Schlüsselqualifikationen: Die 5 wichtigsten Kompetenzen

Schlüsselqualifikationen – auch Soft Skills genannt – sind berufs- und funktionsübergreifende Qualifikationen und somit das Gegenstück zu Fachkompetenzen (Hard Skills). Schlüsselqualifikationen bestimmen maßgeblich, wie Menschen im sozialen Umfeld und mit Aufgaben, Herausforderungen sowie Veränderungen zurechtkommen. Beispiele für Schlüsselqualifikationen sind Leistungsbereitschaft, Zielstrebigkeit, Kreativität, Kommunikations- und Teamfähigkeit.

Schlüsselqualifikationen bei Mitarbeitenden fördern

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Performance mit Personio

Das Vorhandensein von Schlüsselqualifikationen und deren Ausprägung bestimmen das Wesen und Verhalten von Menschen. Sie entscheiden hauptsächlich darüber, wie gut Mitarbeitende in ihrem Job und im Team performen. Während neue Fachkompetenzen verhältnismäßig schnell erlern- oder ausbaubar sind, ist das Erlernen und Verbessern von Schlüsselqualifikationen deutlich komplexer. Unternehmen sollten im Bewerbungsprozess also neben den beruflichen Kompetenzen stets die Soft Skills im Blick behalten.

Von besonderem Vorteil für ein Unternehmen sind Mitarbeiter:innen, die zur Unternehmenskultur passen, die sich problemlos in ihr Team integrieren und hochmotiviert ihrem Job nachgehen – oder die sich selbst organisieren können, wenn sie im Homeoffice arbeiten. Zusammenarbeit und Kommunikation spielen in der modernen Arbeitswelt eine ebenso große Rolle wie Kreativität und Lernbereitschaft. Punkten Mitarbeitende ausschließlich im fachlichen Bereich, wird das ihren beruflichen Erfolg in der Regel stark schmälern.

In der Wissenschaft wird zwischen fünf Kategorien von Schlüsselqualifikationen unterschieden. Die Trennung ist jedoch nicht immer eindeutig und die Übergänge teils fließend.

Mitarbeitende mit Sozialkompetenz können gut mit Kolleg:innen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern umgehen. Sie arbeiten und kommunizieren gut im Team und verhalten sich in Konflikten fair und lösungsorientiert. Auch Führungsqualitäten gehören zu den Sozialkompetenzen.

Beispiele für Sozialkompetenzen:

• Kommunikationsfähigkeit

• Konfliktfähigkeit

• Teamfähigkeit

• Empathie

• Emotionale Intelligenz

• Führungskompetenz

Personen mit hoher Methodenkompetenz können Aufgaben selbstständig bewältigen. Sie besitzen gute Analysefähigkeiten und können Wege entwickeln, um Probleme zu lösen. Sie können die relevanten Methoden aus dem ihrem Fachbereich in den erforderlichen Situationen anwenden – wie Buchhalter:innen, die Kostenvergleiche oder Planungsrechnungen durchführen, oder Software-Entwickler:innen, die agile Entwicklungsmethoden verwenden.

Beispiele für Methodenkompetenz:

• Abstraktes und analytisches Denken

• Denken in Zusammenhängen

• Arbeitsmethoden

• Lernmethoden

• Rhetorik

Die Kategorie der Selbstkompetenzen beschreibt Persönlichkeitsmerkmale von Menschen sowie der Einstellung zu sich selbst und ihrer Umwelt, beispielsweise wie motiviert und leistungsbereit sie sind, ob sie sich gut organisieren können und zuverlässig sind. Wichtige Merkmale wie Kreativität und Anpassungsfähigkeit zählen ebenfalls zu den Sozialkompetenzen.

