Recruiting KPIs: Das sind die wichtigsten Kennzahlen

Recruiting-Kennzahlen sind Messinstrumente für Ihre gesamte Personalbeschaffung. Mit ihnen können Sie einzelne Maßnahmen messen, bewerten und anschließend optimieren. Recruiting-Kennzahlen, auch Recruiting-KPIs genannt, sind damit ein wichtiger Bestandteil Ihrer Recruiting-Strategie.

Effizienzdruck, Prozessoptimierung, absolute Transparenz – was in anderen Unternehmensbereichen schon zum Alltag gehört, macht auch vor den Personalabteilungen nicht halt. In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Recruiter durch ein Controlling-System nachweisen können, dass sie ihre Ressourcen bestmöglich verwenden, um die vielen offenen Stellen zu besetzen. Seit fast der komplette Bewerbungsprozess digital und softwaregestützt abläuft, ist es technisch kein Problem mehr, jede Menge an Daten und Kennzahlen zu erheben.

Bei der Einführung eines Controllings schwingt oftmals die Angst mit, aufgedeckte Fehler würden die eigene Arbeit in Frage stellen. Genau das Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf ihre Effizienz hin prüfen, z. B. ob Ihr Hochschulmarketing Früchte trägt, können Sie Schwachstellen und Optimierungspotenziale selbst frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen. Sie können Ressourcen effektiver einsetzen und mit Ihren Mitteln mehr erreichen.

Anhand von Kennzahlen weisen Sie gegenüber der Geschäftsführung Ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen nach. Gerade für Budget-Diskussionen ist es hilfreich, wenn Sie anhand von HR Analytics darlegen können, an welchen Stellen der höchste ROI (Return on Investment) zu erzielen ist.

Die große, unübersichtliche Menge existierender Kennzahlen erleichtert den Start ins Recruitment-Controlling nicht gerade. Dutzende an Kennzahlen zu erfassen, auszuwerten und richtig zu interpretieren ist nicht nur aufwändig, sondern meist nicht sinnvoll.

Der wichtigste Schritt zu Beginn ist die Auswahl eines übersichtlichen, relevanten Sets an KPIs für Ihr Unternehmen. Sinnvolle Kennzahlen müssen folgende Kriterien erfüllen:

• Relevant: Ist die Kennzahl für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele wichtig? Sagt sie etwas über den Erfolg Ihrer Arbeit aus?

• Erfassbar: Können Sie die notwendigen Daten lückenlos, dauerhaft und möglichst automatisiert erheben?

• Benchmark-fähig: Haben Sie Vergleichswerte aus Ihrer Branche, Region, o. ä. für diese Kennzahl?

Eventuell müssen Sie für unterschiedliche Unternehmensbereiche – zum Beispiel gewerbliche und kaufmännische – jeweils andere Kennzahlen nutzen, um den Eigenheiten der Bereiche Rechnung zu tragen.

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Achten Sie bei der Definition Ihres KPI-Sets darauf, quantitative und qualitative Kennzahlen ausgewogen zu kombinieren. Quantitative Kennzahlen beziehen sich rein auf die Dauer verschiedener Prozessschritte, auf die Anzahl an Bewerbern oder die Kosten für Neueinstellungen.

Das prominenteste Beispiel für eine quantitative Kennzahl ist Time-to-fill beziehungsweise Time-to-hire. Sie beschreibt die durchschnittliche Zeitdauer zwischen Ausschreibung und Besetzung einer Stelle. Oder, einfach ausgedrückt, wie lange es dauert, bis Sie einen neuen Mitarbeiter gefunden haben. Tracking von Recruiting-Kanälen oder die Planung von Interviews gehören zu einem effektiven Bewerbermanagement.

Qualitative Kennzahlen messen eher weiche Faktoren, wie die Eignung von Kandidaten für eine Position oder die Zufriedenheit der Führungskräfte mit den neu eingestellten Mitarbeitern. Wie genau solche Daten erfasst werden, muss jedes Unternehmen individuell für sich festlegen.

Da Quantität relativ einfach gemessen werden kann, besteht die Gefahr, sich zu stark auf diesen Aspekt zu konzentrieren. Wenn Sie nur möglichst schnell und möglichst günstig neues Personal einstellen möchten, leidet wahrscheinlich die Auswahl der Kandidaten darunter, die Fluktuation unter neuen Mitarbeitern wird steigen.

