Vorstellungsgespräch Assistent:in: 10 Interviewfragen

Vorstellungsgespräch Assistent:in

Der Job von Assistent:innen besteht unter anderem darin, strukturierte Abläufe sicherzustellen und organisatorische Prozesse stets im Blick zu behalten. Mitunter verlässt sich eine ganze Abteilung auf das Organisationstalent einer einzelnen Assistenz. Dies gilt es beim Einstellungsprozess unbedingt zu berücksichtigen. Mit sorgfältig ausgewählten Interviewfragen können potenzielle Assistent:innen umfangreich auf ihre Eignung geprüft werden.

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • Assistent:innen sind unter anderem für organisatorische Abläufe verantwortlich. Mit den richtigen Interviewfragen gelingt es, die organisatorischen Fähigkeiten der Kandidat:innen im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs auszuloten.

  • Personaler:innen obliegt es, sich neben der Auswahl an passenden Interviewfragen einen sinnvollen Gesprächsablauf zu überlegen.

  • Auf die wenigsten Interviewfragen im Vorstellungsgespräch mit einer möglichen Assistenz gibt es die eine richtige Antwort. Weitaus entscheidender ist es, dass sich Kandidat:innen authentisch und selbstreflektiert präsentieren. 

10 typische Interviewfragen für Assistent:innen

Vor der Einstellung einer Assistenz gilt es, im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs sicherzustellen, dass diese das Anforderungsprofil umfassend erfüllt. Hierzu steht Personaler:innen eine Reihe typischer Interviewfragen zur Auswahl. 

Was gefällt Ihnen an der Tätigkeit als Assistent:in?

Bei dieser Interviewfrage geht es in erster Linie darum, die Motivation von potenziellen Assistent:innen zu ergründen. Eine gute Antwort umfasst im Idealfall eine wohl überlegte Mischung aus fachlichen und persönlichen Aspekten. Wichtig ist es zudem, sich nicht in Floskeln zu flüchten, sondern die eigene Ansicht authentisch und nachvollziehbar zu artikulieren. 

Wie priorisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben?

Die Assistenz der Geschäftsleitung muss in der Lage sein, mehrere Aufgaben auf einmal zu bewältigen. Aus diesem Grund zählt die Frage nach der Priorisierungsfähigkeit zu den typischen Interviewfragen. Erfahrene Assistent:innen werden daraufhin erwidern, Aufgaben stets mit Blick auf Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bearbeiten. Darüber hinaus bietet es sich an, individuelle Methoden anzuführen, die sich in der Praxis gut bewährt haben. 

Wie gehen Sie mit Aufgaben um, die weniger anspruchsvoll sind?

Das Aufgabenfeld von Assistent:innen beinhaltet unter anderem monotone Routineaufgaben. Deshalb ist Personaler:innen daran gelegen, herauszufinden, ob sich Bewerber:innen im Vorfeld mit dieser Tatsache auseinandergesetzt hat. Potenzielle Assistent:innen haben vor diesem Hintergrund die Chance, ihre intrinsische Motivation unter Beweis zu stellen. Beispielsweise indem sie diese Interviewfrage mit dem Hinweis beantworten, dass es ihnen Freude bereitet, für Struktur und Ordnung zu sorgen, und sie gerne in zweiter Reihe anspruchsvolle Aufgaben erledigen.

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Ob Teamfähigkeit, Kreativität und Belastbarkeit: Mit diesen Fragen finden Sie heraus, welche Kandidat:innen Ihre Werte und Arbeitsweisen teilen und damit optimal Ihr Team ergänzen.

Welche Aspekte sind Ihnen beim Organisieren eines Meetings wichtig?

Diese Interviewfrage ist stark praxisbezogen. Von befragten Assistent:innen wird erwartet, einen tieferen Einblick hinsichtlich ihrer Arbeitsmethodik zu gewähren. Dabei ist das Augenmerk vor allem auf Genauigkeit, Gründlichkeit, Effizienz und ein strukturiertes Vorgehen gerichtet. 

Ihre Aufgabe besteht darin, die neuen Praktikant:innen einzuarbeiten. Wie gehen Sie dabei vor?

Gute Assistent:innen besitzen stets auch Führungsqualitäten, um ihren vielseitigen Aufgaben gerecht zu werden. Zu den gewünschten Qualifikationen zählen deshalb unter anderem soziale Kompetenzen und die Bereitschaft, anderen zu helfen. Idealerweise nehmen Interviewte hier auf zurückliegende Erfahrungen Bezug. Alternativ können zukünftige Szenarien praxisnah skizziert werden.

Welche Situationen sind Ihnen unangenehm und warum? 

