HR-Dashboard: Beispiele, Vorteile, Tools

Personio Dashboard DE

Vom Report zum Dashboard. Ein kleiner Schritt für die Software. Aber ein großer Schritt für HR. Denn das HR-Dashboard ist das Armaturenbrett für HR. Es visualisiert Ihre wesentlichen KPIs und macht aus nackten Daten aussagestarke Grafiken, die Ihnen sofort zeigen, wo Sie handeln müssen. 

In unserem Beitrag erfahren Sie, was genau ein HR-Dashboard ist, welche Dashboards für HR wichtig sind, wie Sie Dashboards erstellen und welche Vorteile Ihr Unternehmen davon hat. 

Das Wichtigste zusammengefasst: 

  • HR-Dashboards sind digitale Alleskönner, wenn es darum geht, wichtige KPIs in einen inhaltlichen Zusammenhang zu stellen, diese zu analysieren sowie transparent und verständlich visuell darzustellen und damit immer im Blick zu haben.

  • Dashboards helfen HR, rechtzeitig zu erkennen, in welchen KPIs optimiert oder nachgesteuert werden muss. Damit kann HR wirkungsvoll dazu beitragen, ein Unternehmen zukunftssicherer aufzustellen bzw. einen echten Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Insbesondere in Zeiten eines intensiven Fachkräftemangels und eines War for Talents kann das entscheidend sein.

  • HR-Dashboards sparen Kosten, weil sie über eine benutzerdefinierte und flexibel anpassbare Oberfläche schnellen Zugang zu zentralen HR-Kennzahlen liefert. Wenn das Dashboard über eine ganzheitliche HR-Software genutzt wird, können sämtliche Unternehmensdaten – nicht nur aus HR – zentral gehalten und genutzt werden. HR-Dashboards sind einfach zu bedienen, auch auf mobilen Endgeräten.

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Was ist ein HR-Dashboard?

Ein HR-Dashboard ist eine grafische Benutzeroberfläche und fester Bestandteil eines digitalen Analysetools. Die Oberfläche dient der Visualisierung relevanter Informationen und Daten mit HR-Bezug. Dabei werden die Daten entweder als KPIs oder in grafischer Form dargestellt. Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Dashboard Armaturenbrett. Und wie ein solches zeigt es dem „Daten-Fahrer“ die wichtigsten Details an, damit er sicher navigieren kann.

Denn in einem Dashboard werden die wesentlichen Informationen aus einem definierten Fachgebiet für den Anwendenden intuitiv erfassbar zusammengestellt. Auf einen Blick und für die Bedarfe jedes Anwenders individuell konfigurierbar. Ohne dass dafür tiefschürfende IT-Kenntnisse erforderlich wären.

In einem HR-Dashboard können diverse Aktionen, Vorgänge und Ereignisse mit Personalbezug dargestellt werden. Durch die optisch anschauliche Aufbereitung dieser HR-Kennzahlen können Entscheidungen auf valider und objektiver Datenbasis gefällt werden.

HR-Dashboards zeigen HR, wie die Organisation tickt. In Echtzeit.

Unter den Voraussetzungen der von Unternehmen ausgearbeiteten Digitalisierungsstrategien, einer zunehmenden Digitalisierung des Personalwesens und dem Damoklesschwert rasanter Veränderungen sind HR-Dashboards sinnvolle und transparente Analysewerkzeuge. Vor allem dann, wenn sie Bestandteil einer ganzheitlichen HR-Softwarelösung sind und die Daten für das HR-Dashboard aus der zentralen Datenbank gezogen werden können.

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In welchen Abteilungen häufen sich Krankheitsfälle? Wo gibt es ungewollte Fluktuation? Personio sammelt und strukturiert wichtige Personalkennzahlen und ermöglicht Ihnen datengestützte Entscheidungen.

Beispiele für HR-Dashboards

Das Angebot an vordefinierten HR-Dashboards ist in erster Linie abhängig vom eingesetzten Tool. Die im Folgenden kurz umrissenen Dashboards sollten auf jeden Fall Bestandteil einer Softwarelösung sein. Die genannten KPIs sind lediglich Optionen, die Sie natürlich beliebig einschränken und erweitern können.

