
HR Insights Report 2025
Agile Führung im HR: Drei Bereiche, die Ihr Unternehmen jetzt voranbringen
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Künstliche Intelligenz, datengetriebene Entscheidungen und der demografische Wandel verändern die Arbeitswelt gerade grundlegend.
KI liefert Ergebnisse in Sekunden, wo Menschen oft Tage brauchen. Daten decken Trends auf, bevor sie überhaupt sichtbar werden. Und eine neue Generation von Mitarbeitenden bringt frische Ideen und andere Erwartungen an den Arbeitsplatz.
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das eine riesige Chance: Wo andere Organisationen noch in alten Mustern feststecken, können sie mithilfe von KI schneller reagieren, Neues ausprobieren und den Wandel aktiv gestalten.
Während Konzerne ein Millionen-Budget in ihre Transformation investieren, haben wachsende Unternehmen ein anderes Ass im Ärmel: ihre Schnelligkeit, ihren Mut für Experimente und agile Personalstrategien. Sie haben damit sogar das Potenzial, ihre grosse Konkurrenz” zu überholen.
Dafür gilt es, drei eng verzahnte Hebel zu nutzen:

Das haben uns über 3.000 Personalentscheider:innen und mehr als 6.000 Mitarbeitende in Europas grösster HR-Befragung verraten 1. In diesem Report geben sie Einblicke in die wichtigsten Prioritäten, Herausforderungen und Chancen für die Zukunft der Arbeit.
Der Report unterstützt HR-Führungskräfte mit erprobten Modellen und praxisnahen Leitfäden, strategische Entscheidungen zu treffen, mit dem Vorstand auf Augenhöhe zu diskutieren und die Transformation des Personalbereichs aktiv mitzugestalten.


Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick
Nutzen Sie diese Erkenntnisse für Ihren nächsten Business-Termin.
Vorwort
Als Personalverantwortliche hören Sie oft, dass „sich alles verändert“. Dieses Jahr spüren wir diesen Wandel besonders deutlich – nicht nur bei Technologien, sondern vor allem bei den Erwartungen, Ambitionen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
Bei Personio sind wir davon überzeugt, dass wachsende Unternehmen einen klaren Vorteil haben: ihre Agilität. Unser aktueller Report zeigt, wie wichtig diese Fähigkeit in Zukunft sein wird. Während Konzerne von größeren Budgets profitieren, sind kleine und mittlere Unternehmen oft schneller, mutiger und flexibler im Umgang mit neuen Entwicklungen.
Was heraussticht: Über die Hälfte der Mitarbeitenden sucht einen neuen Job oder hat schon einen gefunden. Die Bindung ist gefährdet und die Kosten vermeidbarer Probleme steigen. Gleichzeitig profitieren Organisationen, die gezielt in Mitarbeitende, Daten und Fähigkeiten investieren, bereits von mehr Leistung, Engagement und Loyalität.
Personalverantwortliche können jetzt federführend handeln. Wer Fakten mit Erfahrung verbindet, neue Fähigkeiten und Denkweisen annimmt und ein Umfeld schafft, in dem Vertrauen und Flexibilität selbstverständlich sind, treibt sein Unternehmen voran. Im Angesicht von Herausforderungen wird also eine agile und bewusste Handlungsweise belohnt.
Der Insights Report zeigt, welche Herausforderungen auf Sie zukommen und gibt praktische Impulse. Die Zukunft gehört denen, die sie aktiv gestalten – Schritt für Schritt, Experiment für Experiment, Team für Team.

Lenke Taylor
Chief People Officer bei Personio
1Gestützt auf öffentlich verfügbare Studien mit HR-Entscheider:innen in Europa seit 2022.
Lesen Sie den ganzen Report
Erfahren Sie, wie führende HR-Teams mit Daten, KI und neuen Talentansätzen bessere Entscheidungen treffen.
Einblicke von über 3.000 HR-Führungskräften
Praxisnahe Empfehlungen für bessere Personalentscheidungen
Tipps für mehr Mitarbeiterengagement und -bindung
Der Ausblick
Wandel bleibt – aber mit Zuversicht
Während das vergangene Jahr von schwierigen Entscheidungen und knappen Ressourcen geprägt war, zeigt unsere aktuelle Umfrage ein optimistischeres Bild.
Über die Hälfte (56 %) der HR-Führungskräfte sagten in 2024, dass ihr Unternehmen erfolgreich ist. Dieses Jahr sind es schon 69 %, 2 und nur noch 7 % sehen ihr Unternehmen als schwach aufgestellt.
Auch die Sorgen vor Entlassungen sind deutlich gesunken.
Positive Entwicklungen in vielen Bereichen
Nach einem Jahr voller Sparmaßnahmen setzen Unternehmen 2025 wieder stärker auf eine ausgewogene und zukunftsgerichtete Personalstrategie. Deutlich weniger HR-Verantwortliche gehen davon aus, dass Gewinn, Neueinstellungen, Budgets oder Gehälter zurückgehen werden 4.
Auch wenn Unsicherheiten bleiben, verlagert sich der Fokus klar von Einsparungen hin zu einer strategischen Personalplanung. Dabei spielen datenbasierte Entscheidungen, Künstliche Intelligenz und der demografische Wandel eine entscheidende Rolle. Die folgenden Kapitel zeigen, wie diese Schlüsselthemen die Art verändern, wie Unternehmen Talente gewinnen, fördern und langfristig an sich binden werden.
Wie schätzen Sie die Entwicklung der folgenden Faktoren in den nächsten 12 Monaten ein?
Profitabilität des Unternehmens

