Lohnabrechnung: Die wichtigsten Infos für Arbeitgeber und Arbeitnehmende

Damit Sie die Lohnabrechnung korrekt erstellen können, ist es entscheidend, im Vorhinein die wichtigsten Grundlagen und Begriffe zu kennen. Ein entsprechendes Fachwissen in diesem Gebiet ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende unabdingbar.

Eine Entgeltabrechnung, auch Lohnabrechnung genannt, ist die Erklärung des Monatslohns in Textform. Das Personalwesen liefert Angaben zu Bruttogehalt, Abzügen, Zuschlägen, Sonderzahlungen sowie Nettogehalt.

Der grösste Unterschied zwischen der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Messbarkeit. Die Höhe eines Lohnes schwankt und ist abhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit in Form der Stundenanzahl oder der produzierten Stückzahl.

Bei der Gehaltsabrechnung ist der Bruttolohn der zuvor im Arbeitsvertrag festgelegte Monatslohn, unabhängig von Urlaubs- oder Feiertagen innerhalb einer Abrechnungsperiode. Ein Gehalt kann sich lediglich nach oben hin ändern, beispielsweise aufgrund von Überstunden-Auszahlungen.

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Die Lohnabrechnung kann intern erledigt oder an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Bei der internen Durchführung ist die Personalabteilung für die korrekte Abwicklung der Lohnabrechnungen verantwortlich. Externe Dienstleister sind Steuerkanzleien und spezialisierte HR-Unternehmen.

Für die Abwicklung der Lohnabrechnung werden sämtliche abrechnungsrelevante Daten, z. B. Lohndaten, Arbeitszeiten sowie einmalige monatliche Mutationen benötigt.

Vorteilhaft ist die interne Erstellung der Lohnabrechnung aufgrund des Kostenaspekts. Der einmaligen Anschaffung einer Software stehen regelmässige monatliche Ausgaben eines externen Dienstleisters entgegen. Das Risiko, die Datensicherheit zu gefährden, ist auf ein Minimum reduziert, da keine sensiblen Daten übermittelt werden müssen. Zudem bleibt die Flexibilität des Arbeitgebers bezüglich der Abwicklung erhalten.

Für die erfolgreiche und professionelle Erstellung der Lohnabrechnung gilt es, die Software zu finden, die am besten zu den individuellen Anforderungen eines Unternehmens passt. Folgende einfache Tools stehen zur Auswahl:

• Excel-Tabellen;

• Onlinerechner;

• Vorgefertigte Muster und Vorlagen.

Die Pflicht eines Arbeitgebers ist es – gemäss Art. 323b Abs. 1 OR – Arbeitnehmenden mit der Lohnzahlung auch eine Lohnabrechnung in Textform zukommen zu lassen. Dies kann in Papierform oder elektronisch erfolgen.

Die Lohnabrechnung muss vollständig und klar verständlich sein. Sämtliche Abzüge und Zuschläge müssen einzeln ausgewiesen werden. Für jede Lohnzahlung muss eine einzelne Lohnabrechnung erstellt werden.

Es gibt – sowohl auf Bundes- als auch auf Kantonsebene – verschiedene Regelungen bezüglich der Dokumentenaufbewahrung.

Als Arbeitgeber empfiehlt es sich, die bundesrechtliche zehnjährige Aufbewahrungspflicht sowohl steuerrechtlich als auch sozialversicherungsrechtlich zu berücksichtigen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Lohnabrechnung erstellt wurde.

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Bezüglich der Inhalte einer Lohnabrechnung gibt es keine konkreten Regelungen in der Schweiz. Es müssen sämtliche Zuschläge und/oder Abzüge detailliert und einzeln aufgeführt werden, sodass Arbeitnehmende eine nachvollziehbare Lohnabrechnung erhalten.

Beachten Sie die obligatorischen Sozialversicherungen in der Lohnabrechnung sowie zusätzliche Abzüge und Zulagen, die – je nach Arbeitnehmendem – berücksichtigt werden müssen.

• Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV)

• Invalidenversicherung (IV)

• Erwerbsersatz-Ordnung (EO)

• Arbeitslosenversicherung (ALV)

• Unfallversicherung (UVG)

• Berufliche Vorsorge (BVG)

Eine wichtige – aber nicht obligatorische – Versicherung ist die Krankentaggeldversicherung. Die Quellensteuer ist die einzige Steuer, die auf der Lohnabrechnung bei quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden erscheinen kann.

