Überstunden im Blick behalten: Tipps und Tools zum Erfassen der Überstunden

Überstunden erfassen – am besten digital

In der Schweiz sieht das Gesetz eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Diese Pflicht beinhaltet auch die Erfassung der Überstunden und trifft grundsätzlich den Arbeitgeber, der die Erfassung der Arbeitszeit allerdings auf den Mitarbeitenden übertragen kann. Nur in wenigen Ausnahmefällen ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Es stehen verschiedene Tools zur Verfügung, mit welchen Überstunden korrekt erfasst werden können. Welche Tools das sind – und wie Überstunden erfasst werden müssen –, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • In der Schweiz ist die Erfassung der Arbeitszeit Pflicht. Dazu gehört auch das Erfassen der Überstunden.

  • Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Überstunden erfassen, kann diese Aufgabe allerdings an Mitarbeitende übertragen.

  • Die Erfassung der Überstunden dient dem Schutz der Arbeitnehmenden, da diese einen Anspruch auf Freizeit oder Entschädigung als Ausgleich für geleistete Überstunden haben.

  • Es gibt verschiedene Tools zur Erfassung der Überstunden. Diese reichen von der manuellen Erfassung mittels Excel-Tabellen bis hin zur automatischen Erfassung der Arbeitszeit mittels Software.

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Überstunden in der Schweiz: Gesetzlicher Rahmen

In der Arbeitszeitgestaltung sind Unternehmen grundsätzlich frei. Die Arbeitszeit wird in den meisten Fällen im Arbeitsvertrag in Form von Wochenarbeitszeit festgelegt. Alle Stunden, die der Mitarbeitende leistet, die die vereinbarte Wochenarbeitszeit überschreiten, gelten als Überstunden. Diese müssen – zusammen mit der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit – durch den Arbeitgeber erfasst werden.

Detailliertere Informationen zu Überstunden und Überzeit können Sie hier nachlesen: Überstunden und Überzeit.

Überstunden erfassen

Wozu dient die Überstundenerfassung?

Werden Überstunden geleistet, werden diese entweder durch Freizeit kompensiert oder mit einem Lohnzuschlag von 25 % entschädigt. Um den Anspruch der Arbeitnehmenden auf ihre Freizeit bzw. Vergütung korrekt berechnen zu können, ist eine korrekte Überstundenerfassung erforderlich. In einem Streitfall können Arbeitnehmende zudem beweisen, wie viele Überstunden sie geleistet haben.

Hinweis: Die Überstundenerfassung dient zudem dem Schutz der Mitarbeitenden vor Arbeitsüberlastung.

Aufzeichnungspflicht

In der Schweiz ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz festgeschrieben. Zu erfassen sind die tägliche und die wöchentliche Arbeitszeit. Auch Pausen, die länger als 30 Minuten dauern, sind – ebenso wie Überstunden und Ausgleichszeiten – zu erfassen. Wird die Arbeitszeiterfassung nicht korrekt vorgenommen, drohen Bussen durch kantonale Arbeitsinspektorate.

Gut zu wissen: Die entsprechenden Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

Hinweis: Gewisse Arbeitnehmende sind von der Pflicht der Arbeitszeiterfassung befreit: 

  • Handelsreisende sowie

  • Führungskräfte (Geschäftsleitungspersonen oder Personen des oberen Managements, also Personen mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen in Unternehmen).

Tipp: Mit einer Softwarelösung können Arbeitszeiten und Überstunden automatisch erfasst werden, sodass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen.

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Hilfreiche Tools und Softwares

Unternehmen steht es frei, mit welchem Tool die Erfassung der Arbeitszeit vorgenommen werden soll. Es stehen dazu diverse Tools zur Verfügung:

  • Softwares: Softwares bieten eine zuverlässige Alternative zu manuellen Zeiterfassungssystemen. Sie eignen sich gut für Mitarbeitende im Homeoffice, sind simpel zu handhaben und zeitsparend.