Beispiele für Selbstkompetenz:

• Durchhaltevermögen

• Belastbarkeit

• Anpassungsfähigkeit

• Kreativität

• Leistungsbereitschaft

• Lernbereitschaft

• Selbstmotivation

• Management-Fähigkeiten

• Zeitmanagement

• Zuverlässigkeit

Die Handlungskompetenz ist nicht einheitlich definiert. Sie wird häufig als Schnittmenge der vorigen Bereiche Sozialkompetenz, Methodenkompetenz und Selbstkompetenz verstanden. Arbeitnehmende, die in allen Bereichen qualifiziert sind, sind in der Regel erfolgreich und hervorragend für ihre Aufgaben geeignet. Sie lösen Probleme selbstständig, übernehmen Verantwortung, können sich an wechselnde Bedingungen anpassen und produktiv mit anderen zusammenarbeiten.

Medienkompetenz beschreibt, wie gut Personen im Umgang mit verschiedenen digitalen und analogen Medien sind, beispielsweise wie sie Computer oder Mobilgeräte verwenden, Software nutzen, im Internet nach Informationen suchen oder in Fachzeitschriften und Büchern recherchieren. Durch die Corona-Pandemie arbeiteten viele Teams rein digital zusammen, von verschiedenen Orten aus – dadurch wurde die digitale Medienkompetenz deutlich wichtiger.

Kompetenzlücken schneller erkennen und eingreifen

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Performance-Funktion kennenlernen

Fachkompetenzen beschreiben die fachliche Kompetenz von Mitarbeitenden und werden in der Regel nicht zu den Schlüsselkompetenzen gezählt. Die beherrschten Fachkompetenzen werden ständig erweitert und sind somit eine Momentaufnahme. Langfristig haben Schlüsselqualifikationen deswegen einen größeren Einfluss auf den beruflichen Erfolg.

Als Erfinder des Konzepts der Schlüsselkompetenzen wird Dieter Mertens, Arbeits- und Bildungsforscher, bezeichnet. In seinem Artikel „Schlüsselqualifikationen. Thesen zur Schulung für eine moderne Gesellschaft“ von 1974 ordnete er die Schlüsselqualifikationen in vier – mittlerweile als veraltet geltende – Kategorien ein:

Basis-Qualifikationen

In dieser Kategorie verortet Mertens das logische und kritische Denken sowie das Verhalten. Diese sind die Basis für Arbeitnehmende, um ihrem Beruf nachzugehen. Personen mit guten Basis-Qualifikationen erkennen Zusammenhänge schnell, argumentieren gut und diskutieren sachlich. Sie wenden Methoden an, die für den Beruf relevant sind – beispielsweise Mindmaps, Risiko- oder Stakeholderanalysen.

Horizontal-Qualifikationen

Horizontal-Qualifikationen sind horizonterweiternde Qualifikationen. Personen mit dieser Kompetenz verfügen über eine besonders rasche Auffassungsgabe. Sie sind in der Lage, Wissen auf neue Bereiche zu übertragen und komplexe Zusammenhänge zu verstehen.

Breiten-Elemente

Breiten-Elemente sind berufsspezifische Kenntnisse wie Arbeitstechniken, die für die erfolgreiche Ausübung des Berufs nötig sind. Sie unterscheiden sich in jedem Berufsfeld. Beispielsweise müssen Chemiker:innen die Arbeitsschutzregeln kennen, während Informatiker:innen verschiedene Programmiersprachen verstehen sollten.

Vintage-Faktoren

Mit den Vintage-Faktoren beschreibt Mertens, wie gut Arbeitnehmende mit Unterschieden zwischen Generationen umgehen. Während die Ausbildung jüngerer Arbeitnehmenden neue Erkenntnisse und Arbeitsmethoden berücksichtigt, bringen ältere Mitarbeitende mehr Arbeitserfahrung und Wissen mit. Vintage-Faktoren können durch Fortbildungen und Coachings verbessert werden.

Schlüsselqualifikationen pauschal nach Wichtigkeit zu ordnen, gestaltet sich schwierig, da die Reihenfolge von den Jobanforderungen und dem Unternehmen abhängig ist. Während Teamleiter:innen Kommunikationsgeschick, Empathie und eine ausgeprägte Entscheidungsfähigkeit benötigen, sind diese Schlüsselqualifikationen für Mitarbeitende ohne Personalverantwortung nur zweitrangig.

