Gleitzeit: Arbeitszeitflexibilität für Arbeitnehmende

Gleitzeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben individuell gestalten können. 

Der Grundgedanke: Wo es nicht erforderlich ist, dass eine Aufgabe zu einer bestimmten Zeit erledigt wird, sollen Erwerbstätige ihre Arbeit flexibel an ihre persönlichen Verpflichtungen und Präferenzen anpassen können, sofern sie im Wochen-, Monats- oder Jahresdurchschnitt auf die vereinbarten Arbeitsstunden kommen.

Das bedeutet aber auch: Für Jobs, in denen die Arbeit zu einem festen Zeitpunkt erfolgen muss, kommen Gleitzeitmodelle nicht infrage.

Gleitzeit ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Arbeitgeber und Arbeitnehmende müssen also selbst übereinkommen, ob und zu welchen Bedingungen sie ein Gleitzeitmodell vereinbaren wollen – individuell, in der Abteilung oder Firma.

Wenn ja, gilt es, folgende Eckpunkte zu vereinbaren:

• Rahmenarbeitszeiten: In welchem Zeitraum – z. B. zwischen 7.00 Uhr und 18.30 Uhr – kann die Arbeit geleistet werden?

• Festlegung von Blockzeiten: Zu welchen Uhrzeiten besteht Anwesenheitspflicht?

• Begrenzung der positiven und negativen Zeitsalden: Wie viele Plus- oder Minusstunden dürfen Mitarbeitende maximal ansammeln – und was passiert bei einer Über- bzw. Unterschreitung?

Auf die Bestimmung von Block- und Rahmenarbeitszeiten kann, je nach Job und Gleitzeitmodell, auch verzichtet werden (mehr dazu weiter unten).

Für den Ausgleich des Gleitzeitkontos zu den vereinbarten Bedingungen – zum Beispiel bis zum Monats- oder Jahresende – sind die Arbeitnehmenden selbst verantwortlich. Aus Arbeitgebersicht sollte eine Obergrenze definiert werden, bei deren Überschreitung ein Abbau zeitnah erfolgen muss. Die Frist dafür kann frei bestimmt werden; in vielen Gesamtarbeitsverträgen beträgt sie 14 Wochen. Bauen Mitarbeitende ihre Plusstunden nicht ab, verfallen sie – und können ersatzlos gestrichen werden.

Holen Arbeitnehmende Minusstunden dauerhaft nicht auf, kann ihnen der Lohn gekürzt werden.

Hinweis: Der Begriff Überstunden steht im Schweizerischen Obligationenrecht (Artikel 321c) explizit für Mehrarbeit, die vom Arbeitgeber verlangt wird. Diese Stunden müssen – inklusive eines Zuschlags von mindestens 25 % – bezahlt werden. Das trifft auf Gleitzeitstunden nicht zu. Bei positiven Gleitzeitsaldi sollte deshalb immer von Plusstunden gesprochen werden.

Endet das Arbeitsverhältnis durch Kündigung oder Befristung, müssen Arbeitnehmende selbst dafür sorgen, angesammelte Plusstunden rechtzeitig abzubauen, da sie ihre Arbeitszeit ja freiwillig so eingeteilt hatten. Arbeitnehmende haben keinen Anspruch auf Entschädigung von Plusstunden, die nach dem letzten Tag auf ihrem Arbeitszeitkonto verbleiben.

Nur wenn betriebliche Gründe den Abbau des Zeitguthabens verhindern, müssen Plusstunden entschädigt werden – das Restguthaben ist dann durch Verschulden des Arbeitgebers zustande gekommen. Diese Abgrenzung ist in der Praxis oft schwierig und kann im Extremfall zu einem Rechtsstreit führen.