Einstellungen

HR-Budget

Durchschnittsgehalt

2Die Frage- und Antwortmöglichkeiten wurden 2025 überarbeitet, damit sie klarer und verständlicher sind.
3Die Fragen wurden 2025 überarbeitet, damit sie klarer und verständlicher sind.
4Die Fragen wurden 2025 überarbeitet, damit sie klarer und verständlicher sind.
Schlüsselthema 1
Das Geheimnis hinter erfolgreichen Personalentschei-dungen
60.416€
Vermeidbare Fluktuation
50.170€
Wirkungslose Weiterbildungs-maßnahmen
57.780€
Unzureichende Personalplanung
51.775€
Fehlbesetzungen
54.374€
Kompetenzlücken und unpassende Fähigkeiten
5Berechnungsmethode: Für jedes Kriterium wurde der Durchschnittswert der Kostenkategorie (bei der Kategorie +289.000 Euro wurde die Untergrenze genommen) mit der Anzahl der Nennungen multipliziert. Diese Werte wurden dann zusammengerechnet und durch die Anzahl der Teilnehmenden geteilt – dabei wurden diejenigen ausgeschlossen, die „weiß nicht“ oder „kann nicht schätzen“ angegeben haben.
19 %
der HR-Führungskräfte nutzen Personaldaten strategisch im Unternehmen.
13 %
überprüfen regelmäßig, ob ihre Personalprognosen stimmen.
46 %
haben Schwierigkeiten, Daten richtig zu analysieren.
Diese Kosten könnten mit besseren Entscheidungen deutlich gesenkt werden. Trotzdem nutzen nur 19 % der HR-Führungskräfte Personaldaten strategisch im Unternehmen. Noch weniger (13 %) überprüfen regelmäßig, ob ihre Personalprognosen stimmen. Fast die Hälfte (46 %) hat Schwierigkeiten, Daten richtig zu analysieren oder in Entscheidungen einfließen zu lassen.
Gute Personalentscheidungen brauchen mehr als nur Daten oder Bauchgefühl. Sie brauchen klare Regeln, die Erfahrung und Fakten sowie Intuition und Verantwortung verbinden. Ohne diese Regeln riskieren HR-Teams teure Fehler.
Wo steht Ihr Unternehmen?
Nicht alle HR-Entscheidungen laufen nach Schema F ab. Unsere Daten legen nahe, dass sich HR-Führungskräfte in verschiedene Gruppen einteilen lassen – je nachdem, wie sie mit Daten arbeiten und ihre Entscheidungen festhalten.
Welcher Entscheidungstyp sind Sie?
Beantworten Sie ein paar kurze Fragen, um es herauszufinden.
Nur 7 % der HR-Führungskräfte nutzen Daten strategisch im ganzen Unternehmen und halten nicht nur ihre Entscheidungen, sondern auch die Überlegungen dahinter fest. Damit schaffen sie eine Art „Erfahrungswissen“, auf das sie bei schwierigen Entscheidungen zurückgreifen können. Sie wissen genau, was funktioniert hat, und können zukünftig schneller und sicherer handeln. Gerade in einem komplexen Umfeld ist das ein echter Vorteil.
Erfolgsbooster: Wo Top-Entscheider:innen herausstechen
Sehr hoher Unternehmenserfolg
Führungskräfte mit hoher Entscheidungskompetenz berichten mehr als zweieinhalbmal so häufig von Spitzenleistungen im Unternehmen.

Sehr hohes Mitarbeiterengagement
Teams mit fundierten HR-Entscheidungen haben fast zweieinhalbmal häufiger sehr engagierte Mitarbeitende.

Hohe Prognosesicherheit bei Fluktuation
HR-Profis mit fortschrittlichen Entscheidungsprozessen sind deutlich sicherer darin vorherzusagen, welche Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen könnten.

Regelmäßige Datenüberprüfungen
Fast die Hälfte der top HR-Entscheider:innen überprüft regelmäßig ihre Vorhersagen zu Mitarbeitenden, z. B. wer kündigen könnte, wer in neuen Aufgaben erfolgreich ist oder wie gut Schulungen wirken. Das ist viermal mehr als bei allen anderen.

HR wird als wertvoll und vertrauenswürdig wahrgenommen
Top-Entscheider:innen berichten 31 % häufiger, dass HR in ihrem Unternehmen als vertrauenswürdig und wertgeschätzt gilt.

Die Führung vertraut in HR
Personalabteilungen, die fundierte HR-Entscheidungen treffen, sagen 31 % öfter, dass die Führung ihren Personalentscheidungen vertraut.