  • Händische Aufzeichnungen: Es besteht die Möglichkeit zur Erfassung der Überstunden in Rapportbüchern. Der Nachteil besteht darin, dass die manuelle Erfassung fehleranfällig und aufwendig ist.

  • Excel-Tabellen: Die Aufzeichnung in Excel-Tabellen ist zwar kostenlos, aber aufwendig. Lesen Sie mehr über Arbeitszeiterfassung in Excel.

  • Stempeluhren: Eine klassische, aber veraltete Methode zur Zeiterfassung bieten Stempeluhren via manuellem Ein- und Ausstempeln durch Mitarbeitende. Auch diese Methode ist aufwendig, weil im Nachhinein nachvollzogen werden muss, wie viele Überstunden geleistet wurden.

  • Stationäre Systeme: Stationäre Systeme erfassen die Arbeitszeit beim Betreten der Arbeitsstelle via Karte, Chip, Smartphone oder Fingerabdruck. Diese arbeiten zuverlässig und sind simpel zu handhaben, der Nachteil ist allerdings, dass sie sich oft nur bei grösseren Unternehmen lohnen und die Einrichtung mit hohen Kosten verbunden sein kann.

  • Schichtpläne: Bei Schichtplänen wird die Arbeitszeit vorgängig festgelegt, wobei Abweichungen im Nachhinein vermerkt werden müssen. Auch hier ist die Erfassung der Überstunden mit hohem Aufwand verbunden und die Systeme sind fehleranfällig. 

Empfehlung: Während händische Systeme, Stempeluhren und Excel-Tabellen sehr zeitaufwendig sind, bietet eine Software mit automatischer Erfassung von Arbeitszeit, Pausen, Überstunden sowie Ferientagen und Fehlzeiten eine gute Alternative. 

Das sind die Vorteile einer Software zur Arbeitszeiterfassung im Überblick:

  • Automatische Kontrolle der durchschnittlich und maximal erlaubten Arbeitszeit;

  • Bei Überschreitung der maximal erlaubten Arbeitszeit werden Mitarbeitende und verantwortliche Stellen sofort alarmiert;

  • Erkennt Überstunden und Überzeit automatisch und berechnet diese korrekt;

  • Rechtliche Sicherheit.

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Mehr zur Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit können Sie zudem hier nachlesen: Zeitwirtschaft.

Überstunden korrekt erfassen in Unternehmen: Tipps

  • Erfassen Sie die Arbeitszeit und Überstunden täglich, wenn Sie diese von Hand aufzeichnen, damit Sie den Überblick bewahren.

  • Machen Sie eine monatliche Abrechnung der geleisteten Überstunden.

  • Nutzen Sie eine Softwarelösung für Verlässlichkeit und Zeitersparnis.

Fazit:

In der Schweiz besteht für die meisten Unternehmen die Pflicht, Überstunden zusammen mit der Arbeitszeit zu erfassen. Bei einzelnen Mitarbeitenden kann die Übersicht möglicherweise noch behalten werden. Sobald jedoch mehrere Mitarbeitende im Unternehmen angestellt sind, lohnt sich eine Softwarelösung, die Ihnen diesen Aufwand abnimmt. Behalten Sie die Überstunden im Überblick und testen Sie die Softwarelösung von Personio kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

Wie müssen Überstunden dokumentiert werden?

Überstunden müssen – zusammen mit der Arbeitszeit und den Pausen – täglich und wöchentlich erfasst werden.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden zu dokumentieren?

Ja, der Arbeitgeber ist verpflichtet, Überstunden zu dokumentieren. Er kann die Pflicht aber an den Mitarbeitenden übertragen.

Welche Tools können beim Erfassen von Überstunden verwendet werden?

Neben manuellen Systemen wie Stempeluhren, Rapportbüchern und Excel-Tabellen können auch automatische Systeme mittels Chips oder eine Software verwendet werden.

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Überstunden sicher erfassen und im Blick behalten

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