Berechnen Sie mit dem Arbeitszeitrechner von Personio die Möglichkeiten, die vereinbarte Wochenarbeitszeit flexibel zu verteilen:

Das klassische und häufigste Gleitzeitmodell: Der Arbeitgeber definiert Kernarbeitszeiten oder Blockzeiten, zum Beispiel 9.30 bis 12 Uhr und 14 bis 16 Uhr, zu denen alle Mitarbeitenden anwesend sein müssen. Ausserhalb dieser Zeiten kann die Arbeitszeit selbst gewählt werden: Der eine beginnt um 7 Uhr und macht um 16 Uhr Feierabend, der andere kommt erst um 9.30 Uhr, bleibt aber bis 18.30 Uhr. Beide Personen haben (bei einer Stunde Mittagspause) an diesem Tag acht Stunden gearbeitet.

In diesem Modell verzichtet der Arbeitgeber auf die Festlegung verpflichtender Anwesenheitszeiten: Die Mitarbeitenden können ihre Zeit also komplett frei einteilen, solange die Geschäftsräume geöffnet sind. Dieses Modell eignet sich vor allem für Unternehmensbereiche, die sehr eigenständig arbeiten, zum Beispiel Forschungsabteilungen. Die Maximalvariante des Gleitzeitmodells ohne Blockzeiten definiert lediglich eine Jahresarbeitszeit und macht keine Vorgaben, wie diese einzuteilen ist.

Das Funktionszeitenmodell soll auch Unternehmen und Abteilungen mit Schichtbetrieb oder viel Kundenkontakt die Anwendung des Gleitzeitgedankens ermöglichen. Der Arbeitgeber definiert dabei, wie viele Mitarbeitende zu welchen Zeiten mindestens anwesend sein müssen, damit der Betrieb reibungslos funktionieren kann. Die Mitarbeitenden müssen sich so aufteilen, dass diese Vorgaben erfüllt werden, profitieren darüber hinaus aber von der Flexibilität der Gleitzeit.

Dieses Modell lässt das Ansammeln grosser Zeitguthaben bewusst zu: Der Gedanke dahinter ist in der Regel, dass sich nach einigen Arbeitsjahren so viele Plusstunden angesammelt haben, dass das Guthaben der mitarbeitenden Person es ermöglicht, eine berufliche Auszeit (Sabbatical) von einigen Monaten oder mehr zu nehmen. Vereinbart wird deshalb eine niedrigere Wochenarbeitszeit, als es dem erwarteten Arbeitsvolumen entsprechen würde. Diese Zeiten werden dann aber bewusst und regelmässig überschritten.

In vielen Betrieben können Mitarbeitende Plusstunden nicht nur in den Randarbeitszeiten (Gleitzeiten) abbauen, sondern dafür auch ganze Tage freinehmen. Man spricht dann von Gleittagen. Unter welchen Bedingungen Gleittage genommen werden können, ist meist im Betriebsreglement festgehalten. Da betriebliche Gründe gegen einen ganzen Fehltag sprechen können, muss fast immer die Zustimmung des Arbeitgebers eingeholt werden. Anders als über die Gleitzeit können Arbeitnehmende also über Gleittage nicht eigenständig verfügen.

Obwohl Gleitzeitvereinbarungen keinen spezifischen Rechtsvorgaben unterliegen, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmende einige Dinge beachten.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ein Gleitzeitmodell einzuführen: Es gibt in der Schweiz keinen Anspruch auf Gleitzeit. Entscheiden sie sich dafür, können sie die Rahmenbedingungen für die Gleitzeiten vorgeben, die sie aus betrieblichen Gründen für richtig halten. Sie dürfen Plusstunden, die nicht gemäss den vereinbarten Bedingungen ausgeglichen werden, streichen und bei dauerhaft zu vielen Minusstunden den Lohn kürzen.

Obwohl die Arbeitnehmenden ihre Arbeitszeit bei Gleitzeitmodellen selbst erfassen, muss auch der Arbeitgeber eine funktionierende Praxis entwickeln, die Arbeitsstunden seiner Mitarbeitenden zu erheben. Er ist aus Arbeitsschutzgründen gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Eine Personalsoftware wie Personio unterstützt Sie dabei, den Überblick über An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden zu behalten.