Unternehmen, die Daten systematisch und mit klaren Entscheidungsprozessen nutzen, sind nicht nur gut organisiert, sie sind auch richtig erfolgreich. Solche Teams erreichen bessere Geschäftsergebnisse, haben motiviertere Mitarbeitende, treffen genauere Vorhersagen und genießen mehr Vertrauen von der Führung sowie im ganzen Unternehmen. Durch sorgfältige Dokumentation ihrer Entscheidungen und den gezielten Einsatz von Personaldaten verbessern sie sich kontinuierlich und schaffen so einen nachhaltigen Vorsprung.
Außerdem haben Top-Entscheider:innen im Durchschnitt 4 % geringere Kosten und schaffen es sogar doppelt so oft, sie komplett zu vermeiden – sei es bei Mitarbeiterwechseln, Fehlbesetzungen, unnötigen Weiterbildungen, fehlenden Fähigkeiten oder schlechter Personalplanung.
Neuer Trend
Warum fundierte Entscheidungen wichtig werden
Fundierte Entscheidungen kombinieren Datenanalyse, kognitive Psychologie und Managementwissen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Personalfragen besser zu beantworten. Im Fokus steht dabei nicht nur das Sammeln und Auswerten von Daten, sondern vor allem die Frage, wie HR diese Informationen für die richtigen Maßnahmen nutzt.
1
Datenanalyse:
Informationen sammeln, auswerten und anschaulich darstellen, um Muster zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
2
Kognitive Psychologie:
Verstehen, wie Menschen Informationen verarbeiten, z. B. welche Vorurteile oder Denkweisen ihre Entscheidungen beeinflussen können.
3
Managementwissen:
Entscheidungsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Umsetzungsstrategien entwickeln.
Manche Signale erkennt kein Dashboard, z. B. das Bauchgefühl, wenn Mitarbeitende nicht ins Team passen oder Anzeichen für eine mögliche Kündigung erkennbar sind. Die Stärke von HR-Teams liegt darin, solche Signale wahrzunehmen und sie mit Daten zu untermauern. So werden Entscheidungen verlässlich, weil sowohl Zahlen als auch Kontext berücksichtigt werden.
Für kleine und mittlere Unternehmen geht es nicht darum, komplizierte Technik zu kaufen. Es geht darum, einfache und praktische Prozesse zu schaffen, die Erfahrungen und Fakten verbinden und zu konkreten Schritten führen. Wer diese Balance meistert, kann echte Erfolge feiern.
Wie profitiert die Personal -abteilung?
Erfolgreiche Personalentscheidungen entstehen nicht zufällig, sondern durch Klarheit, strukturierte Prozesse und eine saubere Anforderungsanalyse. Schon vor dem ersten Interview entscheidet sich, ob ein Hiring gelingt – je präziser das Profil, desto schneller und passender die Einstellung.
Meine Tipps aus der Praxis:
- Ein gründliches Anforderungsprofil ist die Basis – investieren Sie bewusst Zeit, bevor Sie erste Kandidat:innen sichten.
- Moderne Interviews sind kein Verhör: Wiederkehrende Kernfragen kombiniert mit situativem Nachhaken sowie kurzen Case Studies geben echte Einblicke.
- Hiring Manager sollten nicht nur eingebunden, sondern gezielt geschult und begleitet werden.
- Daten entfalten erst dann Wirkung, wenn sie auf klaren Entscheidungsprozessen aufbauen – Dashboards sind kein Startpunkt.
- Die ersten sechs Monate entscheiden über Erfolg oder Misserfolg: Regelmäßige Check-ins im Onboarding liefern wertvolles Feedback.
Ein gutes Anforderungsprofil macht 50 % des Recruitings aus. Wer Intuition und Daten zusammendenkt und konsequent aus Feedback lernt, legt den Grundstein für nachhaltige Personalentscheidungen.
HR-Expertin und People & Culture Lead


Legen Sie direkt los
Es braucht Zeit, neue Prozesse und Strukturen für fundierte Entscheidungen aufzubauen. Doch mit dieser Dokumentationsvorlage machen Sie den ersten Schritt. Damit hält Ihr Team fest, welche Daten genutzt wurden, welche Annahmen getroffen, welche Bauchgefühle berücksichtigt und welche Ergebnisse erwartet wurden. So entsteht mehr Verantwortung und Sie erkennen im Laufe der Zeit Muster, aus denen Sie lernen können.
Hier geht's zur VorlageBereit für den nächsten Schritt: Entscheidungen und bessere Prognosen mit KI
HR-Profis mit fortgeschrittenen Entscheidungsfähigkeiten treffen nicht nur klügere Entscheidungen, sie bauen gleichzeitig ihre KI-Kompetenz und Prognosekraft aus, um mit den sich ständig ändernden Arbeitsbedingungen Schritt zu halten.
Einsatz von KI
HR-Profis mit fortgeschrittenen Entscheidungsfähigkeiten setzen zu 46 % öfter KI-Tools ein, um ihre Entscheidungen zu unterstützen und verschiedene Szenarien durchzuspielen.
Sie prüfen auch 40 % häufiger, wie KI zukünftige Fähigkeiten im Team und den Personalbedarf beeinflussen wird.
Deshalb sind sie auch viel optimistischer: 84 % von ihnen glauben, dass bis 2026 mehr als die Hälfte ihrer Mitarbeitenden KI nutzen wird.
Vorausschauende Analysen
39 % dieser Führungskräfte greifen regelmäßig auf vorausschauende Analysen zurück – im Vergleich zu nur 24 % ihrer Kolleg:innen. So erkennen sie Herausforderungen und Chancen frühzeitig und können proaktiv handeln.
Moderne HR-Führungskräfte nutzen KI und vorausschauende Analysen, um besser zu planen, flexibel zu reagieren und selbstbewusst zu führen.
Schlüsselthema 2
KI-gestützte Personalplanung
43 %
der HR-Führungskräfte nutzen KI, um in der Personalplanung mehr Klarheit und Sicherheit zu gewinnen.
64 %
prüfen bereits, wie Generative KI die Anforderungen an künftige Fähigkeiten verändern wird.
47 %
haben KI- und Automatisierungstools ganz oben auf der Investitionsliste.
Genau hier zeigt KI ihre Stärke. Sie verändert, wie Arbeit verteilt wird, wer sie übernimmt und wie HR sich auf die Zukunft vorbereitet. Schon heute nutzen 43 % der HR-Führungskräfte KI, um in der Personalplanung mehr Klarheit und Sicherheit zu gewinnen.
Und der Trend beschleunigt sich. Zwei Drittel (64 %) prüfen bereits, wie Generative KI die Anforderungen an künftige Fähigkeiten verändern wird, und fast die Hälfte (47 %) hat KI- und Automatisierungstools ganz oben auf der Investitionsliste.
57.780 Euro
Die Kosten falscher Planung
Allein durch vermeidbare Fehler in der Personalplanung haben Unternehmen im vergangenen Jahr durchschnittlich 57.780 Euro verloren – und das noch ohne die zusätzlichen Kosten durch Kompetenzlücken, Fehlbesetzungen oder verpasste Wachstumschancen. In einem Markt wie heute kann sich das kein Unternehmen leisten.
Wie sieht die KI-gestützte Personalplanung aus?
Wenn ich über KI-gestützte Personalplanung spreche, dann sehe ich darin vor allem eine Chance, die Rolle von HR zu stärken. KI kann uns helfen, den Blick nach vorn zu richten und Teams genau dann zusammenzustellen, wenn bestimmte Fähigkeiten gebraucht werden. Aber der eigentliche Mehrwert entsteht erst, wenn wir das Ganze praxisnah denken.
Mein Tipp: startet nicht mit der großen Vision, sondern mit einem klar umrissenen Anwendungsfall. Fragt euch: Wo haben wir heute Engpässe? Wo verpassen wir vielleicht Chancen, weil uns die richtigen Skills im richtigen Moment fehlen? Dort lohnt sich der Einsatz von KI.
Und genauso wichtig: Versteht Personalplanung nicht nur als Zahlen- oder Ressourcenübung. KI liefert uns Daten, doch wie wir diese interpretieren und welche Entscheidungen wir daraus ableiten, hängt immer auch von Kultur, Vertrauen und Führung ab. Genau hier liegt die Verantwortung von HR: den Menschen hinter den Daten sichtbar zu machen und mit Technik echte Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Linh Grethe


Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen schafft diese Dynamik einen Wettbewerbsvorteil. Denn sie sind näher an ihren Mitarbeitenden dran und kennen die Fähigkeiten und Kompetenzen jedes Einzelnen. Die Anforderungen an Tätigkeiten verändern sich, weswegen der flexible Austausch von Kompetenzen zwischen Teams Mehrwert schafft. Eine Person kann so in der Zukunft verschiedene Rollen übernehmen, wodurch Einstellungskosten gesenkt und die Agilität erhöht werden.
Verfolgen Sie einen kompetenzbasierten Ansatz in Ihrer HR-Arbeit - von der Personalplanung über das Recruiting bis zur Personalentwicklung. Das ist die Art von operativer Agilität, die kleinere Unternehmen widerstandsfähig macht.
Senior Manager Talent Intelligence, Indeed


Neuer Trend
KI macht Führung wirkungsvoller
Wo KI schon im Einsatz ist
Viele HR-Teams gehen mit KI inzwischen weit über einfache Chatbots und Basis-Automatisierungen hinaus – sie steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen und stärken ihre strategischen Fähigkeiten. Besonders spannend: Immer mehr HR-Führungskräfte nutzen KI, um andere Führungskräfte gezielt zu unterstützen, sei es durch bessere Kommunikation, tiefere Einblicke in die Performance ihrer Teams oder individuelles Coaching. Aktuell setzt ein Drittel (33 %) KI für solche Führungsaufgaben ein. Doch angesichts der großen Vorteile für Manager:innen wird dieser Anteil in Zukunft deutlich steigen.
So sieht das in der Praxis aus
- Mit KI-basierter Stimmungsanalyse von Mitarbeiterbefragungen erkennen Führungskräfte kleine Unstimmigkeiten im Team, noch bevor sie zu großen Problemen werden.
- Individuell zugeschnittene Coaching-Tipps helfen ihnen, nicht nur ihre Teams besser zu fördern, sondern auch ihre eigene Art der Kommunikation zu verbessern.
- Mit Szenariomodellen können sie Entscheidungen ohne Risiko virtuell testen und deren Folgen abschätzen.

KI gibt Führungskräften das, was sie am meisten brauchen: Zeit für echte Führungsarbeit. Zeit, um Vertrauen zu schaffen, zuzuhören und ihre Teams zu inspirieren und zu entwickeln. Wer KI richtig einsetzt, kann nicht nur Routineaufgaben automatisieren, sondern zum Beispiel auch mit datenbasierten Analysen individuelle Potenziale und Entwicklungsbedarfe im Team frühzeitig erkennen – und so gezielt fördern.”
HR-Expertin

Wie KI und Unternehmenserfolg zusammenhängen
Erfolgreiche Unternehmen setzen KI in vielen Bereichen ein und wollen sie in Zukunft noch mehr nutzen. Für sie ist Künstliche Intelligenz nicht nur ein Werkzeug, sondern ein wichtiger Motor für Wachstum und Innovation.
Bereiche, in denen KI genutzt wird

Geplante Ausgabensteigerung für KI / Automatisierung in den nächsten 12 Monaten

Spitzenunternehmen setzen KI vielfältig ein – sei es bei der Personalplanung, der Unterstützung von Führungskräften oder durch vorausschauende Analysen. Sie erweitern ihre Investitionen in KI und Automatisierung deutlich, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Ob KI der Grund für ihren Erfolg ist oder ob sie einfach mehr Ressourcen dafür haben, lässt sich nicht eindeutig sagen. Klar ist jedoch: Die erfolgreichsten Unternehmen betrachten KI nicht als kurzfristigen Trend, sondern als festen Bestandteil ihrer Strategie – ein Werkzeug, mit dem sie intelligenter arbeiten und sich nachhaltige Vorteile sichern.
Masterclass KI sinnvoll im HR-Bereich einsetzen
In dieser Personio Masterclass gibt Ihnen KI-Experten Daniel Mühlbauer konkrete Anwendungsfälle und sofort einsetzbare Prompts, damit Sie KI als echten Produktivitäts‑Booster in Ihre HR‑Prozesse einbauen können.
Jetzt kostenlos anmeldenSind Unternehmen in der Lage, ihre Mitarbeitenden fit für KI zu machen?
KI ist längst im Arbeitsalltag angekommen: 43 % der Mitarbeitenden nutzen sie bereits – fast doppelt so viele wie im Vorjahr 6. Doch wie gut sind sie auf die nächsten Entwicklungen vorbereitet? Unsere Daten zeigen: Noch nicht ganz. Aber das liegt nicht daran, dass sie nicht wollen.
6Die Frage- und Antwortmöglichkeiten wurden 2025 überarbeitet, damit sie klarer und verständlicher sind.
Zuversicht ist da:
66 %
sind überzeugt, dass ihre Fähigkeiten auch mit KI relevant bleiben.
49 %
lernen aktiv dazu, um Schritt zu halten. Motivation und Eigeninitiative sind also vorhanden.
Die Stimmung ist zuversichtlich – aber viele spüren den Druck, den Anschluss nicht zu verlieren.
Doch die Unterstützung fehlt:
36 %
erhalten vom Arbeitgeber ausreichend Hilfe oder Schulungen zu KI.
39 %
fühlen sich unsicher im Umgang mit KI.
44 %
wünschen sich mehr Unterstützung.
Die Lücke ist deutlich: Viele wollen sich weiterentwickeln, doch es fehlt an gezielter Förderung.
Fehlende Unterstützung kann die Produktivität bremsen, die Stimmung drücken und Kündigungen beschleunigen. Selbst die beste Technologie bringt wenig, wenn Mitarbeitende sich im Umgang mit ihr unsicher fühlen.
Unser Report zeigt: Wer bei KI-Trainings gut unterstützt wird, arbeitet motivierter, ist zufriedener mit der eigenen Karriere und vertraut der Führung stärker. Umgekehrt sind Mitarbeitende, die sich mehr Hilfe wünschen, 35 % häufiger auf Jobsuche oder haben bereits gewechselt.
Hohe Produktivität

Hohe Motivation

Hohe Zufriedenheit mit der eigenen Entwicklung

Hohes Vertrauen in die Führungsebene

Diese Ergebnisse zeigen einen klaren Zusammenhang, doch die Kausalität bleibt offen: Machen mehr KI-Schulungen Mitarbeitende motivierter und erfolgreicher? Oder greifen motivierte Mitarbeitende schlicht öfter zu solchen Angeboten?
Eines steht fest: Wer in KI-Kompetenzen investiert, schafft die Basis für bessere Leistung, höhere Zufriedenheit und mehr Vertrauen im Team. In Zeiten schnellen Wandels wirkt das wie ein Sicherheitsnetz, das Unternehmen und Mitarbeitende stärkt.
Neuer Trend
Kompetenz schlägt Abschluss
Früher zählten vor allem Abschlüsse, doch heute stehen Fähigkeiten im Mittelpunkt. Unsere Daten zeigen:
65 %
der HR-Verantwortlichen setzen inzwischen stärker auf praktische Fähigkeiten statt nur auf Zertifikate.
66 %
sind überzeugt, dass praktische Fähigkeiten und Talent wichtiger sind als formale Abschlüsse.
52 %
der Beschäftigten glauben, dass Universitätsabschlüsse an Bedeutung verlieren, und 64 % wünschen sich, dass Arbeitgeber mehr auf übertragbare Fähigkeiten und Eignung statt auf formale Qualifikationen achten.
Was treibt diesen Wandel an?
Fachkräftemangel
39 %
39 % der HR-Verantwortlichen nennen Fachkräftemangel als größte Herausforderung (ein deutlicher Anstieg gegenüber 27 % in 2024). 7
7Die Frage- und Antwortmöglichkeiten wurden 2025 überarbeitet, damit sie klarer und verständlicher sind.
Verändertes Recruiting
52 %
rechnet mit einem höheren Personalbedarf.
58 %
setzen auf kompetenzorientierte Einstellungen.
48 %
konzentrieren sich verstärkt auf Berufseinsteiger:innen.
KI als Beschleuniger
43 %
nutzen KI für smarte Personalplanung und Kompetenzanalysen.
36 %
setzen sie gezielt im Recruiting ein – von der Kandidatensuche bis zum Skill-Matching.
KI verändert, wie wir über Rollen und Kompetenzen denken. Für Unternehmen liegt die Chance darin, nicht nur Positionen zu besetzen, sondern Fähigkeiten sichtbar und nutzbar zu machen.
Mein Tipp: Startet mit einem Kompetenz-Dashboard auf Basis vorhandener Daten wie Projekten, Lernergebnissen oder Feedbacks und ergänzt es um relevante Marktdaten zu Skills und Trends. So entsteht Transparenz, interne Mobilität wird gefördert und Unternehmenskultur sowie Widerstandskraft werden gestärkt. Wer Kompetenzen statt Titel in den Mittelpunkt stellt, gewinnt im Wettbewerb und im Arbeitsalltag.
Arbeits- und Organisationspsychologin, Cultural Hire


KI wartet nicht auf Ihren perfekten Fünf-Jahres-Plan
Unternehmen neigen oft dazu, große Fünf-Jahres-Pläne zu schmieden, bevor sie handeln. Doch damit entgehen Ihnen wertvolle Chancen, denn Unternehmen, die jetzt smarte Entscheidungsprozesse mit gezielten KI-Initiativen verbinden, steigern messbar ihre Performance und Widerstandskraft.
Der demografische Wandel macht’s nicht leichter: Erfahrene Fachkräfte gehen in Rente, Nachwuchs muss her. Wer vorausschauend plant, Kompetenzlücken schließt und flexibel bleibt, hat die Nase vorn, vor allem beim Kampf um junge Talente.
- Unternehmen, die KI für strategische Aufgaben wie Personalprognosen und Kompetenzanalysen einsetzen, tun sich 11 % leichter, junge Talente unter 30 zu gewinnen.
- Unternehmen, die KI in fünf oder mehr Anwendungsfällen nutzen, steigern ihre Chancen sogar um 23 %.
HR-Teams, die KI-gestützte Personalplanung konsequent nutzen, schaffen eine flexible, leistungsfähige Belegschaft, die den demografischen Wandel souverän meistert.
Die größten Bedenken, KI im HR zu nutzen
Nur 4 % der Unternehmen nutzen bisher noch gar keine KI im Personalbereich. Gleichzeitig zeigt unsere Umfrage unter HR-Verantwortlichen, dass der Einsatz von KI nicht ohne Herausforderungen bleibt – vor allem, wenn es um Datenschutz, Fairness und rechtliche Vorgaben geht: Datenschutz und DSGVO-Konformität: 25 % der Befragten sehen den Schutz von Mitarbeiterdaten als größte Herausforderung.
Effizienz vs. Mitarbeiterschutz:
Fast 20 % sorgen sich, dass KI zwar Prozesse beschleunigt, dabei aber die Rechte der Beschäftigten beeinträchtigen könnte.
Diskriminierung und Bias vermeiden:
18 % achten besonders darauf, dass KI-Entscheidungen fair bleiben und keine systematischen Benachteiligungen erzeugen.
Unklare rechtliche Leitlinien:
17 % beklagen fehlende konkrete Vorgaben zum Einsatz von KI in HR-Prozessen.
Betriebsratsbeteiligung:
9 % sehen die Abstimmung mit dem Betriebsrat als größten Stolperstein.
KI im HR bietet enorme Chancen, aber Unternehmen tun gut daran, Datenschutz, Fairness und gesetzliche Rahmenbedingungen frühzeitig zu berücksichtigen. Wer diese Stolpersteine meistert, kann Prozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken.
Schlüsselthema 3:
Den Generations-wechsel erfolgreich gestalten
Europa steht vor einem bedeutenden demografischen Wandel: Die Zahl der Erwerbstätigen nimmt ab, und bis 2070 wird sich das Verhältnis von älteren zu jüngeren Menschen fast verdoppeln. Das bedeutet weniger junge Bewerber für Einstiegspositionen, während erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen und wertvolles Wissen mitnehmen 8.
Schon heute spüren HR-Verantwortliche die Folgen: 59 % berichten, dass es deutlich schwerer ist, neue Talente zu finden als noch vor fünf Jahren. Die Hälfte der Unternehmen kämpft aktuell mit offenen Stellen. Besonders der Wettbewerb um junge Fachkräfte wird zunehmend zum zentralen Thema: 36 % der HR-Führungskräfte sehen darin die größte Herausforderung für das kommende Jahr.
Der Fachkräftemangel zeigt sich vor allem bei den unter 30-Jährigen:
46 %
der HR-Verantwortlichen haben Schwierigkeiten, diese Zielgruppe zu gewinnen.
65 %
setzen verstärkt auf die Rekrutierung und gezielte Entwicklung von Nachwuchstalenten als zentrale Strategie.
Die Auswirkungen des demografischen Wandels sind schon jetzt spürbar – allein im letzten Jahr entstanden massive Kosten:
Wissensverlust

