Zeiterfassungssysteme: So geht effizientes Zeitmanagement!
Zeiterfassungssysteme liefern wichtige Informationen zur Produktivität der Belegschaft, bilden die Grundlage für eine ordnungsgemässe Lohnabrechnung und schützen Angestellte vor unkontrollierter Mehrarbeit. Sie können Zeiten auf unterschiedliche Arten erfassen – vom Stundenzettel bis zur mobilen App. Welche Zeiterfassungssysteme gibt es? Was kostet ein Zeiterfassungssystem? Und: Welches System passt zu welchem Unternehmen? All das erfahren Sie hier.
Key Facts:
Zeiterfassungssysteme werden genutzt, um die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden präzise zu erfassen und zu dokumentieren.
Zur analogen Zeiterfassung zählen Systeme mit Stundenzettel, Stempeluhr und Excel-Tabelle.
Zu den Systemen der elektronischen Zeiterfassung gehören z. B. die Zeiterfassung über eine Software an Kontrollterminals.
Softwareprodukte bieten entscheidende Vorteile wie Zeitersparnis, Datensicherheit und eine geringere Missbrauchsrate durch Angestellte.
Arbeitszeiten mit einem Klick digital und rechtssicher erfassen. So funktioniert’s mit Personio.
Zeiterfassungssysteme
Zeiterfassungssysteme werden genutzt, um die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden präzise zu erfassen und zu dokumentieren.
Diese Systeme sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmende eine Kontroll- und Steuerungsinstanz: Der Arbeitgeber erhält detaillierte Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit seiner Angestellten und erfährt, ob diese die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten eingehalten haben.
Die Angestellten können aus den in Zeiterfassungssystemen dokumentierten Arbeitszeiten erkennen, ob und wie viel Überstunden sie geleistet haben und ob der Arbeitgeber auf dieser Basis den korrekten Lohn ermittelt hat.
Da Zeiterfassungssysteme im täglichen Gebrauch sind, lohnt sich eine Überprüfung für Unternehmen, ob ihr System passend und nicht zu zeitaufwendig ist.
Zuerst: Bedürfnisse und Erwartungen
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben eigene Anforderungen bzw. Bedürfnisse in puncto Zeiterfassungssysteme. Grundsätzlich eignen sich zwar die meisten Softwareprodukte der Zeiterfassungssoftware auch für Kleinbetriebe, dennoch spielen folgende Faktoren eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen ein Zeiterfassungssystem:
Kosten
Funktionsumfang
Aufwand für Installation
Aufwand für Betrieb
Das HR sollte sich die Frage stellen, ob das jeweilige Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation nur einzelne Komponenten der HR-Prozesse wie etwa die Zeiterfassung digitalisieren möchte, oder ob der Umstieg auf eine All-in-One-HR-Lösung der zukunftsorientierte Schritt ist.
Die Kosten für die Einführung und den Betrieb eines Zeiterfassungssystems sollten Unternehmen ins Verhältnis zum gewonnenen Nutzen setzen – also zum eingesparten Verwaltungsaufwand im HR oder dem Aufwand, die Mitarbeitende bei der Zeiterfassung haben.
Betriebliche Infrastruktur
Einige Zeiterfassungssysteme erfordern eine besondere Infrastruktur. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten bei einer Software: Die erste speichert die Daten direkt vor Ort, die zweite ist mit einer Auslagerung der Daten verbunden (Hosting). Bei einer webbasierten Lösung wird die Software auf einem zentralen Server bzw. in der Cloud bereitgestellt. Soll die Zeiterfassung ortsunabhängig und mobil erfolgen, benötigen Mitarbeitende entsprechende Devices wie Smartphones oder Tablets.
Bei der Zeiterfassung mittels Kontrollterminals ist eine umfangreichere und entsprechend teurere Einrichtung der Arbeitsumgebung erforderlich.