Arbeitnehmende dürfen ihre Arbeitszeit ausserhalb vereinbarter Blockzeiten flexibel einteilen – völlig frei sind sie darin aber nicht. Sie müssen die Zeiteinteilung im Sinne des Unternehmens vornehmen, sodass sie die ihnen zugeteilten Aufgaben wahrnehmen können. Zudem dürfen sie nicht gegen die grundsätzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verstossen; Nachtarbeit (in den meisten Branchen) sowie Pensen von mehr 50 Stunden pro Woche sind verboten. Die Arbeitszeiten müssen sauber erfasst, Plus- oder Minusstunden eigenverantwortlich abgebaut und die vereinbarte maximale Abweichung von der Normalarbeitszeit darf nicht überschritten werden.

Aus Arbeitnehmersicht bietet Gleitzeit mehr Flexibilität und Autonomie bei der Arbeitszeitgestaltung. Dadurch können Berufs- und Privatleben stressfreier miteinander kombiniert werden. Sofern die betrieblichen Erfordernisse Gleitzeitmodelle grundsätzlich zulassen, entstehen auch für den Arbeitgeber Vorteile.

• Erhöhte Arbeitnehmerzufriedenheit erhöht Motivation und Produktivität.

• Erhöhte Arbeitnehmerbindung: Zufriedene Mitarbeitende sind loyaler.

• Flexible Arbeitszeiten sind ein Pluspunkt bei der Besetzung freier Stellen.

• Arbeitsstunden können an saisonale Schwankungen angepasst werden.

• Erhöhter Aufwand für Zeiterfassung/Dokumentation.

• Gleitzeit bei Schichtbetrieb (Funktionszeit) erfordert hohen Organisationsaufwand, der aber teilweise auf die Arbeitnehmenden abgewälzt werden kann.

• Risiko, dass Mitarbeitende das Modell mit falschen Zeitangaben missbrauchen.

• Konfliktpotenzial, wenn Gleitzeit aus betrieblichen Gründen nur in Teilen des Unternehmens eingeführt werden kann.

Ein Geschäft verkauft und repariert Computer und Zubehör. Dieses ist von 13.30 bis 19 Uhr, samstags von 10 bis 17 Uhr, geöffnet. Der Arbeitgeber entscheidet, dass für Beratung und Verkauf (persönlich und per Telefon) immer mindestens zwei Personen anwesend sein müssen, samstags sowie zwischen 17 und 19 Uhr mindestens drei. Unter dieser Voraussetzung können die Mitarbeitenden ihre Schichten frei einteilen und anfallende Tätigkeiten bei Einkauf, Versand und Reparatur auch ausserhalb der Ladenöffnungszeiten zwischen 8 und 21 Uhr abarbeiten.

Gleitzeitmodelle erleichtern die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeitplanung. Da vor allem die Arbeitnehmenden davon profitieren, tragen sie auch die Verantwortung dafür, nicht zu viele Plus- oder Minusstunden anzuhäufen. Aus Arbeitgebersicht haben Gleitzeitmodelle keine grundlegenden Nachteile. Sie machen die Personalplanung aber unübersichtlicher. Mit einer Personalsoftware wie Personio behalten Arbeitgeber die Übersicht – und können bei ausufernden Plus- und Minusstunden frühzeitig reagieren.

Meist gilt eine verpflichtende Kernarbeitszeit (Blockzeit) in der Tagesmitte, während Arbeitsbeginn und -ende flexibel gewählt werden können. Arbeitnehmende sind selbst dafür verantwortlich, entstehende Plus- oder Minusstunden durch mehr oder weniger Freizeit ausserhalb der Blockzeiten abzubauen.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben. Meist sind die Gleitzeitbedingungen im Betriebsreglement festgehalten, können aber auch individuell im Arbeitsvertrag definiert werden. Unternehmen, die einem Gesamtarbeitsvertrag unterliegen, müssen sich an definierte Rahmenbedingungen halten.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Im Gegensatz zum selbstständigen Ausgleich des Gleitzeitsaldos zu den Tagesrandzeiten dürfen Gleittage bis auf seltene, sehr freie Gleitzeitmodelle nur mit Erlaubnis des Arbeitgebers in Anspruch genommen werden.