Ablauforganisation: Definition, Aufgaben und Ziele

Die Ablauforganisation beschreibt alle Arbeitsabläufe (Prozesse) innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation: Wann, wo, womit und in welcher Abfolge müssen die einzelnen Arbeitsschritte erledigt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Dadurch soll die Zusammenarbeit aller Beteiligten effizient organisiert und ständig weiter optimiert werden. Ziele der Darstellung von Abläufen in Form von Ablauforganisationen sind, die Zeitdauer und die Kosten für die Arbeitsprozesse zu senken und gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse zu sichern.

Den Begriff der Ablauforganisation hört man in der betrieblichen Praxis nur noch selten: Mittlerweile sind die Bezeichnungen Prozessmanagement oder Workflow-Management geläufiger.

In Form von Ablauforganisationen werden die Arbeitsprozesse eines Unternehmens in Ablaufdiagrammen grafisch dargestellt. Dafür ist auch der englische Begriff Flowcharts üblich. Einzelne Arbeitsschritte werden durch Kästchen dargestellt und mit Pfeilen verkettet: So werden  die Arbeitsprozesse in eine zeitliche Abfolge oder wechselseitige Abhängigkeiten gesetzt:

Ablauforganisationen müssen während solcher Prozessketten immer wieder Entscheidungen treffen oder die Arbeitsergebnisse prüfen. An solchen Stellen verzweigen sich die Abfolgen: Je nachdem, wie die Entscheidung oder Prüfung ausfällt, werden individuelle Arbeitsprozesse auf unterschiedliche Weise fortgesetzt.

Bei langen, komplexen Prozessen können solche Flowcharts groß und unübersichtlich sein. Durch verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten lassen sie sich leichter lesen. 

Formen: Für unterschiedliche Typen von Arbeitsschritten werden unterschiedliche Formen verwendet, etwa Rechtecke für „normale“ Arbeitsschritte und Rauten für Entscheidungen oder Prüfungen.

Farben: Durch Farben lässt sich darstellen, welche Abteilung oder welche Person für welche Teile der Prozesse verantwortlich sind, oder an welchem Ort ein Schritt ausgeführt wird.

Projektmanagement-Software bieten oftmals die Möglichkeit, solche Flowcharts zu erstellen. Miro, ein Tool für virtuelle Whiteboards, bietet eine Reihe von kostenlosen Flowchart-Templates, die Sie nutzen können.

Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind keine Alternativen, sondern stellen unterschiedliche Perspektiven eines Unternehmens dar, die sich ergänzen.

In der Aufbauorganisation wird festgelegt, wer im Unternehmen welche Funktion und Verantwortung hat, und wer wem gegenüber weisungsbefugt oder berichtspflichtig ist (Hierarchie). Die Aufbauorganisation wird meistens über ein Organigramm dargestellt. Aus der Aufbauorganisation geht jedoch nicht hervor, wie die einzelnen Stellen konkret zusammenarbeiten. Deshalb braucht es die Ablauforganisation.

Die Ablauforganisation hat die Aufgabe, vier wesentliche Bestandteile der Zusammenarbeit zu regeln. Diese vier Bereiche sind:

Die Arbeitsinhalte: Was genau muss womit gemacht werden?

Beispiel: Ein Lenkrad muss mit einem Werkzeug in das Cockpit eines Pkw montiert werden.

Die Arbeitszeit: Wann genau muss der Arbeitsschritt durchgeführt werden – nach welchen vorherigen Arbeitsschritten? Wie lange darf der Arbeitsschritt dauern und bis wann muss er abgeschlossen sein?

Beispiel: Das Lenkrad darf erst nach Einbau des Armaturenbretts montiert werden. Der Vorgang darf 60 Sekunden dauern.

Der Arbeitsraum: Wo wird der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt? Wie werden die einzelnen Arbeitsstationen zueinander angeordnet?

Beispiel: Das Lenkrad wird an einem Fließband montiert; die Arbeitsstation befindet sich zwischen denen der vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte. Die Zulieferung der Lenkräder erfolgt von hinten.

Die Arbeitszuordnung: Wer führt den jeweiligen Arbeitsschritt aus – Einzelpersonen oder Gruppen? Hierfür benötigen Unternehmen eine professionelle Personalplanung.

Beispiel: Ein Team aus drei Personen ist für den gesamten Einbau des Pkw-Cockpits zuständig; sie wechseln stündlich die einzelnen Arbeitsstationen.

In der Ablauforganisation dürfen nicht nur die jeweiligen Prozessketten einzeln betrachtet werden. Es gehört auch zu den Aufgaben, die Zusammenhänge zwischen allen Prozessen zu analysieren.

Damit, wie in unserem Beispiel, die Montage eines Pkws reibungslos klappt, müssen viele einzelne Prozesse zusammenspielen – wahrscheinlich Zigtausende: von der Anlieferung der kleinsten Schraube bis zur Endpolitur der Karosserie.

Im Rahmen der Ablauforganisation müssen daher auch folgende Fragen geklärt werden:

Welche Arbeitsmittel, Materialien oder Informationen werden wo und wann zur Ausführung eines Arbeitsschritts benötigt?

Beispiel: Es müssen jederzeit genügend Lenkräder für den Einbau zur Verfügung stehen, sowie die erforderlichen Werkzeuge.

Welche unterstützenden Arbeiten sind wann und wo nötig, damit die Prozessschritte durchgeführt werden können?