Schwierigkeiten bei der Talentgewinnung

Erfahrene Mitarbeitende gehen in Rente und mit ihnen geht wertvolles Wissen verloren. Das spüren Unternehmen bereits jetzt. Um dem entgegenzuwirken, sollten Organisationen den Wissenstransfer gezielt und strukturiert fördern:
Erfahrene Fachkräfte mit Nachwuchstalenten vernetzen
Wichtige Prozesse systematisch dokumentieren
Generationenübergreifendes Mentoring etablieren
So wird Wissensaustausch zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags, Fachwissen bleibt erhalten, Einarbeitungen werden schneller, und die Organisation wird widerstandsfähiger für kommende Herausforderungen.
Neuer Trend
Junge Talente aktiv fördern
Die Herausforderung, junge Fachkräfte zu gewinnen, liegt nicht nur am knappen Arbeitsmarkt, sondern auch an der Unternehmenskultur. Mehr als die Hälfte (56 %) der HR-Verantwortlichen sieht unterschiedliche Erwartungen der Generationen als große Herausforderung. Besonders Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, Nachwuchstalente unter 30 anzuziehen, berichten 24 % häufiger von Spannungen zwischen den Generationen.
56 %
HR-Führungskräfte, die Generationenkonflikte am Arbeitsplatz wahrnehmen.
55 %
HR-Führungskräfte, die Nachwuchskräfte nach der Pandemie als schlechter vorbereitet einschätzen.
62 %
HR-Führungskräfte, die einen erhöhten Schulungs- und Unterstützungsbedarf bei Junior-Mitarbeitenden sehen.
Mit dem demografischen Wandel steigt der Druck, junge Talente zu gewinnen. Gut, dass bereits 62 % der HR-Führungskräfte ihre Strategien anpassen, um diese Zielgruppe besser zu erreichen. Dafür benötigen sie jedoch ein klares Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen junger Mitarbeitender.
Was der Gen Z wirklich wichtig ist
Was würde Sie am meisten motivieren, langfristig bei Ihrem Arbeitgeber zu bleiben?
Obwohl ein attraktives Gehalt für junge Talente am wichtigsten ist, eröffnen andere Faktoren große Chancen für wachsende Unternehmen. Mit kompetenzbasierten Karrierepfaden und maßgeschneiderten Weiterbildungsangeboten können sie im Wettbewerb um die Gen Z nicht nur mit größeren Firmen mithalten, sondern gleichzeitig eine loyale und zielorientierte Belegschaft aufbauen.
Wer nicht nur Gen Z, sondern auch die aufstrebende Generation Alpha für sich gewinnen will, muss Unternehmenskultur und Karrierepfade radikal neu denken. Beide Generationen suchen nach Sinn, maximaler Flexibilität und Individualität und verlangen, dass Unternehmen Technologie, Diversität und persönliches Wachstum selbstverständlich leben. Wer heute Strukturen baut, die Coaching, Feedback und individuelle Karriere-Entwicklung ins Zentrum stellen, sichert sich die Innovationskraft und Loyalität der Talente von morgen. Wie können sich KMU auf diese Generationen vorbereiten:
- Rollen von Führungskräften neu denken: Mehr Coaching, weniger klassische Kontrolle. Die individuelle Entwicklung steht im Fokus, nicht die starre Karriereleiter.
- Flexibilität auf allen Ebenen: Arbeitszeit, Arbeitsort und Karrieremodelle müssen maximal flexibel und verhandelbar sein. Besonders Gen Alpha erwartet völlige Selbstbestimmtheit, auch über Projekte und Lernwege.
- Technologie als Lern- und Kollaborationsbrücke nutzen: Konsequent in digitale Tools investieren, KI-gestützte Lernplattformen und innovative Kommunikationslösungen. Gen Alpha wird nur dort bleiben, wo Arbeiten und Lernen technisch State of the Art sind.
- Personalisierte Karriereperspektiven: Förder- und Lernangebote individuell gestalten und regelmäßig gemeinsam neu justieren; Entwicklung ist ein laufender Dialog, keine einmalige Maßnahme.
- Werte und Sinn sichtbar leben: Authentische Positionierung bei sozialer Verantwortung, Nachhaltigkeit und Diversität. Gen Alpha – noch stärker als Gen Z – erwartet, dass Haltung nicht nur kommuniziert, sondern im Alltag gelebt wird.
- Fokus auf mentale Gesundheit & Wellbeing: Aufbau einer Unternehmenskultur, die Resilienz, offene Gespräche über mentale Gesundheit, Pausenräume, flexible Auszeiten wirklich ermöglicht.
- Commitment zu Mitgestaltung und Entrepreneurship: Junge Talente wollen Projekte und Prozesse mit entwickeln, eigene Ideen umsetzen und unternehmerisch denken, auch im Angestelltenverhältnis.
Inhaberin Selma Kuyas Consulting


