, sie kennt all jene Faktoren, die sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken.
Tools und Software
Möglicherweise haben Sie bereits Lösungen im HR im Einsatz, zum Beispiel für das Bewerbermanagement oder für Abwesenheiten. Wenn sämtliche Mitarbeiterinformationen an einem Ort zusammenlaufen, können Sie Kosten sparen, weil Sie nur für ein statt für mehrere Tools bezahlen. Sie müssen nicht ständig zwischen mehreren Systemen wechseln.
Informationen fliessen einmal in die Plattform und werden dort in unterschiedlichen Anwendungen genutzt, wie zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung. Das ist leichter in der Handhabe, was wieder Kosten senkt. Mitarbeitende müssen einmal eingearbeitet sein und nicht ständig neue Technologien verstehen lernen. Auch die Wechselkosten dürften überschaubar sein. Denn die Informationen liegen aus anderen Tools digital vor, sodass Sie diese einfach übertragen können.
Was Arbeitgeber rechtlich beachten müssen
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, monatliche Lohnabrechnungen für ihre Arbeitnehmenden zu erstellen.
Erforderliche Angaben, die auf der Lohnabrechnung stehen müssen:
Bezeichnung des Arbeitgebers,
Abrechnungsperiode,
Lohnbestandteile – Stundenlohn oder Monatslohn?
Abzüge: AHV / IV / EO, ALV, Unfall, BVG, Quellensteuer.
Arbeitnehmende können auf eine monatliche, schriftliche Lohnabrechnung bestehen.
Wichtige Punkte und gesetzliche Lage/Pflichten in der Schweiz
Sobald eine Person im Unternehmen angestellt ist, ist Lohnbuchhaltung verpflichtend.
Die Lohnbuchhaltung beinhaltet das Erstellen von Lohnabrechnungen, die Arbeitnehmenden jeden Monat ausgehändigt werden.
Viele Unternehmen überweisen die Aufgabe an einen externen Dienstleister oder nutzen eine Software, weil bei der Lohnbuchhaltung viele Fehler passieren können.
Fazit
Personio deckt den gesamten Mitarbeiterzyklus ab und unterstützt Sie online bei der Lohnabrechnung. Das Lohnprogramm übernimmt die Berechnungen für Sie und räumt Fehlerquellen aus dem Weg. Zusätzlich können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.
Häufig gestellte Fragen
Was macht man in der Lohnbuchhaltung?
Das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen.
Wer darf die Lohnbuchhaltung machen?
Der oder die Personalverantwortliche des Unternehmens oder externe Dienstleister.
Welche Vorteile hat digitale Buchhaltung mit Hilfe von einer Software?
Korrekte Abrechnungen sowie Zeit- und Kostenersparnis.
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