Für jedes Dashboard müssen Sie eine Auswahl an passenden HR-Kennzahlen heranziehen und diese regelmäßig über Ihr HR-Dashboard auswerten. Konzentrieren Sie sich hierbei auf HR-Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Dashboard Personalstruktur

Mögliche KPIs: Personalbestand, Personalbedarf, Fluktuation, Anteil der Teilzeitmitarbeitenden, Anteil der Auszubildenden, Krankenquote, Bildungslevel, Qualifikationsebenen

Dashboard Recruiting

Mögliche KPIs: Kosten pro Neueinstellung, Rekrutierungsrate, Bewerbungen pro Stelle, Time to hire (auch abhängig von Funktionsebene und Seniorität), Anteil der Bewerbungen von Frauen, Anzahl Neueinstellungen, Anteil der Bewerbungen über diverse Jobbörsen, Frühfluktation, unbesetzte Stellen

Dashboard Employer Branding

Mögliche KPIs: Recruitingkosten, Bewerbungen pro Stelle, Time to hire, Mitarbeiterzufriedenheit, Engagementstatus, Arbeitgeberbekanntheit bei Top-Talenten, Verweildauer, Talent-Fluktuationsrate, Ausbildungstage, Anzahl der Initiativbewerbungen

Dashboard Mitarbeiterbindung

Mögliche KPIs: Mitarbeiterzufriedenheit, Rückkehrerquote (Boomerangrate), Krankenquote, Ausfallzeiten, Fluktuation

Personalkennzahlen – diese sollten Sie kennen

Dashboard Performance Management und Vergütung

Mögliche KPIs: Fehlzeiten, Überstunden und Mehrarbeit (z.B. nach Altersgruppen gegliedert), Kosten für Weiterbildungen, Produktivität der Mitarbeitenden, Vergütungselemente nach Seniorität, Leistungsquoten

Dashboard Personalentwicklung

Mögliche KPIs: Anzahl der Azubi-Plätze, Anzahl Mitarbeitende in Talent- oder Förderprogrammen, Teilzeitquote, Kosten Weiterbildungen, Quantität der Schulungsangebote, Teilnahmequote an Schulungen, Anzahl Praktikant:innen, Turnoverquote, Beförderungsrate

Dashboard Personalkosten

Mögliche KPIs: Gehaltskosten, Home office-Quote, Boniquoten, Weiterbildungskosten, Recruitingkosten, Gehäusekosten, Gehaltsanpassungen, direkte Kosten von Abwesenheit, ROI pro Mitarbeiter, Umsatz pro Mitarbeiter

Dashboard Personalfreisetzung

Mögliche KPIs: Fluktuation, Eigenkündigungen, Verweildauer bei Kündigung, Betriebszugehörigkeit nach diversen Kategorien, Entlassungsquote, Pensionierungen, Altersteilzeit

Dashboard Diversity

Mögliche KPIs: Anteil der Frauen in Führungspositionen, Anzahl der Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund, Anteil der Mitarbeitenden mit Behinderung, Anteil der Menschen über einer bestimmten Altersgrenze

So erstellen Sie HR-Dashboards

Wie im vorigen Abschnitt erläutert, benötigen Dashboards relevante Kennzahlen, um aussagekräftig zu sein. Die Betonung auf liegt relevant. Deswegen ist dies Ihre Hauptaufgabe beim Erstellen eines HR-Dashboards: Finden und definieren Sie jene HR-Kennzahlen, die für Ihre HR-Arbeit von entscheidender Bedeutung sind. Dabei können sich die Schwerpunkte durchaus im Lauf der Zeit verändern.

Geben Sie Ihren Dashboards auf jeden Fall sprechende und konkrete Namen. Wenn Sie etwa ein Dashboard zum Thema Personalmarketing erstellen möchten, sollten Sie es auch exakt so oder etwa mit „Employer Branding“ aber z.B. nicht als „EB Personal“ benennen.