Hier haben Assistent:innen die Möglichkeit darzulegen, dass es ihnen gelingt, auch in unangenehmen Situationen die Ruhe zu bewahren. Dazu bietet es sich an, auf den vorhandenen beruflichen Erfahrungsschatz zurückzugreifen.

Wie gehen Sie vor, um die Bedürfnisse des Geschäftsführers proaktiv zu erkennen und zu erfüllen?

Vorausschauendes Denken und die Gabe, zuverlässig zu erkennen, wann etwas wo gebraucht wird, macht Assistent:innen unentbehrlich. Eine Assistenz sollte im Rahmen dieser Fragestellung vermitteln können, dass sie es als ihre vordringliche Aufgabe ansieht, die Geschäftsführung bestmöglich zu entlasten.

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Wie würden Sie damit umgehen, wenn ein Projekt Sie überfordern würde?

Die Geschäftsführung sowie die HR-Abteilung ist darauf angewiesen, dass Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten aufrichtig kommunizieren und sich im Fall der Fälle hilfesuchend an zuständige Ansprechpartner:innen wenden. 

Wie versiert sind Sie im Umgang mit Computern? Welche Programme nutzen Sie am häufigsten?

Diese Interviewfrage zielt sowohl auf bereits vorhandenes Know-how als auch auf Lernfähigkeit und Lernbereitschaft ab. 

Wie gehen Sie mit Rückschlägen/Dingen, die schieflaufen, um?

Professionelle Assistent:innen sind bereit, für Fehler, die ihnen unterlaufen sind, geradezustehen. Sie geben eigene Unzulänglichkeiten offen zu und sind jederzeit bemüht, auftretende Komplikationen produktiv zu lösen

Lesetipp: Weitere wichtige Fragen, die man im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs stellen kann

Interviewfragen an Assistent:innen: Das sollten Sie wissen!

Im Vorstellungsgespräch mit potenziellen Assistent:innen spielt neben den Interviewfragen auch der Gesprächsaufbau eine entscheidende Rolle. Um einen möglichst authentischen Eindruck von den Bewerber:innen zu erlangen, sollten sich diese wohl und willkommen fühlen. Deshalb empfiehlt es sich, das Gespräch mit vergleichsweise einfachen oder allgemeinen Fragen zu beginnen. „Unangenehme“ Testfragen sollte man sich tendenziell eher für den späteren Gesprächsverlauf aufheben. 

Zudem ist es von großer Relevanz, vorab festzulegen, welche Qualifikationen Assistent:innen im Optimalfall mitzubringen haben:

  • abgeschlossene Berufsausbildung

  • erstklassige Sprachkenntnisse in Wort und Schrift – abhängig vom Unternehmenssektor sind auch Fremdsprachenkenntnisse ein Muss

  • Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft

  • lösungsorientiertes, vorausschauendes Denken

  • kommunikatives Wesen

  • Zielstrebigkeit und Disziplin

  • Ausgeglichenheit und Stressresistenz 

  • Strukturiertheit und Organisationstalent

  • Pünktlichkeit und ein hervorragendes Terminmanagement 

Lesetipp: So kann eine Einladung zum Vorstellungsgespräch aussehen

Mit klarem Kopf durch den Einstellungsprozess 

Assistent:innen tragen einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg bei. Denn sie halten Führungskräften organisatorisch den Rücken frei. Deshalb sollten sie möglichst sorgfältig ausgewählt werden. Dabei helfen die richtigen Interviewfragen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, im Bewerbungsprozess eine Talent-Management-Software zu Hilfe zu nehmen. Auf diese Weise bleibt nichts dem Zufall überlassen. 

FAQ

Wie bereite ich mich auf ein Vorstellungsgespräch als Assistent:in vor?

In der Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch sollten angehende Assistent:innen die klassischen Interviewfragen durchgehen und authentische Antworten vorbereiten. Darüber hinaus gilt es, über das Unternehmen zu recherchieren und die gesammelten Informationen zu verinnerlichen. 

Welche Fragen kann man in einem Vorstellungsgespräch stellen?

Ein Jobinterview zielt darauf ab, herauszufinden, wie Bewerber:innen ticken und ob diese auch unter Stress effizient agieren können. Die gestellten Fragen sollten sich dementsprechend auf den beruflichen Erfahrungsschatz sowie die individuellen Stärken und Schwächen beziehen. 

Was sollte man auf gar keinen Fall in einem Vorstellungsgespräch machen?

Im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs unpünktlich zu erscheinen, gilt als No-Go. Zudem ist es wichtig, sich angemessen zu kleiden und die allgemeinen Regeln des höflichen Umgangs zu wahren.

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