Beispiel: Ein Wartungstechniker muss das Fließband und die Werkzeuge einmal wöchentlich prüfen und reparieren, wenn nötig – und zwar nachts, während die Produktion ruht.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der oft vergessen wird: Was passiert bei Störungen?

Beispiel: Es liegen Ersatzwerkzeuge bereit und ein Wartungstechniker ist immer in Bereitschaft, wenn Maschinen ausfallen. Durch einen kleinen Reservebestand an Lenkrädern kann die Montage weiterlaufen, auch wenn die Nachschublieferung kurzfristig stockt.

Abläufe optimieren, um die Kosten zu senken und die Ergebnisse zu verbessern: So lassen sich die Ziele der Ablauforganisation kurz zusammenfassen. Wodurch können Sie diese erreichen?

Modellierung: Die Ablauforganisation macht es möglich, die vielen und komplexen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu überblicken und zu verstehen – sowohl durch visuelle Darstellungen in einem Flowchart, aber auch durch genaue Dokumentationen. Nur durch solche Methoden können Sie neue Prozesse effizient gestalten, oder aber bestehende analysieren und verbessern. Die Gestaltung von Arbeitsprozessen und Prozessketten wird Modellierung genannt.

Standardisierung: Auf dem Papier nützen Ihnen die Arbeitsprozesse nicht viel. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Prozesse auch im Arbeitsalltag umgesetzt werden und dass jeder Arbeitsschritt möglichst effizient durchgeführt wird – nach dem festgelegten Standardprozess.

Automatisierung: Durch die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre ist es möglich geworden, Arbeitsschritte und ganze Prozesse immer stärker zu automatisieren und sie komplett durch Software oder Roboter durchführen zu lassen. Auch für die Automatisierung bildet die Ablauforganisation die Basis. Nur effiziente Standardprozesse lassen sich sinnvoll automatisieren.

Durch die ständige Analyse der Arbeitsprozesse und der Arbeitsergebnisse, sowie der wiederholten Optimierung und Automatisierung, können Sie im Einzelnen folgende Ziele der Ablauforganisation erreichen:

• Kapazität: Mitarbeitende, Maschinen und möglich.

• Abläufe: Arbeitsschritte können schneller ausgeführt werden.

• Transporte und Wege: Transporte und Wege zwischen den Arbeitsstationen werden verkürzt oder ganz vermieden.

• Kosten: Die Kosten für Arbeitsschritte werden gesenkt.

• Qualität: Produkte oder andere Arbeitsergebnisse werden besser, es passieren weniger Fehler, es gibt weniger Ausschuss.

• Arbeitsbedingungen: Die Arbeit wird für die Mitarbeitenden leichter und angenehmer.

• Störungen: Es treten seltener Störungen auf, es kann schneller und flexibler auf Störungen reagiert werden.

• Termintreue: Liefertermine können eingehalten werden.

Ein typisches Beispiel für die Ablauforganisation ist die Bearbeitung einer Anfrage in der Fertigungsbranche, die ein Hersteller erhält. Angenommen ein Turbinenhersteller erhält den Auftrag, innerhalb von 4 Jahren 10 Turbinen für Gaskraftwerke zu liefern.

Das Unternehmen kann den Auftrag nur annehmen, wenn es Klarheit darüber hat, ob es über ausreichend Kapazitäten verfügt. Der Prozess von der Bearbeitung der Anfrage bis zur Fertigung, Auslieferung und der Nachbereitung kann in Form eines Flowcharts als Ablauforganisation dargestellt werden:

• Bearbeitung der Anfrage: Das Unternehmen prüft intern, ob es den Auftrag zum Wunschtermin erfüllen kann. Wenn ja, geht es direkt weiter zur Angebotserstellung. Wenn nein, bietet das Unternehmen einen alternativen Termin oder eine gestaffelte Lieferung an.

• Angebotserstellung: Das Unternehmen sendet dem Kunden ein Angebot zu.

• Disposition: Die Fertigung und Auslieferung der Turbinen wird in Teilaufgaben untergliedert und einzelnen Abteilungen zugewiesen.

• Auftragsbearbeitung: Die Gasturbinen werden gefertigt und wie vereinbart ausgeliefert.

• Nachbearbeitung: Der Turbinenhersteller holt Feedback vom Auftraggeber ein (Kundenzufriedenheit) und überprüft den Zahlungseingang.

• Aftersales: Der Turbinenhersteller erbringt im Rahmen des Aftersales bestimmte Dienstleistungen, wie Wartung und Instandsetzung.

Solche Flowcharts lassen sich für viele Arbeitsabläufe in der Fertigung und im Dienstleistungssektor erstellen: Die Vergabe eines Kredits, die Eröffnung eines Kontos, die Planung und Umsetzung einer Werbekampagne. Diese können wiederum in bestimmte Arbeitsprozesse in der Ablauforganisation gegliedert werden.

Unter Ablauforganisation versteht man die grafische Darstellung der Arbeitsprozesse und Abläufe in einem Unternehmen sowie ihrer Reihenfolge und wechselseitigen Abhängigkeiten. Dafür werden Flowcharts verwendet.

Die Begriffe Aufbau- und Ablauforganisation unterscheiden sich im Blickwinkel auf das Unternehmen. Während die Ablauforganisation die Arbeitsprozesse in den Blick nimmt, steht bei der Aufbauorganisation die Struktur und Hierarchie im Vordergrund.

Zu den Zielen der Ablauforganisation zählen die Modellierung, Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen, damit die Fertigung von Produkten und die Bereitstellung von Dienstleistungen im Unternehmen möglichst effizient ablaufen.