In der nachfolgenden Tabelle stellen wir Ihnen die top zehn Recruiting-KPIs vor und zeigen, welche Frage jede Kennzahl beantworten soll.

Nutzen Sie für möglichst viele Schritte Ihres Recruiting-Prozesses eine Recruiting- oder Personalmanagement-Software. Mit solchen Tools können Sie Stellenangebote veröffentlichen, Bewerbungen verwalten, Vorstellungsgespräche dokumentieren und neue Mitarbeiter anlegen. Im Hintergrund werden im Rahmen der People Analytics alle Daten und Zahlen automatisch erfasst.

Damit haben Sie viele Basisdaten für Ihre Kennzahlen bereits ohne manuellen Aufwand vorliegen – und Sie können jederzeit darauf zugreifen. Die Anzahl von Bewerbern über einen bestimmten Kanal oder die durchschnittliche Zeitdauer von der Bewerbung bis zum ersten Gespräch lässt sich einfach aus den vorhandenen Daten berechnen. Zusätzliche Kennzahlen wie die Zufriedenheit oder Produktivität der neuen Mitarbeiter erheben Sie regelmäßig auf anderem Wege, zum Beispiel über einen standardisierten Fragebogen.

Grundsätzlich können Sie, sofern Sie sich auf wenige Kennzahlen beschränken, Ihre Daten für das Controlling auch manuell pflegen, mit Excel-Tabellen oder einer Datenbank-Lösung. Zu Daten-Wirrwarr kommt es allerdings, wenn die Menge der Daten oder die Komplexität der Daten steigt, abgesehen von der Gefahr, inkonsistente Informationen anzuhäufen, intransparent zu werden etc.

Für sich allein gesehen sind KPIs selten aussagekräftig. Sie zeigen zwar, wie sich etwas verändert hat, ermöglichen aber keine abschließende Beurteilung. Betrachten Sie Ihre Kennzahlen daher immer im Zusammenhang, um wertvolle Schlüsse ziehen zu können.

Zwei Beispiele: Sie stellen fest, dass Zeitdauer und Kosten für eine Neueinstellung im betrachteten Zeitraum gestiegen sind. Eigentlich ein Warnsignal. Im Zusammenspiel mit der Information, dass wesentlich mehr neue Mitarbeiter als üblich die Probezeit bestanden haben, ergibt sich ein anderes Bild. Offensichtlich war das Mehr an Zeit und Geld für die Kandidatenauswahl gut investiert.

Oder Sie bemerken einen Anstieg der Bewerbungen auf Ihre Ausschreibungen über ein Jobportal. Super! Doch es stellt sich heraus: Gleichzeitig brauchen Sie wesentlich mehr Bewerbungen, um einen passenden Kandidaten zu finden. Das Jobportal spricht offensichtlich die falsche Zielgruppe an oder Sie haben Ihre Stellenausschreibung nicht optimal formuliert.

Während für das Management eher die Ergebnisse, nämlich die erfolgten Einstellungen zählen, wollen Sie als Recruiter herausfinden, welche Methoden am effektivsten sind. Dafür müssen Sie etwas tiefer in die Analyse Ihrer Kennzahlen eintauchen.

Gleichen Sie die Entwicklung der Kennzahlen mit Ihren Maßnahmen ab. Wie hat sich die Zahl der Bewerbungen entwickelt, nachdem Sie Ihre Stellenanzeigen überarbeitet haben? Konnte die Einführung eines zusätzlichen Telefoninterviews oder Eignungstests die Qualität der ausgewählten Kandidaten verbessern?

Richtig spannend wird es, wenn Sie Ihre Kennzahlen nicht nur für die historische Betrachtung und Erfolgsmessung verwenden, sondern um Ihre laufenden Maßnahmen zu optimieren. Angenommen, Sie haben auf eine Stellenausschreibung bislang 30 Bewerbungen erhalten. Ein Blick in Ihr Dashboard zeigt jedoch, dass in letzter Zeit 50 Bewerber nötig waren, um eine Position passend zu besetzen. Gut zu wissen! Sie können rechtzeitig reagieren und weitere Kanäle für die Bewerberansprache verwenden.

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