Hybrid arbeiten: Die Bedürfnisse der Gen Z erfüllen
Für Gen Z und junge Millennials sind Flexibilität und Vertrauen keine Extras, sondern Pflicht. Studien zeigen: Sie legen genauso viel Wert auf flexible Modelle wie ältere Generationen – und wechseln den Job, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.
Für viele ist hybrides Arbeiten eine Selbstverständlichkeit und kein Bonus mehr.
Bei einem Jobwechsel wäre mir Flexibilität beim Arbeitsort besonders wichtig.

Ins Büro zu fahren ist Zeit- und Geldverschwendung.

Müsste ich mehr als drei Tage pro Woche im Büro arbeiten, würde ich über eine Kündigung nachdenken.

Hybride Arbeit im Überblick

Was, wenn Mitarbeitende im Homeoffice spüren: Meine Führungskraft vertraut mir?
Hohe Motivation

Hohe Produktivität

Jobwechsel-Absicht (in den nächsten 12 Monaten)

Hohes Vertrauen in die Geschäftsführung

Hohes Vertrauen in HR

Die Zahlen sind eindeutig: Mitarbeitende, die beim Arbeiten von zu Hause das Vertrauen ihrer Führungskraft zu spüren bekommen, sind motivierter, engagierter und produktiver. Fast 60 % der vertrauensvoll behandelten Mitarbeitenden geben an, hoch motiviert zu sein – mehr als doppelt so viele wie diejenigen ohne dieses Vertrauen (59% vs. 23%).
Auch ihre Produktivität ist deutlich höher, und sie sind seltener auf Jobsuche (41 % vs. 66 %). Gleichzeitig steigt ihr Vertrauen in die Führungsetage und die HR-Abteilung.
Vertrauen ist zwar kein Allheilmittel, aber ein kraftvoller Motor: Es stärkt hybride Teams nachhaltig und hebt Führung auf eine neue, menschliche Ebene.
Homeoffice vs. Büro: So denken Unternehmen wirklich über Produktivität
Die Frage, ob im Homeoffice oder im Büro mehr geschafft wird, sorgt seit Jahren für hitzige Diskussionen. Unser Report zeigt: Die Antwort ist differenzierter, als viele denken. Arbeitsort und Arbeitszeit sind wichtig, aber nicht so entscheidend wie das Ergebnis.
Beim Arbeitsort zeigt sich ein gemischtes Bild:
78 % der Unternehmen sehen Büropräsenz als wichtig für Produktivität, weil der direkte Austausch, spontane Abstimmungen und Teamdynamik Entscheidungen beschleunigen und Fehler reduzieren.
Gleichzeitig erkennen 75 % die Produktivitätsvorteile von Remote- oder Hybridmodellen: Mitarbeitende arbeiten konzentrierter, können Pausen und Arbeitszeiten flexibel gestalten und sparen Zeit durch den Wegfall langer Pendelstrecken – alles Faktoren, die zu effizienteren Ergebnissen führen.
Anstatt auf ein starres „Homeoffice oder Büro“ zu setzen, kombinieren Unternehmen heute die Stärken beider Arbeitsorte, um optimale Leistung zu erzielen.
Auch bei der Arbeitszeit gilt:
Mehr Stunden bedeuten nicht automatisch mehr Produktivität. Nur 17 % der Unternehmen glauben, dass längere Arbeitszeiten automatisch zu besseren Ergebnissen führen. 61 % sehen höchstens einen lockeren Zusammenhang, 39 % gar keinen. Stattdessen setzen 86 % auf flexible Arbeitszeiten, die Mitarbeitenden ermöglichen, leistungsstarke Phasen optimal zu nutzen, Stress zu reduzieren und die Arbeit effizienter zu erledigen.
Und bei der Leistungsmessung liegt der Fokus eindeutig auf dem Ergebnis: Für 85 % zählt, was erreicht wird, nicht wie lange daran gearbeitet wurde. Immer mehr Unternehmen verabschieden sich also von der alten Gleichung „mehr Zeit = mehr Leistung“ und setzen stattdessen auf Flexibilität und klare Resultate.
Der nächste Schritt: Führung, die hybride Arbeit wirklich lebt
Hybride Führung bedeutet, Teams so zu leiten, dass verteiltes Arbeiten von Anfang an reibungslos funktioniert – mit klaren Regeln für Kommunikation, Zusammenarbeit und Entwicklung. Es geht nicht darum, klassische Führungsstile einfach ins Digitale zu übertragen, sondern hybride Arbeit als normalen Arbeitsalltag zu verankern.
Dabei wird oft unterschätzt, wie wichtig das ist: Nur knapp ein Viertel der HR-Verantwortlichen (24 %) sieht die Leitung von Remote- und Hybridteams als zentrale Herausforderung für das kommende Jahr.
Die größte Herausforderung hybrider Arbeit ist nicht die Technik, sondern das Denken in alten Mustern. Viele Unternehmen versuchen, Bürostrukturen ins Digitale zu verlängern. Dabei sollen tägliche Status-Calls das Flurgespräch ergänzen, Sichtbarkeit am Bildschirm suggeriert zum Maßstab für Leistung. Das führt zu Frust auf beiden Seiten.
Hybride Arbeit braucht einen eigenen Ordnungsrahmen. Das heißt: Prozesse, die unabhängig vom Ort funktionieren, und eine Kultur, die Nähe nicht an physische Präsenz koppelt, sondern an Transparenz, Beteiligung und klare Verbindlichkeit.
Führungskräfte sollten sich fragen 'Haben alle Mitarbeiter den gleichen Zugang zu Informationen? Werden Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert? Sind Karriere- und Entwicklungschancen standortunabhängig?'
Ein wirksamer Einstieg liegt in den kleinen Dingen. Nehmen Sie ein wöchentliches Teammeeting und gestalten Sie es hybrid mit vorbereitenden Unterlagen, die alle vorab lesen können, mit digitalen Whiteboards, die gleichberechtigte Mitarbeit ermöglichen, und mit klaren Regeln, wann Kameras genutzt werden. Solche Mikroschritte erzeugen spürbare Fairness und verhindern, dass ein unsichtbares A- und B-Team entsteht.
Der Erfolg hybrider Modelle zeigt sich nicht daran, wo gearbeitet wird, sondern daran, wie Zusammenarbeit gestaltet ist und ob Menschen sich als Teil eines gemeinsamen Ganzen erleben, egal von welchem Ort aus.
Managing Director, Rhein West HR Solutions