Beim Design des HR-Dashboards können Sie in der Regel die benötigten Elemente definieren. Das Anordnen geschieht dann über eine normale Drag and Drop-Funktion. Sie bauen sich Ihr Dashboard so auf, wie es für Ihre Bedarfe am besten passt.

Gehen Sie dabei nach drei Ordnungskriterien vor. Setzen Sie auf

  • Usability

  • Wiedererkennbarkeit

  • Übersichtlichkeit

Grenzen Sie dafür Teilabschnitte grafisch ab – etwa durch Farben, Rahmen oder grafische Hintergründe. Reduzieren Sie diese Visuals so weit wie möglich. Bauen Sie alle HR-Dashboards möglichst nach dem gleichen Grundprinzip auf, das hilft bei der Wiedererkennung. User finden sich damit schneller zurecht. Denken Sie darüber nach, ob Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens einsetzen.

Dashboards können den Usern über Webseiten zugänglich gemacht werden. Der Vorteil: Die Nutzer können über diverse Endgeräte zugreifen – und die Dashboards werden im responsiven Design auch für Smartphone oder Tablet optimal ausgespielt.

Vergeben Sie – wenn es Ihre HR-Software hergibt – auf jeden Fall Berechtigungen. Damit kann eine Führungskraft die Kennzahlen ihres Bereichs einsehen, die Geschäftsführung erhält die aggregierten Daten des Gesamtunternehmens. HR-Dashboards werden nach einem festgelegten Rhythmus automatisch aktualisiert, es besteht auch die Möglichkeit, diese Datenaktualisierung manuell vorzunehmen – mit deutlich mehr Aufwand für HR.

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In wenigen Schritten zur passenden HR-Strategie

Teaserbild HR Strategie

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So nutzen Sie HR-Dashboards

HR-Dashboards sind zwar streng genommen nichts weiter als ein Stück Software. Doch im HR-Alltag werden sie zu einem mächtigen Management-Tool. Wenn Sie sie richtig und zielgenau strukturieren und einsetzen. Insbesondere in den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten von HR-Dashboards deutlich erweitert.

Nutzen Sie deshalb die Stärken moderner HR-Dashboards, um Antworten auf drängende Fragen im HR zu erhalten. So setzen Sie HR-Dashboards in 5 Schritten ein.

Schritt 1 – Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse

  • Wer soll mit dem HR-Dashboard arbeiten?

  • Brauchen diese Personen spezielle Schulungen?

  • Welche HR-Prozesse wollen Sie besser monitoren?

Schritt 2 – Wählen Sie die passende Software aus

  • Vergleichen Sie mehrere Tools auf Basis Ihrer Needs

  • Prüfen Sie, welche Schnittstellen Sie zu welchen Datenbanken benötigen

  • Lassen Sie sich erklären, welche Funktionalitäten die Software bietet und vergleichen Sie diese mit Ihren Needs

  • Prüfen Sie, ob die Software bereits vordefinierte Vorlagen für HR-Dashboards bietet

Schritt 3 – Bestimmen Sie, welche Datenquellen integriert werden sollen

  • Welche Systeme nutzen Sie in Ihrem Unternehmen, die einen Bezug zu HR haben?

  • Gibt es CRM-Systeme anderer Abteilungen?

Schritt 4 – Integrieren Sie die Software

  • Es ist die Aufgabe Ihrer IT, die sich um die Schnittstellen zwischen der HR-Software und anderen Systemen kümmert.

  • Nun werden die identifizierten Datenquellen importiert und in einer zentralen Datenbank abgelegt.

Schritt 5 – Erstellen Sie das HR-Dashboard

  • Legen Sie die einzelnen Dashboards auf der Basis der für Sie relevanten HR-Kennzahlen fest (siehe oben)

  • Erstellen Sie dann für jedes Dashboard die passende visuelle Ausrichtung

Vorteile von HR-Dashboards für HR

HR-Dashboards bieten Anwendern im HR drei wesentliche Vorteile bei datenbasierter Personalarbeit.    

Vorteil 1: HR-Dashboards sind schnell

Vom Einrichten des Dashboards bis zur Präsentation der ersten, validen Ergebnisse braucht es nicht lange. Nach dem Datenimport geht es per Mausklick direkt zu den grafischen Darstellungen. Mit einem interaktiven HR-Dashboard, das Teil einer modernen HR-Plattform ist, müssen Sie weniger Zeit für die Datenaufbereitung aufwenden und haben mehr Zeit, sich auf wichtige HR-Aufgaben zu fokussieren: besseres Personal-, Entwicklungs-, Vergütungs-, Sicherheits- und Gesundheitsmanagement.

Vorteil 2: HR-Dashboards sind flexibel

Zukunftsfähige HR-Software ist in der Lage, diverse Datenquellen zu verarbeiten und dabei auch verschiedene Datenformate zu berücksichtigen, von Excel bis zu SAP. Sie können dadurch Daten aus allen Personalanalysesystemen und Anwendungen kombinieren und analysieren: Gehaltsabrechnung, Compliance, Recruiting und vieles mehr.

Hohe Flexibilität bieten HR-Dashboards weiterhin durch die auf jeden Anwender angepasste Auslieferung der Daten. Die Darstellung auf diversen Endgeräten ist möglich – vom stationären Rechner über Laptops und Tablets bis zu Smartphones. Dadurch steigt auch die Akzeptanz in der Belegschaft bei der Einführung einer neuen Software deutlich.

Vorteil 3: HR-Dashboards sind verlässlich und zukunftsfest

Weil die Daten nach der Migration zentral gehalten werden, kann es z.B.  nicht zu Dubletten bei Datensätzen kommen. Eine Quelle garantiert saubere Darstellungen im Dashboard. Außerdem werden moderne Dashboards durch KI und Warnmeldungen stark kontextualisiert. Sie können in hohem Maße kollaborativ genutzt werden und entwickeln sich zu einer Drehscheibe, die Erkenntnisse und Daten katalogisiert.

Automatisierte Warnungen und Berichte machen das HR-Dashboard zu einem aktiven Player Ihrer HR, der seine Daten regelmäßig und automatisch mit den wichtigen Stakeholdern teilt und ihnen Meldungen auf der Grundlage der festgelegten KPIs sendet.

Die Arbeit mit HR-Dashboards löst eines der Hauptprobleme zahlreicher Unternehmen: Die Verantwortlichen erhalten ein einheitliches und bereichsübergreifendes Bild der aktuellen Lage. Sie bekommen dank transparenter und kluger Visualisierung einen „echten Blick für das große Ganze“. Dank zentraler und auf Rechenmodellen basierender automatisierter Datenverarbeitung sind Silolösungen endlich Geschichte. Die Grundlage für ein einheitliches Reporting und Controlling ist gelegt.

FAQ HR-Dashboard

Was ist ein HR-Dashboard?

Ein HR-Dashboard ist ein Business-Intelligence-Tool, mit dem Personalteams HR-KPIs verfolgen, analysieren und nutzen können. Moderne, interaktive Dashboards nutzen eine HR-Analyseplattform, über die Daten aus allen Systemen kombiniert und dann direkt im Dashboard untersucht werden können.

Welche Vorteile bietet ein HR-Dashboard?

Mit HR-Dashboards können HR-Teams schnelle und valide Erkenntnisse gewinnen, die das Recruiting verbessern, das Arbeitsplatzmanagement optimieren und die Leistung der Mitarbeiter steigern.

Welche HR-Dashboards gibt es?

So viel Sie mögen. Doch beachten Sie: Dashboards helfen Ihnen nur dann, wenn Sie sich auf die für Sie relevanten Daten konzentrieren. Legen Sie ein Set an Dashboards fest, mit dem Sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg arbeiten möchten und wählen die dazu passenden HR-Kennzahlen aus. So erhalten Sie einen datenbasierten Überblick über die Problemfelder, bei denen der Schuh drückt.

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