Als Zulagen gibt es neben Boni, Gratifikationen, Spesen und Schichtzulagen Familienzulagen. Ausführliche Informationen zu den Sozialversicherungen finden Sie hier in unserem Artikel über Lohnnebenkosten.

Ohne eine entsprechende Ausbildung oder Berufserfahrung bezüglich der Lohnabrechnung können schnell Fehler passieren. Für eine gute Übersicht, Kontrolle und Vollständigkeit empfehlen wir Ihnen, mit Checklisten zu arbeiten.

Zu den typischen Fehlern bei der Lohnabrechnung zählen:

• Fehlerhafte Anpassung von Personalstammdaten;

• Ausserordentliche, einmalige Mutationen werden vergessen oder falsch abgerechnet;

• Fehlerhafte Abrechnung der Quellensteuer;

• Falsche Abrechnung von Kranken- oder Unfalltaggeldern;

• Berechnung des BVG-Prämiensatzes erfolgt nicht gemäss Pensionskassenreglement;

• Abgabefristen bei den Sozialversicherungen werden vergessen;

• Änderungen von neuen Prämiensätzen bei den obligatorischen Sozialversicherungen werden nicht berücksichtigt.

Da es sich bei der Lohnabrechnung um ein steuerrelevantes Dokument handelt und dieses die Basis für den Lohnausweis eines Kalenderjahres ist, müssen alle Daten und Angaben korrekt sein.

Eine fehlerhafte Lohnabrechnung kann im nächsten Monat mit Korrekturbuchungen angepasst werden. Wichtig ist, dass sämtliche Korrekturen vor einem Geschäftsjahresabschluss vor der finalen Abrechnung mit den Sozialversicherungen und vor der Erstellung der Lohnausweise vorgenommen werden.

Damit eine fehlerfreie Lohnabrechnung gewährleistet werden kann, sollten Sie auf Folgendes achten:

• Legen Sie sich eine Checkliste an;

• Bewahren Sie notwendige Unterlagen übersichtlich und geordnet auf;

• Planen Sie genügend Zeit für die Lohnabrechnung ein;

• Arbeiten Sie bei der Erstellung mit einem professionellen Tool;

• Suchen Sie sich Unterstützung bei Unklarheiten und Fragen.

Für ein besseres Verständnis einer Lohnabrechnung (netto) haben wir Ihnen ein Beispiel angehängt. Bitte beachten Sie, dass das nachfolgende Beispiel unverbindlich und stark vereinfacht ist.

Ausgangslage eines Schweizer Arbeitnehmenden ohne Kinder, im Monatslohn:

Da die steuerrelevante Lohn- und Gehaltsabrechnung ein komplexes Thema ist, das stets professionell abgewickelt werden muss, empfiehlt sich die interne Erstellung durch Fachpersonen. Eine interne Lösung garantiert Ihnen eine erhebliche Kostenersparnis. Die einmalige Anschaffung eines professionellen Tools steht den monatlichen Zahlungen an einen externen Dienstleister gegenüber.

Bleiben Sie flexibel, indem Sie die Fäden selbst in der Hand haben und den Überblick behalten. Sie haben stets die Kontrolle, weniger Schnittstellen und können Änderungen in Echtzeit prüfen.

Personio unterstützt Sie in der effizienten und professionellen Umsetzung und erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit. Langfristig verschafft Ihnen Personio mehr Zeit und minimiert mögliche Fehlerquellen bei der Lohnabrechnung.

Ja, gemäss Art. 323b Abs. 1 OR ist die Ausstellung einer Lohnabrechnung an Arbeitnehmende Pflicht. Diese muss schriftlich – in Papierform oder elektronisch – zur Verfügung gestellt werden.

Die interne Abwicklung des Lohnes gibt Ihnen Flexibilität bezüglich des Dokumentenmanagements und spart Ihnen erhebliche Kosten ein, da kein externer Dienstleister bezahlt werden muss.

Die Lohnabrechnung besteht aus Kopf-, Haupt- und Schlussteil und muss vollständig und korrekt sein, da es sich um ein steuerrelevantes Dokument handelt.