Wanted: Unkomplizierte HR-Prozesse

Bei der Suche nach einer ganzheitlichen HR Management Software stieß Service Partner One auf Personio. Andere Anbieter boten einen geringeren Funktionsumfang, waren zu teuer oder konnten mit ihren Datenschutzstandards nicht überzeugen. Durch Personio verfügt Service Partner One nun über ein Tool, dass alle wichtigen Kriterien vereint und die Arbeit an vielen Stellen erleichtert.

Service Partner One wollte seine HR-Prozesse strukturieren und übersichtlich aufbereiten. Um die Effizienz der bestehenden Arbeitsprozesse zu erhöhen, sollte ein Tool für den gesamten HR-Bereich implementiert werden.

Dennis Wegener – Head of HR

Für das administrative HR Management bei Service Partner One ergaben sich mit wachsender Unternehmensgröße einige Herausforderungen, für welche eine möglichst umfassende und zukunftsträchtige Lösung gefunden werden sollte.

Die bislang in Excel abgebildete Urlaubsverwaltung verkomplizierte sich mit steigender Mitarbeiterzahl zusehends. Auch dem Onboarding konnte Service Partner One durch das bestehende Handling mittels mündlicher Absprachen und E-Mail-Kommunikation nur unzureichend gerecht werden. Da keine ausreichende Dokumentation oder Checklisten etabliert waren, wurden Stationen des Prozesses übersehen oder zu spät ausgeführt. Ohne geeignetes Hilfsprogramm gestaltete sich auch das Offboarding teilweise unübersichtlich und aufwendig.

Das Team erkannte, dass mit dem Einsatz mehrerer HRM-Programme deren Effizienz in einzelnen Aufgabenbereichen sinken würde. Zudem wäre die Datenkonsistenz durch Übertragungsfehler zwischen den jeweiligen Tools gefährdet. Mit dem Einsatz eines ganzheitlichen Systems sollte eine einheitliche Darstellung erreicht werden, die Übersichtlichkeit und Effizienz gewährleistet.

• keine ganzheitliche Lösung

• Unübersichtlichkeit

• unstrukturiertes Onboarding

Eine gemeinsame Entscheidung über die Eignung eines Bewerbers war bei Service Partner One schwer zu realisieren. Die bestehende Recruiting-Software beschränkte die Einbindung von Teamleads, da sie nicht als Hiring Manager zum Ablauf hinzugefügt werden konnten. Wichtiges Feedback von einzelnen Mitarbeitern konnte so nur umständlich eingeholt werden.

Bei der Planung von Urlaubsvertretungen ergaben sich Schwierigkeiten aufgrund einer aufwändigen Übergabe von relevanten Informationen. Der beschränkte Zugriff auf die Daten des Recruiting Prozesses verzögerte die Bearbeitung von offenen Aufgaben durch die Urlaubsvertretung. Ein ähnliches Problem bestand auch bei einem dauerhaften Wechsel von Mitarbeitern. Die Daten- und Informationsweitergabe verhinderte häufig einen planmäßigen Beginn der eigentlichen Arbeit.

• Unvollständiges Feedback

• Verzögerter Prozess

Personio konnte als ganzheitliches Tool die Aufgaben mehrerer Softwarelösungen übernehmen. Neben einer übersichtlichen Arbeitsstruktur ergaben sich Kosten- und Zeiteinsparungen sowie die Gewissheit, die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien einhalten zu können.

Aufgrund des neuen HR Management Tools konnten alle Prozesse einheitlich dargestellt und eine verbesserte Datenkonsistenz erreicht werden. Die Übersichtlichkeit der Urlaubsverwaltung wurde ebenso gewährleistet wie eine erhöhte Selbstständigkeit der Mitarbeiter. Employee-Self-Services ermöglichen die autonome Eintragung von Urlaubs- und Fehltagen und reduzieren so den Arbeitsaufwand der HR-Abteilung.

Bestandteile des On- und Offboardings können nun direkt in Personio übertragen und neue Mitarbeiter in das bestehende Team integriert werden. Erinnerungen und detaillierte Aufgabenlisten verhindern, dass einzelne Schritte dieser Prozesse untergehen.

Auch in der Lohnbuchhaltung bietet Personio Unterstützung durch die einfache Abbildung von Gehältern und den schnellen Export von Daten an den Steuerberater. Neben dem Gehalt können Bonuszahlungen und Zusatzleistungen wie etwa Zuschüsse zu Sportangeboten oder der Bahnkarte eingepflegt werden.

• Übersichtlichkeit

• Reduzierter Arbeitsaufwand

• Hilfe im Onboarding

Der Recruiting-Prozess bei Service Partner One gestaltet sich transparent und bindet alle Teammitglieder ein. Durch einfache und integrierte Kommunikationskanäle kann Feedback zu Bewerbern gegeben und das Recruiting beschleunigt werden.

Die Integration von Vertretungen verläuft im Krankheitsfall problemlos. Da alle Daten in Personio gespeichert sind und alle Mitarbeiter ihrer Rechteverteilung entsprechend darauf zugreifen können, ergeben sich keine Informationslücken. Im Fall von Mitarbeiterwechseln in der HR-Abteilung wird so schnell und einfach Zugriff auf die offenen Aufgaben gewährt.

• Transparentes Recruiting

• Erleichterte Übergabeprozesse

Die Implementierung von Personio als alleinige HR-Management-Software fand im März 2015 statt und konnte innerhalb von vier Wochen abgeschlossen werden. Von der Einführungsphase an stand das Customer-Service-Team bei allen aufkommenden Fragen zur Verfügung.

Die Sicherung der Daten auf deutschen Servern entspricht den gehobenen Sicherheitsansprüchen von Service Partner One. Mit Personio können die strengen Datenschutzrichtlinien der Firma umgesetzt werden.

Laut Dennis Wegener bietet Personio "nicht nur einen sehr breiten Funktionsumfang, sondern ist auch sehr anpassbar". Die regelmäßigen Updates sind an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und erleichtern die Arbeit nachhaltig.

• Schnelle Implementierung

• Guter Service

• Individualisierbar

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