Arbeitgeber sollten zusammen mit Führungskräften und der Personalabteilung herausfinden, welche Soft Skills für die betreffenden Stellen relevant sind, und die Personalauswahl darauf ausrichten. Hierbei können beispielsweise Kompetenzmodelle unterstützend zum Einsatz kommen.

Um den Grundstein für eine gute Zusammenarbeit zu setzen, ist im Allgemeinen auf Respekt, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit sowie auf ein gewisses Maß an Belastbarkeit zu achten.

Anhand von konkreten Beispielen lässt sich leichter verstehen, wie stark sich die benötigten Soft Skills bei unterschiedlichen Berufen unterscheiden.

Informatiker:innen müssen im Berufsalltag komplexe und abstrakte Probleme lösen. Sie arbeiten mit verschiedenen Programmen und in schwer verständlichen, technischen Umgebungen. Deswegen müssen sie analytisch vorgehen, kreativ sein und neue Lösungswege entwickeln können. Sie benötigen großes Durchhaltevermögen, da sie oft über Jahre an Projekten wie der Entwicklung eines neuen IT-Systems arbeiten.

Pfleger:innen haben oft lange Arbeitszeiten und ihr Job ist körperlich anstrengend. Während der Corona-Krise hat sich ihr Pensum nochmals erhöht. Sie arbeiten täglich mit Menschen und stellen die Bedürfnisse der Patient:innen über die eigenen. Das erfordert Ausdauer, hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit, gleichzeitig Empathie und ausgeprägte soziale Kompetenzen gegenüber den Pflegebedürftigen.

Vertriebsleiter:innen müssen oft hohe Ziele erreichen. Sie müssen unter Erfolgsdruck arbeiten können und laufend ihr Team motivieren – Führungsqualitäten sind dabei enorm wichtig. Sie müssen in Gesprächen mit der Geschäftsleitung oder wichtigen Kunden sicher auftreten, gut argumentieren und verhandeln können. Für die Planung und das Controlling der Ziele müssen sie die entsprechenden Methoden beherrschen.

Kompetenzen im Anforderungsprofil deutlich machen

Rekrutieren Sie gezielt Mitarbeiter:innen mit den Schlüsselqualifikationen, die Ihr Unternehmen braucht. Dabei unterstützt Sie ein Anforderungsprofil, mit dem Sie konkret festlegen können, welche Soft Skills neue Mitarbeiter:innen mitbringen sollten.

Hier Vorlage herunterladen

Arbeitgeber suchen Sie Kandidat:innen, die bestmöglich zum Unternehmen passen und für die Aufgabe geeignet sind. Manchmal zeigt sich nach einiger Zeit, dass Mitarbeiter:innen nicht die für die Position erforderlichen Schlüsselkompetenzen besitzen.

So können Arbeitgeber eine Lösung finden:

• Mit den direkten Vorgesetzten sprechen

HR-Verantwortliche sollten mit dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters sprechen, zum Beispiel mit dem Teamleiter. Dabei sollten sie analysieren, welche Qualifikationen fehlen und was die Ursache sein könnte. Zudem sollten überlegen, welche Maßnahmen helfen könnten.

• Mit dem Mitarbeiter sprechen

Im nächsten Schritt sollten sie vertraulich mit den betroffenen Arbeitnehmenden über die Situation sprechen. Mitarbeiter:innen könnten persönliche Probleme haben, die sich auf die Arbeit auswirken. Oder bestimmte Arbeitsbedingungen machen den Mitarbeitenden zu schaffen. Oder die gegenseitigen Erwartungen waren nicht klar. Zusammen sollte Lösungen gefunden und Ziele für die Entwicklung gesetzt werden.

• Die Schlüsselqualifikation(en) erlernen

Wenn Mitarbeitende wirklich Defizite bei bestimmten Schlüsselqualifikation haben, können sie durch Training oder Coaching unterstützt werden. Führungskräfte können sie gezielt fördern oder Kolleg:innen aus dem Team für eine Zeit lang intensiv begleiten.