Mitarbeiterakzeptanz
Eine frühzeitige Schulung der Angestellten in Bezug auf das neue System fördert die Mitarbeiterakzeptanz. Je grösser die Veränderung, desto umfangreicher sollte die Einführung sein, sodass Mitarbeitende das neue System schon kennen, sobald es in Kraft gesetzt wird.
Entscheidende Vorteile haben Systeme, in denen Mitarbeitende die Arbeitszeiten selbst korrigieren oder ihre Abwesenheiten bei Krankheit oder Ferien eintragen können.
Arten der Zeiterfassung
Das Spektrum von Zeiterfassungssystemen ist breit. Und das ist gut so, denn nicht jedes System passt für jedes Unternehmen gleichermaßen. Große Produktionsbetriebe mit festen Standorten können ausgezeichnet mit stationären Systemen fahren, während kleinere Betriebe einen größeren Nutzen aus onlinebasierten Zeiterfassungssystemen ziehen können. Wir zeigen Ihnen, welche Arten von Zeiterfassungssystemen es gibt, und welche Vorteile die Systeme für welche Unternehmensgröße bieten.
Analoge Zeiterfassung
Zur analogen Zeiterfassung zählen Systeme mit Stundenzettel, Stempeluhr und Excel-Tabelle. Geeignet sind diese Systeme für Organisationen, die den wichtigen Punkt „Digitalisierung“ noch nicht auf der Agenda haben.
Für den Stundenzettel brauchen Ihre Arbeitnehmenden de facto nur ein Blatt Papier und einen Stift. Aufgeschrieben werden Beginn und Ende der Arbeitszeit und – wenn gewünscht – auch die Pausenzeiten.
Diese praktische Stundenzettel-Vorlage unterstützt Sie bei der Zeiterfassung.
Zur Arbeitszeiterfassung mit der Stempeluhr wird eine Karte in die Stempeluhr gesteckt und darauf Arbeits- und Ruhezeiten festgehalten – eben aufgestempelt oder -gedruckt.
Zahlreiche Kleinbetriebe setzen auf Excel als Zeiterfassungssystem, eine Tabellenkalkulation mit mathematischen Formeln.
Spötter meinen: „Excel kann fast alles, aber nichts richtig.“
Vor- und Nachteile
Zeiterfassungstool: | Vorteile: | Nachteile: |
|---|---|---|
Stundenzettel | -Geringe Anschaffungskosten -Einfache Bedienbarkeit | -Folgekosten, da jeder Stundenzettel vom HR aufgenommen, verarbeitet und verpflichtend in Ordner abgeheftet werden muss. -Fehleranfällig |
Stempeluhr | -Einfache Bedienbarkeit -Hohe Fälschungssicherheit | -Folgekosten, da jeder Stundenzettel vom HR aufgenommen, verarbeitet und verpflichtend in Ordner abgeheftet werden muss. -Fehleranfällig |
Excel-Tabelle | -Digitale Erfassung -Geringe Kosten | -Aufwände für Lizenzen, Einrichtung, Schulung -Datenschutz muss eingehalten werden -fehleranfällig |
Arbeitszeiten mit Excel erfassen: Das sind die Vor- und Nachteile.
Elektronische Zeiterfassung
Zu den Systemen der elektronischen Zeiterfassung gehören zum Beispiel die Zeiterfassung über eine Software an Kontrollterminals.
Die digitale Stechuhr als Kontrollterminal: An stationären Terminals (auch Kiosksysteme genannt) ist eine Software zur Zeiterfassung hinterlegt. Diese Terminals stehen zum Beispiel am Haupteingang eines Betriebs. Mitarbeitende scannen dort ihren Mitarbeiterausweis mit RFID-Chip oder eine spezielle Karte ein. In sicherheitsrelevanten Unternehmen können Arbeitszeiten auch mittels Fingerabdrucksensor erfasst und mit Zugangskontrollen kombiniert werden. Dadurch erhalten nur berechtigte Mitarbeitende Zugang zu bestimmten Bereichen.
Dieses Zeiterfassungssystem eignet sich besonders gut für grössere Organisationen oder sicherheitsrelevante Unternehmen mit hohem Sicherheitsbewusstsein und IT-Budget.
Online-Zeiterfassung – mobil, smart und zukunftsfähig: Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten online – entweder über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. In der Regel werden hierfür passende mobile Apps bzw. eine Software zur Zeiterfassung eingesetzt. Wenn man so will, haben Beschäftigte das Zeiterfassungssystem auf ihren Devices immer mit dabei. Abhängig von der App-Gestaltung lassen sich weitere Features wie Arbeitsort über GPS-Daten oder Informationen zum behandelten Projekt erfassen.
Vor- und Nachteile
Zeiterfassungstool: | Vorteile: | Nachteile: |
|---|---|---|
Mittels Software an Kontrollterminals | -Digitale Datenerfassung in Echtzeit. -Mitarbeitende können ihre geleisteten Arbeitszeiten am Terminal einsehen. -Die HR-Abteilung kann die Daten direkt prüfen und automatisiert weiterverarbeiten. -Die Fehleranfälligkeit des Systems geht gegen null.
| - Hohe Anschaffungskosten für Hardware und Karten oder Chips sowie für die Software. -Terminals sind nur stationär einsetzbar – und somit in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen keine echte Hilfe. |
Zeiterfassung online | -Einfache Nutzung. -Überall einsetzbar, inklusive Homeoffice. -Automatisierte Datenerfassung und – verarbeitung. -Zuverlässige Überstundenberechnung. -Weniger Aufwand bei der Lohnabrechnung durch korrekte Zeiten. -Schnelle Auswertungen per Klick mit Lösungen wie der Zeiterfassung von Personio. -Geeignet für Organisationen jeder Größenordnung – vom KMU bis zum global agierenden Konzern –, die Zeiterfassung flexibel, korrekt und rechtssicher handhaben wollen. | -Erfordert vom Arbeitgeber gestellte Hardware (Laptop, Tablet, Smartphone). -Die Installation der Software am Privatrechner wird nicht empfohlen (da hohe Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO beachtet werden müssen).
|
Abwesenheiten eintragen leicht gemacht: So nimmt Ihnen die Software von Personio die Arbeit ab.
Tipps für Arbeitgeber, um digitale Zeiterfassungssysteme im Unternehmen einzuführen
Grosse Produktionsbetriebe mit festen Standorten können ausgezeichnet mit stationären Systemen fahren, während kleinere Betriebe einen größeren Nutzen aus onlinebasierten Zeiterfassungssystemen ziehen können.
Die Kosten für die Einführung und den Betrieb eines Zeiterfassungssystems sollten Unternehmen immer ins Verhältnis zum gewonnenen Nutzen setzen – also zum eingesparten Verwaltungsaufwand der HR-Abteilung oder dem Aufwand, den Mitarbeitende bei der Zeiterfassung haben.
Mechanische bzw. analoge Zeiterfassungssysteme sind auf den ersten Blick günstig, doch sie verursachen auf anderer Ebene Kosten: Sie erfordern einen hohen manuellen Aufwand für Mitarbeitende und die HR-Abteilung – und binden somit Ressourcen.
Häufig gestellte Fragen
Wozu braucht man ein Zeiterfassungssystem?
Zeiterfassungssysteme werden genutzt, um die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden präzise zu erfassen und zu dokumentieren.
Was versteht man unter Zeiterfassung?
Die Erfassung oder Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Beginn und Ende der Pausen).
Wie teuer ist ein Zeiterfassungssystem?
Dies hängt u. a. von der Mitarbeiterzahl ab. Stationäre Terminal- oder Kiosksysteme haben hohe initiale Kosten. Etwas günstiger sind HR-Tools, die eine Zeiterfassungssoftware einsetzen.
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