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Beginnen Sie mit kleinen, praxisnahen Schritten. Unsere Checkliste bietet Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen dafür.
Jetzt Checkliste herunterladenDarauf kommt es in Zukunft an
Der demografische Wandel verändert, wie Unternehmen Talente gewinnen und binden. Wer erfolgreich bleiben will, muss sich auf folgende Punkte konzentrieren:
- Junge Talente gezielt fördern: klare Karrierewege, individuelle Lernangebote und sinnstiftende Aufgaben.
- Führung an die neue Arbeitswelt anpassen: mit Vertrauen, Flexibilität und Ergebnisorientierung.
- Mitarbeitende bei hybrider Arbeit einbeziehen: so sind alle an Bord, egal welcher Generation sie angehören.
- Führungskräfte befähigen: Teams überall gut führen – mit Nähe, Vertrauen und Verantwortung.
Je schneller sich die Arbeitswelt verändert und hybride Arbeit zum Standard wird, desto entscheidender sind Flexibilität und Vertrauen. Unternehmen, die das verstehen und leben, sind bestens auf die Zukunft vorbereitet und können ein Team aufbauen, das jede Herausforderung meistert.
8EU-Aging-Report 2024: Ökonomische und finanzielle Aussichten (2022 bis 2070)

Fazit
Mit kleinen, gezielten Schritten starten
KI, gute Entscheidungen und der demografische Wandel – das sind keine einzelnen Baustellen, sondern Teile eines großen Ganzen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, wie HR-Teams diese Teile miteinander verbinden: Wie sie Talente gezielt fördern, auf Vertrauen setzen und die richtigen Weichen stellen.
Wer sich jetzt auf diese Veränderungen einlässt, bleibt agil und ist der Konkurrenz einen Schritt voraus. Es geht nicht darum, alles auf einmal zu ändern, sondern klug zu handeln, Erfahrungen zu sammeln und nach und nach zu lernen.
Hervorragende Teams verknüpfen datengetriebenes Arbeiten mit Menschlichkeit – sie sorgen so für funktionale Prozesse und motivieren zugleich die Team-Mitglieder. So sind sie auch in unruhigen Zeiten gut aufgestellt.
Kurz gesagt: Oft sind es die kleinen, gezielten Schritte, die den Unterschied machen – und genau die bringen Sie weiter.
Wenn Sie diese praktischen Schritte auf Ihr Unternehmen übertragen, schaffen Sie die Basis für ein widerstandsfähiges Unternehmen, das verborgene Chancen erkennt und die Zukunft der Arbeit aktiv gestaltet – Schritt für Schritt, Entscheidung für Entscheidung, Team für Team.
Starten Sie mit diesen fünf Maßnahmen:
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Entscheidungskompetenz stärken:
Führen Sie ein Dokumentationsjournal ein, in dem Ihr HR-Team wichtige Entscheidungen, die zugrunde liegenden Daten, Intuition sowie erwartete und tatsächliche Ergebnisse festhält. So erhöhen Sie Transparenz, lernen aus Erfahrungen und treffen künftig bessere Entscheidungen.
Hier Vorlage herunterladen2
Kompetenzen sichtbar machen:
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Rollen, sondern auf die tatsächlichen Fähigkeiten in Ihrem Team. Starten Sie am besten mit einer Abteilung als Pilotprojekt. Zerlegen Sie die wichtigsten Aufgaben in einzelne Schritte und ordnen Sie die dafür benötigten Fähigkeiten zu. So sehen Sie genau, wo Stärken liegen und wo Entwicklung gebraucht wird.
Entwicklungspläne für Mitarbeitende erstellen3
Recruiting-Strategie für junge Talente:
Stärken Sie Ihr Arbeitgeberimage und gestalten Sie maßgeschneiderte Onboarding-Programme, die junge Mitarbeitende fördern – mit Fokus auf persönliche Weiterentwicklung, spannende Aufgaben und echte Verbundenheit zum Unternehmen.
Best Practices für Ihr Employer Branding4
KI praktisch nutzen:
Lernen Sie konkrete Anwendungsfälle und sofort einsetzbare Prompts kennen, damit Sie KI als echten Produktivitäts‑Booster in Ihre HR‑Prozesse einbauen können.
KI sinnvoll im HR einsetzen (Masterclass)5
Hybride Teams effektiv führen:
Gestalten Sie Abläufe und Führungsprozesse speziell für hybride Teams. Nehmen Sie ein regelmäßiges Meeting als Pilotprojekt und optimieren Sie es für eine hybride Zusammenarbeit mit klarer Agenda, vorbereiteten Unterlagen und festgehaltenen Ergebnissen.
Eine hybride Arbeitskultur aufbauen (Checkliste)Teilen Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Report mit Ihrem Team.
Methodik
Die Untersuchung wurde im Auftrag von Personio von Censuswide zwischen dem 25. Juni und dem 7. Juli 2025 durchgeführt. Befragt wurden 6.001 Mitarbeitende und 3.303 HR-Entscheidungsträger:innen in Unternehmen mit 10-2.000 Mitarbeiter:innen in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden und Spanien.