• Innerhalb des Unternehmens versetzen

Eventuell zeigt sich, dass Mitarbeitende für eine Position oder Aufgabe ungeeignet sind. Dann sollten Arbeitgeber prüfen, ob sie den Angestellten eine andere Aufgabe im Unternehmen geben können, die eher deren Persönlichkeit und Fähigkeiten entspricht.

• Das Arbeitsverhältnis beenden

Als letzte Option können Arbeitgeber und Arbeitnehmende das Beschäftigungsverhältnis beenden – am besten einvernehmlich. Es ist für keine der beiden Seiten gut, wenn Mitarbeitende auf einer Position “feststecken”, für die sie nicht geeignet sind.

Vorlage: Leistungsbeurteilungsbogen

Geben Sie Führungskräften und Mitarbeiter:innen mit dieser Vorlage ein gemeinsames Verständnis über die geforderte Leistung und schaffen Sie so die perfekte Grundlage für Optimierung.

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Arbeitgeber können Angestellten fördern, die nötigen Schlüsselqualifikationen für ihre Aufgaben zu erlernen oder zu verbessern. Das geht nicht über Nacht – es ist ein langer Prozess mit allmählichen, kleinen Fortschritten. Geduld und Beharrlichkeit – auch Schlüsselqualifikationen – sind gefragt.

Eigenschaften, wie Zielstrebigkeit oder Teamfähigkeit können nicht einfach in einem Seminar gelernt werden. Mitarbeitende brauchen langfristige und dauerhafte Unterstützung. Sie müssen konkret verstehen, was von ihnen erwartet wird. Durch regelmäßiges Feedback und Leistungsbeurteilungen verstehen sie, wo sie sich schon verbessert haben und woran sie noch arbeiten müssen.

So können Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen, Schlüsselqualifikationen zu erlernen:

• Regelmäßige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern moderiert durch die Personalabteilung. Eine Vorlage für Mitarbeitergespräche finden Sie hier.

• Schwachstellen und Entwicklungspotenziale analysieren, den aktuellen Entwicklungsstand festhalten.

• Den Wunschzustand und konkrete Ziele definieren, sowie mögliche Zwischenziele, und ein System zur Erfolgskontrolle.

• Geeigneten Informationen und Maßnahmen auswählen, um Mitarbeitende zu fördern, und einen Plan festlegen.

• Mitarbeitende müssen die Maßnahmen annehmen, das Gelernte im Alltag umsetzen und durch ihr Verhalten beweisen, dass sie die Schlüsselqualifikationen besser beherrschen. Führungskräfte sollten häufiges Feedback geben – Lob und Verbesserungsvorschläge.

Mit der Etablierung einer Vielzahl technologischer Neuerungen und einer fortschreitenden Digitalisierung werden bestimmte Schlüsselqualifikationen immer wichtiger. Dies betrifft insbesondere Schlüsselqualifikationen aus dem Bereich der Medien- und Digitalkompetenz. Aber auch andere Schlüsselqualifikationen wie beispielsweise die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, werden in Hinblick auf neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Remote-Arbeit immer wichtiger.

Für Mitarbeitende der Personalverwaltung sollten Schlüsselqualifikationen einen ähnlich hohen Stellenwert wie Fachkompetenzen einnehmen. Denn für die erfolgreiche Besetzung einer Stelle ist nicht nur das Fachliche, sondern auch die Persönlichkeit von zentraler Bedeutung.

Wenn Sie lernen möchten, wie Personio Sie bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, im Besetzungsverfahren und im restlichen HR-Alltag unterstützt, testen Sie gerne Personio 14 Tage lang kostenlos.

Schlüsselqualifikationen sind berufs- und fachübergreifende Fähigkeiten; sie bilden das Gegenstück zu Fachkompetenzen. 

Schlüsselqualifikationen werden in der Regel fünf verschiedenen Gruppen zugeteilt. Man unterscheidet zwischen Sozial-, Methoden-, Selbst-, Handlungs- und Medienkompetenz.

In der digitalen Arbeitswelt sind insbesondere Schlüsselqualifikationen aus dem Bereich Medienkompetenz essenziell. Zusätzlich erfordern technologische Neuerungen ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft.